把数字化管理方式运用到医院声像档案管理中

董婉婷

【摘要】在档案管理工作中，声像档案是一种较为特别的档案载体资料，档案内容的收集和保存、运用都有较为特别的要求。该文主要论述了医院声像档案的自身特征，然后把数字化管理方式运用到医院声像档案管理工作中，推动医院声像档案管理工作的长远发展，充分发挥声像档案在医院档案中的作用。

【关键词】医院声像档案;数字化管理

1 医院声像档案的自身特征

医院声像档案医疗部门在医院档案管理工作中起到了不可或缺的作用，档案主要是以音像的模式存在，并辅之以文字说明的历史记录，医院声像档案又叫视听档案或音像档案。与传统的文字档案不同，医院的声像档案有其较为显著的特点：形象直观性、载体多样性、记录原始性、保管特殊性。

2 关于医院声像档案的数字化内容分析

2.1阐述医院录音档案数字化内容

医院录音档案的数字化内容较为丰富，主要是借助录音或者磁带等工具保存相关档案资料，用音频数据线将录音笔或磁带机等原始录音的耳机接口与计算机话筒的接口进行连接，再利用盒式录音机的播放以及计算机中安装的播放软件进行接收，从而将原始的音频数据信号转化成为数字信息，并将数字信息保存至计算机硬盘中或者移动硬盘中。

2.2阐述医院录像档案数字化内容

所谓的医院录像档案数字化，就是指把已经录制好的视频资料上传到电脑中，借助视频数据线完成计算机与录像之间的关联，在视频数据线的两边拥有“红黄白”等三色插头，将两个连接线分别对照着颜色一一连接。录像档案数字化通常是先用视频采集卡将视频资料集成AVI文件格式，再将其刻录成VCD或DVD格式保存。

2.3阐述医院照片档案数字化内容

医院照片档案数字化内容较为丰富，主要是通过扫描照片转变为数字信息，然后保存起来。目前医院照片档案数字化的扫描仪主要由平台式和相片扫描仪两种，前者具有质量好、速度快等优势，而后者则像素高，也是较为专业的照片数字化常用到的仪器设备。

3 医院声像档案数字化发展的需求

最近几年，我国云计算机以及大数据时代的发展给医院声像档案管理工作带来了较大的发展机遇，医院声像档案数字化管理取得了较为显著的发展成效，能够有效提升声像档案的管理效率和利用价值的发挥。为确保医院声像档案质量，在不同类型的档案数字化过程中应遵守具体原则和要求。

3.1医院声像档案数字化操作流程的规范性

医院声像档案的数字化操作流程需要满足相关要求，其规范性需要达到相关标准。比如，借助全球通用的软件系统及技术、声像格式完成规范化操作，若存储格式不统一、软件应用系统不兼容，势必会增加后期数字化共享难度，提高数据存储的传输效率，便于声像档案数字化采集、存储和传输及利用。

3.2医院声像档案数字化应用的专业性

医院的声像档案数字化发展需要计算机技术、采编技术以及信息化技术的大力支持。另外，还要求档案管理人员掌握一定的专业档案管理知识外，还要求其掌握一定的摄像、编辑、计算机应用等数字化技术，以满足声像档案数字化应用的专业化需求。

3.3医院声像档案数字化管理的安全性

传统的纸质档案管理要求并不严格，医院声像档案数字化发展对服务器的各方面性能要求较高，备份介质材料的选用，存储空间的容量，以及声像档案的访问设置等等要求较高，这就要求在做好医院声像档案管理过程中，确保声像档案信息存储的安全性，防止重要档案信息被计算机病毒侵害或存储介质的损毁而丢失。

4 医院声像档案的数字化管理模式

4.1医院照片、底片档案管理的数字化

结合医院的日常管理工作不难看出，医院照片和底片档案的管理也逐渐朝着数字化方向发展，利用扫描仪或拥有刻录功能的计算机即可实现其数字化。医院档案管理部门利用扫描仪对照片、底片档案进行统一扫描，并将其保存至磁盘阵列，统一格式后上传至数据库。

4.2医院录音带、录像带档案管理的数字化

结合医院的档案管理需求选择录音带或者录像带的方式保存医院档案，基于此，计算机需要拥有声卡、视频采集卡和光盘刻录功能，安装专业的音视频采集编辑软件。录音带数字化后应保存为MP3、RM或WAV格式，声像档案的数字化应还原原始档案和电子文件存储之间的平衡点，并根据不同的利用方式，选择不同的数字化标准和存储格式，并封存好原始声像档案材料，最大限度地保存好原始声像档案资料。

4.3创建合理的医院声像档案索引系统

近几年，医院的发展规模在逐渐扩大，医院声像档案资料的数量及规模也在不断增加，应本着安全、便捷、有效地原则建立一套简便的索引系统，方便对声像档案检索、查询、利用和阅读。具体来说，可参照档案著录原则，以及数据库规范化建设要求，基于Excel建立简便的索引系统，索引内容应包括声像档案的设置时间、地点、事件、对象及任务等，并做好分类编排和编号，形成完整的目录，以便于后期在检索时只需输入检索词或者字段即可实现检索效果。

4.4创建科学的实时共享平台

当前的医院信息管理平台创建技术已经比较完善，医院局域网的创建能够推动医院声像档案数字化的发展，最终实现声像档案资源的共享。将医院的声像档案资料进行数字化信息采集、编辑和存储，并将声像档案数字化信息压缩后上传至网络服务器的数据库中，在医院局域网中建立声像档案系统查询导航，利用实时性和连续性较强的流媒体点播技术实现声像档案资料的查询、阅读和利用。

5 结语

总的来说，把数字化管理方式运用到医院声像档案管理工作中，能够有效提升医院声像档案管理水平。根据声像档案的数字化内容及具体要求，积极做好医院声像档案数字信息的读取、采集、备份、传输和利用，并做好声像档案数字化应用和管理安全，切实发挥医院声像档案在行政管理和业务诊疗中的应用价值，为医院各项工作提供优质高效的内容和服务产品。

参考文献：

[1]李媛.声像档案数字化工作解析[J].机电兵船档案，2018（6）：41-43.

[2]周成龙.声像档案数字化建设实践分析[J].蘭台世界，2018（6）：87-89.