研究电力工程档案质量管理控制要点

(湖南电力工程咨询有限公司 湖南 长沙 410000)

一、引言

进入21世纪以来，电力工作的发展速度进一步加快，其中电力工程档案质量管理成为了电力管理工作中非常重要的一个部分。通过电力工程档案质量管理，在一定程度上缩短了档案管理工作时间，优化了档案管理的过程。在应用档案质量控制管理时，我们必须要结合实际情况进行相应的改进，根据相应的档案数据和资料，进而保障档案管理的正常运行。本文对电力工程档案质量管理控制要点进行研究，并结合实际情况提出相应的应用改进措施。

二、电力工程档案质量控制管理的必要性

(一)实现档案管理的规范化。随着我国经济的快速，对电力基础建设管理的要求越来越高，电力工程所产生的档案内容越来越丰富，档案的管理工作也越来越受重视。现阶段的档案管理要适应电力工程基础建设的需要，依据国家及行业的档案管理工作标准要求进行管理工作。档案的编制和归档工作应当符合电力工程的管理制度和工作流程要求。只有按上述的要求进行档案管理，才能保证电力工程通过各项验收，并得到优良的评价，实现优质的档案管理工作。

(二)加强工程资料的检查指导。在电力工程建设过程中所产生的各类数据就是形成电力工程档案的基础，经过收集、分类、整编、组卷后的工程资料就是工程档案。加强工程档案的质量控制，就必须加强工程过程资料质量管控。以工程建设过程中形成的工程资料为对象，在档案管理的过程中有相应的工程技术人员提供技术文件，档案管理人员对工程资料进行详细的检查。为了提高工程文件的质量，我们将不遗余力。在实施工程文件质量控制和管理的同时，使参与工程建设的工程技术人员学习和研究技术标准，加强流程和标准化应用，进而保障工程资料的编制质量。另一方面，档案管理员需要对现场记录文件的内容和形式提出要求，在记录格式和内容上进行检查和指导，不仅可以提高工程文件的形成质量，而且还可以提高档案管理人员的业务水平。

(三)加强工程管理和控制，确保工程档案及时移交。对于电力建设项目，每次架设变电站或输电线路，需要按照相应的工程文件进行工程实体建筑建设，形成互动关系。工程竣工投产后，所有工程文件都必须按要求移交运行单位，可见工程文件是工程管理的组成部分，是工程建设的重要技术成果，也是今后工程扩建、运行维护检修以及电力工程建设周期估算等工作的重要技术资料，如果忽视文件形成过程的质量管理，工程资料与工程建设不同步，文件记录不及时、不真实、不准确，甚至导致档案资料的不完整。由于工程文件验收不合格的发生，导致大量的整改和复工，交工时间可能延误。因此，加强对电力工程文件形成过程的监督、检查和指导，实行工程资料质量的全过程管理，是工程顺利竣工和工程档案及时移交的重要保证。

(四)重视对声像档案的管理。多年来，声像文件是项目文件管理的薄弱环节，也是项目文件的重要组成部分。它直观、形象地记录和反映了工程建设过程，具有较强的客观性和不可替代性。它的功能不能被书面材料所取代。它是工程建设和发展的重要历史记录。收集整理完善的视频音频文件，确保从编辑到移交的顺利进行，在项目建设过程中，必须严格按照国家发行网络公司数字摄影、分类整理的有关规定执行，严格遵循视频音频文件的质量要求，并做好记录和保存工作，将视频文件中使用照片、时间、地点、人物、背景、事由、摄制者等信息记录在文件档案袋中，并进行整理立卷、移交归档。

三、电力工程档案质量管理控制要点

(一)落实管理责任。加强电力工程档案管理中管理责任的落实工作，在档案管理工作中明确每个人的安全生产责任，所有的档案管理人员应该关注并明确自身的生产工作和工作责任，这就要求每个人对自己的工作有较为清楚的认识，把自己的工作落实到位。其次就是需要明确每个人管理责任的层次，日常档案管理流程的每一个环节都需要认真对待，每一步都要精益求精，只有秉持着精益求精的态度，才能保证档案管理工作的有序进行。要做到对管理组织和个人的工作责任进行正确的定位，明确自身的角色和责任，以及对项目的档案管理工作进行细分，在明确责任后，工作标准要高、严、精。使档案管理的目标、任务、计划都能分层分解，逐步达到目标。

(二)提升档案管理工作人员的职业能力。从提升档案管理业务水平层面上，对管理人员定期进行继续教育培训，做好档案业务管理工作。在现阶段的档案管理中，计算机技术的应用较为广泛，在倡导管理人员个体自学后，进一步把管理人员的业务学习作为档案管理工作者队伍建设的重要内容，并把档案归档流程、内容格式规范、计算机软件应用和文件整理等作为重要内容。每周都有规定的人员学习档案管理的制度，每次会研究不一样的档案管理主题，采取集中培训课程的形式，而且集中学习的课程需要有系统地规划。在短期工作人员工作组中，这些人员主要负责基本工作和岗位职责，所以培训的目标是熟悉档案管理管理工作，明确工作方向。重视管理人员的全面发展，让他们能够在工作中发挥自身的能力，使他们掌握农电绩效管理的主要方向。要鼓励电力档案管理的领导参与传播教育的学习和测试，不断完善知识结构，提高档案管理人员的整体素质。

(三)发挥监理单位在档案质量控制中的作用。在电力企业档案管理过程中，需要强调监理单位的作用。监理单位除了经常对档案管理工作情况进行抽查外，还有结合日常安全检查的制定，一旦发现管理问题和档案数据错误，立即要求档案管理部门进行整改，监理单位要严格按照档案管理的标准，加强对档案管理部门的监督，避免档案管理工作中发生错误。其次监理单位就是建立起一个完整的档案责任规则体系，就可以顺利地进行监理。监督工作需要结合电力工程当前的情况，建立合适的档案管理责任监督体系，并逐一实施。首先需要落实相关档案管理的标准规范，为建设的实施提供最根本的依据,同时进行相应的监督,这样能够有效地推进整体管理体系发展,具有十分重要的意义。其次要注意档案归档过程中的每一个程序，落实各项基本管理政策,制定档案归档的标准化程序，逐步完善档案责任管理。要通过派出专业档案管理人员对档案管理工作进行监督，严格控制档案管理人员的习惯性行为，确保管理人员按规定操作，避免发生错误。其次，监理单位需要开展档案管理工作规范，建立相应的管理规范手册，确保档案管理工作的稳步推进。

四、结束语

进入21世纪，电力工程飞速发展，涌现出各式各样的电力工程项目，在项目不断增加的同时电力档案也就不断增多，如何提高电力工程档案质量控制成为了电力行业的热点。事实证明，只要加强落实档案管理的责任，提升档案管理人员的素质，就能提升档案管理工作的业务水平，但是在这过程中也需要监理单位进行相应的监督工作，以确保档案管理工作质量的正常运行。