探究水利工程技术档案管理与资料整理

甘天蔚

（山东水总有限公司，山东 济南 250014）

1 当前水利工程技术档案管理与资料整理存在的问题

1.1 管理意识比较薄弱

近些年国内水利工程的建设规模虽然有了较大的提升，但很多工程项目管理人员的思想观念却并未得到更新，也未能形成正确的技术档案管理意识，在水利工程建设工期要求普遍较紧的情况下，通常都会将工作重心放在施工准备、施工管理等方面，而对水利工程建设质量、施工成本的技术档案管理与资料整理工作，则并不重视，不仅不愿投入过多的资金，在人力、物力方面的支持也十分有限，有些工程甚至未设立专门的档案管理岗位或部门，这对于水利工程技术档案管理与资料整理工作的开展显然是非常不利的。另外，由于对水利工程技术档案管理缺乏重视，因此部分建设单位常常会在施工开始后才进行资料收集，这不仅会严重影响档案管理与资料整理效率，同时还可能会导致档案收集不及时、资料缺失严重等问题。

1.2 专业人才严重不足

档案管理工作本身具有一定的专业性要求，尤其是对水利工程技术档案管理来说，其工作专业性更是非常强的，因此要想做好水利工程技术的档案管理与资料整理工作，就必须要安排经验丰富的专业档案管理人员负责执行各项工作任务。然而从目前来看，由于国内专业档案管理人才较少，从事水利工程技术档案管理的更是十分稀缺，因此很多工程的档案管理人员实际上都并未经过专业培训，实践工作经验也比较少，如果缺乏专业人员监督指导，那么在工作中就很容易出现归档不齐、案卷存放不规范甚至是档案资料丢失损坏等问题。

1.3 信息化程度相对较低

现代水利工程建设所涉及的技术文件资料比较多，即便是规模较小的工程，也必须要依靠相关档案管理信息系统与计算机硬件设备才能够保证文件资料归档整理效率，满足档案管理与资料管理的实际工作要求。但由于水利工程建设单位对档案管理与资料整理工作并不重视，相关资金投入较少，无法购入先进的技术设备，因此当前很多工程虽然设立了档案管理岗位或部门，但却并未提供与实际工作需求相符的软硬件设备，而在信息化档案管理无法实现的情况下，水利工程技术档案管理与资料整理工作自然也很难进行下去。

2 水利工程技术档案管理与资料整理措施

2.1 采取标准化工作方法

技术档案管理工作应当做好以下几项内容：确保技术档案管理的每个环节都能够达到相应的要求标准，例如，立卷、归档等。

建设标准化工作程序图，在工作程序图中，罗列出各个部门间的关系，同时，要对具体工作开展的周期运行图进行详细标注，保证技术档案管理可以实现程序化。

2.2 管理制度标准化

针对水利工程建设中勘探、设计、归档等各项工作的开展建设统一标注，并且要形成书面文件。此外，为了实现标准化，要建设合理的奖惩机制，针对资料形成过程中每个重要环节，有突出贡献的工作人员，要给予其一定的物质奖励和精神奖励，而对于工作不认真，导致档案作业出现问题，要给予相关工作人员一定的惩罚，在档案管理工作期间，要抓先进典型，进而发挥模范作用，落实档案管理工作，为水利工程建设提供支持，提高工程整体质量。

2.3 采取标准方式统计

标准化统计就是档案和相关工作的具体发展情况进行全面统计调查、分析，为具体工作的开展提供资料支持。实际工作期间，就是对水利工程中的技术档案的收进、移除、整理、保管、利用等各项内容进行全面统计。在实际工作开展期间，必须采用统一计量单位，同时，采取的报表也要采取统一格式，进而确保能够获取到全面的技术档案数据，为后续各项工作的开展提供支持。

3 水利工程资料整理经验总结

1）项目批复内容，不要随意变更，如有重大变更，就及时履行变更批复手续，同时变更后由监理工程师按程序发放通知。

2）项目合同要素要完整，合同中不需要的条款应划掉或填上无，不能空下、不能涂改，工程稽查中有个别合同时间要素不完整、内容填写不完整。这都会水利工程施工造成不良影响。

3）项目资金支付管理应随着工程建设进度进行，不能超前支付或延迟支付，支付过程中核实已完工程计量，不能有在结算时出现已支付内容超量支付情况、稽查中也有个别施工单位的支付出现违规现象。

4）工程原材料质量检、试验资料不完整、试验频率不足、监理方单独抽检频次不足，未有质量检测计划资料，这些问题应由监理工程师全面负责监督管理，报送甲方工程师审核或监管。

5）工程隐蔽工程资料不完全，三检资料缺失或数据记录不全，不能体现工程建设过程中具体的质量验收资料程序。

6）工程质量评定资料使用表格不统一、填写不规范。由于水利工程涉及农田水利、土地、给排水、房屋建筑、电力电气等方面的资料表格，现行的资料表格可能存在一些实际问题，不足以能真实体现施工内容，有很多资料表格相互借用，体现了一些杂乱的感觉。遇到这种多方面建设内容时甲方、监理、施工单位应及时向质量监督站反馈相关问题，统一评定表格的使用，统一评定术语。

7）工程建设资料中代签现象严重、字迹潦草、签字验收时间前后矛盾，逻辑关系不正确，这就要求监理工程师严把资料质量关，严格审核。

8）项目工程建设难免出现部分建设内容变更增减的问题，工程建设初期应由质量监督站确定项目划分内容和数量。建设中如发生增减应及时向质量监督站报备。

9）工程竣工验收资料中应完善相关质量检测数据、验收计量数据。

10）工程竣工图纸应及时修改完善、图纸中的数据应和验收计量的内容相辅相成，不能出现前后矛盾，否则在审计中会出现较大问题，同时竣工图纸应完善竣工图章及相关人员签字手续。

4 结束语

总而言之，对水利工程技术文件资料的收集、归档整理具有非常高的必要性，虽然从目前来看，水利工程建设的档案管理与资料整理工作仍然存在着一定的问题，但通过信息化建设、档案管理方法创新等针对性策略，仍然是能够使水利工程技术档案管理与资料整理工作得到完善的。