论事业单位档案的规范化管理策略

李 娟

（宁夏特种设备检验检测院，宁夏 银川 750000）

正所谓，“国有国法，家有家规”。事业单位在对档案进行管理时，要按照一定的规范与流程来开展各项管理工作。由于档案管理本身就具有一定的复杂性与特殊性，很多档案资料既具有保密性，又具有一定的重要性，严格按照事业单位的档案管理机制与流程来对各类档案实施规范化、科学化与全面化管理，全面提升档案管理的工作效果与水平。

1 规范化管理档案的重要性分析

在我国的各级行政管理机构中，事业单位涉及的管理领域主要是医疗、温升、教育、科技、文化等，能够为人民群众提供更多服务的机构或者组织，其在我国社会的发展与建设中发挥着不可替代的重要作用与价值。而档案是事业单位管理的重要内容。事业单位的档案类别比较繁多，主要与事业单位的人事管理、行政管理、履行职能的具体情况等信息相关，通过对这些方面的资料进行整理、手机、挖掘、利用、编撰和保管等，实现对档案的科学与规范化管理。在事业单位各机构或者部门在履行工作职能时，档案管理工作虽然没有更具针对性的职能和作用，但是其能够为各项职能的有效发挥提供良好的依据，能够为未来社会的有效治理提供更加完善、全面的依据与流程，能够帮助各项管理工作有效开展与进行，对于提升事业单位整体管理效率与水平非常有利[1]。

当前，从档案管理的实际现状来分析，事业单位的业务工作比较复杂，其工作量也比较大，很多需要处理的数据、信息和资料的数量也是十分巨大的。事业单位的档案涉及的内容也比较多和琐碎，如果没有个规范的档案管理流程，会严重影响事业单位各项工作的有效开展与进行。如果档案管理缺乏一定的全面、科学性与规范性，很容易导致档案信息出现错位、缺失、遗漏、内容补全、索引混乱、描述不清、遗失等等问题，使得档案管理工作质量、效率大大降低，导致事业单位档案管理的作用与价值没有更好、更全面地发挥出来。因此，积极地对档案实施规范化管理，针对档案开展各项严格、有序、规范的管理活动，能够更好地消除多种档案管理过程中产生的多种问题，促进档案管理工作更加有条不紊、完善有序的进行，为事业单位的其他管理工作的高效开展提供良好得档案保障与信息支撑，进而保障整个事业单位工作的有序开展与高效进行。

2 分析事业单位规范管理各类档案时存在的局限与不足

对各类档案的规范化、全面化管理是所有企业或者单位应该且必须做的，也是推动各类单位或者机构科学发展、有序开展业务的重要内容。事业单位在对档案管理时，存在很多的局限与不足，限制与阻碍了事业单位档案管理水平的有效提升。下面针对事业单位档案管理的现状、局限与不足展开深入且全面的分析与探讨：

1）缺乏健全和完善的档案管理机制与流程。对档案实施规范化管理，如果有没有一个较为健全和完善管理机制和流程，那么从根本上来讲，不利于档案管理工作更加规范化与高效化的开展与进行。事业单位的档案工作内容比较繁琐、复杂，程序比较多，特别是在近几年，数据资料、信息档案的量逐渐增多，这在有形与无形中给档案管理工作增加了很大的负担，也容易导致档案管理工作陷入混乱，各个档案管理缺少规范化的管理流程，很多工作人员对于档案的管理不知道如何下手，没有良好的规范与标准来依照与参考，从而使得一些事业单位的档案管理缺乏有效的管理依据，不利于管理效率的更好提升。而为了更好地避免或者消除这样的档案管理问题，制定较为健全和完善的档案管理机制与流程是非常有必要的。但是很多事业单位缺乏较为完善且健全的档案管理流程、机制或者指导，这就容易导致档案管理不全面、不规范问题的发生[2]。

2）档案信息化管理水平不高。在信息化、现代化的时代与社会中，各类档案的管理工作已经不能够完全依靠人工或者纸质资料的档案管理模式了，而是要转变思路、与时俱进，积极地运用互联网技术来辅助和强化管理，这样才能够更好地提升档案管理效率与水平。尽管很多事业单位已经开始展开了档案管理的信息化建设，但是应用的程度与水平不高，没有将信息化管理效率与效果有效发挥出来，很多单位只是单纯的应用计算机来实施电子化管理，对于其工作效率与工作先进性的挖掘与利用还有很大的欠缺和距离，这使得档案信息的有效管理、利用、挖掘与共享功能没有更好地展示出来，失去了档案本身的作用与价值，阻碍了档案管理整体水平的提升。

3）缺乏高素质、高业务能力的档案管理人才。正所谓“行行出状元”，表示的是在每个行业或者岗位上都有出色的人才，都能够展示自己的价值。档案管理工作虽然看着不起眼，但是其重要性不可估量。为了能够对档案实施高效化、规范化管理，应用高素质、高技能人才是非常迫切的。而在当前，很多事业单位的档案管理人员多是由工作能力较低的人员来担任，片面的认为档案管理工作没有其他业务工作重要，在人员的聘用方面也有所放松，有所忽略，对于档案管理人员的工作能力与素养也没有过高要求，这很容易导致档案管理工作陷入混乱，档案管理效率低下，影响档案管理的规范化开展。

3 规范管理档案的具体方略探究

1）重视管理制度或者流程的健全与完善。实施规范化管理档案，事业单位加强对档案管理各项制度与流程的建立、持续完善与健全是不可缺少的。事业单位要根据当前档案管理的实际情况与具体问题，有针对性的建立科学化、全面化与规范化的管理体制，如档案管理的安全保密、借阅、管理等机制等等，对于档案管理的期限、内容、类别等等进行明确，让所有档案管理的流程或者程序更加规范，从而档案管理人员才能够更加规范、科学的对所有档案信息资料实施规范化管理，使得各项档案管理工作才能够有制度可以依照，为规范化管理所有档案提供良好的制度基础与保障。

2）强化信息化建设，提升信息化管理水平。目前，在当前这个信息化时代下，很多管理工作都已经实现了信息化与共享性。事业单位在管理档案时，加强对档案管理的信息化建设是非常必要的。根据国家对档案管理的具体标准与要求，对数字档案资源和数据进行规范化管理，从而实现数据共享的安全性要求。与此同时，在强化信息化建设的同时，事业单位也要重视档管理系统或者软件的开发与利用，让档案管理人员参与档案管理软件的研发与制作工作，提出一些根据建设性的宝贵意见，这样能够增强档案信息化建设的有效性与科学性[3]。

3）强化对档案人员的培训与教育，增强其业务能力与水平。档案管理人才是推动档案规范化管理的重要助推力。事业单位在规范管理档案时，重视对档案人员的培训与教育是必不可少的工作。通过对档案管理人员展开一系列的业务培训、技能培训、职业道德与素养培训等工作，能够大大的提升档案管理人员的实际工作能力，促进档案管理工作更加可靠与有序。

4 结束语

综上所述，面对当前事业单位在规范化管理档案方面存在的一些局限、问题或者不足，在对档案实施规范化管理时，重视档案管理机制与流程的健全与完善、重视信息化技术的高效应用、强化对档案管理人员的培训与管理等等，全面推动档案管理工作更加规范化与有序化。