档案信息化的信息资源管理问题分析

郭 昕

（黄河水利委员会机关服务局，河南 郑州 450000）

1 人力资源档案管理信息化的重要性

电子政务时代，加强档案管理信息化建设势在必行，要推进人力档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率，使档案便于保存、取用。当前，我国实行“人才强国”战略，人才是国家重要竞争力，档案信息化管理有效提升了档案管理的效率。传统纸质版档案查询和管理十分不便、人力资源管理效率较低，档案管理的信息化能够实现快速、高效地取用和管理人事档案，将人们从简单重复劳动中解放出来。档案管理信息化建设能够有效提升档案服务水平，档案信息化管理将传统的纸质版档案转化为电子版的数据和信息，存储在电脑中，工作人员能够借助电脑等终端进行存储、查询等，有利于开展便民服务。当前，国家经济快速发展，社会对人才的需求量提升，信息化技术极大地便利了人事档案的存储和调用，能够综合人才的背景、资质经历以及业务能力等来选拔和任用人才。

2 档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理制度相对不完善

基于我国社会发展情况，很多单位在管理相关档案过程中或多或少会出现档案管理不善问题。站在客观辩证角度去思考，围绕档案管理所建立的相关管理制度，应具备明细合理分配、管理与贴合单位发展趋势的特点，对应管理人员还要实时根据档案数据变化，以此对其进行统计与管理，让管理规则和条例优化的同时做出合理变更。还可对档案加以适当编研，使其具有更高利用价值，需要注意在建立管理规章制度的同时，相关负责人员也要站在公正角度对其建立完善的考评指数。借助健全的考核制度规范人员行为，让此岗位工作者可强化自身工作意识和素养认知，提升责任意识与个人工作能力。

2.2 档案管理人员职业素质不高

档案管理人员职业素质不高，档案管理团队中缺乏专业技术人员和了解档案法、公司需求的综合能力较强的员工。专业技术能力上的不过硬使得在使用专业软件的过程中，无法将硬件设备和软件设施灵活运用到现代企业档案管理信息化中。对法律和企业需求了解的不透彻，在档案信息采集上就只能被动完成工作的基本要求，没有清晰的目标和系统的规划来推进档案管理的实施进程，无法将档案管理上升到科学管理的高度。档案管理人员职业道德素养较低也会桎梏在档案管理工作开展中的创新能力，固守传统，难以推陈出新。

2.3 资金投入不足，软硬件配备不齐

档案管理信息化建设需要对档案存储环境、配套设备进行更新完善，更需要对数据库、档案检索系统、档案查阅平台等软件进行开发和购买，从而形成完整的软硬件管理系统。这些都需要投入大量的资金和经费。如果资金投入不足，将导致档案信息保管、维护不力，难以保障档案信息的安全；部分单位的档案存储环境较为简陋，配套设备没有及时更新换代，也会导致档案查阅不便捷；而档案管理和共享软件平台技术开发薄弱，将直接导致档案管理信息化得不到足够的支持，从而影响信息化建设进程。

3 档案管理信息化建设策略

3.1 强化技术支持，规范安全管理

档案信息化管理在一定程度上增加了人事信息资源的不安全性，档案信息化管理的安全涉及电脑的硬件、软件、人员以及人文环境等多种因素，为此，需要对各个方面加强管理和控制，以此来实现对档案的安全管理。一是档案信息具有保密性特征，开放性是互联网的特性，互联网的开放性与档案管理的保密性严重相悖，为此，档案管理人员要加强档案的内部管理，从而确保档案信息安全和民众隐私安全。二是关注信息技术的发展，计算机技术和计算机病毒都处于高速发展状态，档案管理人员要密切关注信息技术的变化和计算机病毒的新变化，制定针对性的措施，加强对档案的管理。加快基础设施建设，以提升档案信息化管理的安全性和规范性。

3.2 建立档案信息检索目录

档案信息的类型很多，分类档案具有较大的难度，信息技术可以对档案进行智能化的分类，让档案管理工作变得更加有序，也可以更加方便档案的查找和管理。档案资料的量极大，需要查找档案或者使用档案的时候，需要花费较长的时间进行查找，在一定程度上增加了档案管理的难度。在利用信息技术后，可以建立检索目录，按照档案信息的类型进行分类，如人事资料、单位资料，之后再在下方建立子目录。通过子目录的建立可以让档案的类型分类更加明确，提高了档案管理的效率。当建设检索目录后，如果需要使用或者查找档案，只需要输入关键词就可以调出档案信息，在一定程度也可以促进档案使用效率的提高。在建立检索目录时需要结合具体的档案管理工作来制定，保证可以符合档案管理工作的需求。

3.3 加强人才培养，建立高素质的专业人才队伍

一方面，要加强对现有档案管理人员队伍的继续教育和业务培训，不断提升其对档案管理工作新理念、新形势的认识，提高其信息化技术的知识范围和技术层次，熟练掌握档案管理应用软件的使用方法。要特别针对计算机网络、数据库技术、档案查阅平台等专业技术进行培训，促进档案管理工作人员尽快适应信息化时代的要求；另一方面，要加强对高素质人才的引进，为档案管理人才队伍增加新鲜血液。档案管理信息化建设需要专业的信息技术人才，从目前的发展情况来看，单纯依靠继续教育等手段难以满足对人才的需求。这就要求档案管理单位加强人才引进，从高校、科研单位等引进掌握信息技术、档案管理知识并热爱档案管理工作的专业人才，实现快速提升档案管理信息化水平的目标。

4 结语

档案是人类开展各种实践活动的重要记录方式，是人类发展、社会发展的重要信息财富，提升人事档案管理的标准化和规范化，制定完备的档案信息化管理规章制度，发挥档案信息化管理的优势，能将企业档案管理信息化建设与企业经济效益协调发展。