新形势下事业单位档案数字化管理工作策略

胡娅丽

（湖南体育职业学院，湖南 长沙 410019）

科学、合理地贯彻与落实档案管理工作内容不仅是促进事业单位可持续发展的有效策略，同时也是促进事业单位经济效益良好发展的关键路径。针对此，事业单位内部管理人员应该立足于档案管理发展趋势，按照统筹规划、合理部署的原则要求，构建符合事业单位档案管理工作发展的战略措施。其中，数字化管理作为近些年各行业管理工作的开展趋势，理应得到事业单位档案管理工作的高度重视，并加以推广应用，以确保事业单位档案管理水平能给稳步提升。

1 事业单位档案管理数字化建设的必要性分析

1）高效提升档案管理工作效率。近些年，为全面推动事业单位可持续发展进程，单位内部管理人员主张从多个方面针对各项管理工作内容进行全方位升级与优化，要求管理人员重点加强对档案管理工作的把控力度，最好可以充分立足于当前管理趋势，积极运用新兴技术手段，实现对事业单位档案管理工作的优化处理。目前，以数字化技术为首的新兴技术逐渐应用于事业单位档案管理工作当中。

根据建设反馈情况来看，事业单位内部通过合理开展档案管理数字化建设工作，不仅有效加强了各部门之间的协调力度，同时还有效深化了档案管理质量效果。究其原因，主要是因为数字化管理方式为档案管理工作提供了全新的技术驱动力。管理人员可以利用数字化技术对档案管理工作期间涉及的数据资料内容进行整合分析，并根据分析反馈结果判断当前档案管理工作是否落实到位。与此同时，还可以根据分析反馈结果确定档案管理工作未来一段时间的发展趋势以及战略规划内容，具有重要的应用意义。

2）满足社会需求与单位自身发展需求。随着我国网络信息技术的不断发展，传统管理模式已经无法适应当前的时代发展趋势。对于事业单位档案管理工作而言也是如此。传统的档案管理采取的都是以人为主的管理方式，这种方式效率低、能耗高的缺点在数字化社会背景下逐渐显现。为进一步满足社会需求与单位自身发展需求，事业单位内部应该针对档案管理数字化建设问题予以高度重视。管理人员应该立足于数字化建设发展趋势，加强对档案各项信息的整合处理，以期可以从根本上推动事业单位的可持续发展。

2 现阶段事业单位档案数字化管理问题分析

近些年来，随着我国计算机互联网技术的不断推广与应用，各行业领域的日常工作逐步朝向数字化与高效化方向发展。从客观角度上来看，在网络与数字化技术的引导作用下，事业单位各项工作内容得到了精准优化与加强。以档案管理为例，管理人员通过合理应用数字化技术初步实现了对档案管理资源的合理配置与应用，并且有效规避了传统纸质档案管理模式存在的弊端问题，具有重要的应用意义。然而，就当前数字化档案管理工作的落实情况来看，仍旧存在一些亟待解决的问题。

一方面，部分单位领导人员对于数字化档案管理工作缺乏高度重视，或者是对于数字化档案管理工作存在流程化的问题。并未从本质上意识到数字化档案管理工作对于企业发展的重要性，因此导致在数字化档案建设与管理方面存在一定的滞后问题。另一方面，部分单位的计算机系统以及相关设备设施过于陈旧，无法支持数字化管理系统的稳定运行。最重要的是，单位内部缺乏专业的数字化管理工作人员作为技术支持，难以确保档案管理工作质量与效率。

3 新形势下事业单位档案数字化管理工作策略研究

1）高度重视数字化建设工作，推动档案数字化管理进程。事业单位管理人员应该肩负起自身的主体责任，坚持按照数字化建设工作要求，重点针对事业单位档案管理数字化建设问题进行统筹规划与合理部署。其中，对于档案管理数字化建设工作必须予以高度重视。实施过程中，管理人员应该将档案管理数字化建设工作放在重要工作位置。结合当前档案数字化工作建设现状，明确把握当前建设工作存在的不足问题，并根据具体的不足，制定科学有效的管理措施。

与此同时，管理人员应该立足于档案管理体制建设要求，按照数字化建设原则，健全与优化数字化档案管理机制。日常工作中，管理人员应该定期针对员工的培训工作以及考核工作进行全面贯彻与落实。目的在于通过不断加强对员工专业能力的培养，逐步引导员工熟练掌握数字化技术，确保每一位员工都可以运用数字化技术，为事业单位档案管理工作的可持续发展提供良好内在驱动力。

2）加强数字化管理软硬件设施建设水平，全方位提高工作人员专业能力。为确保数字化档案管理水平得以进一步加强与提升，建议单位方面应该加强对数字化管理软硬件设施的投资力度，满足数字化档案管理要求。一方面，领导人员应该根据工作实际需求，适当配置先进的信息技术设备，尽量从多个方面为档案信息收集以及加工传输奠定良好的技术保障。另一方面，根据数字化档案管理需求，研发高质量管理软件，实现对档案信息的深度开发与处理。

此外，还应该构建科学合理的高质量管理平台，不断推动档案管理工作朝向数字化与数字化方向发展。需要注意的是，对于当前数字化档案管理工作地位不高的问题，建议相关领导人员加强思想建设，从思想意识上提升对数字化档案工作的重视程度。最好可以将数字化档案管理工作纳入企业工作建设体系当中，从根本上提高数字化档案管理工作的地位。

3）稳定提升信息数据管理水平，提高档案数字化管理水平。实行档案数字化管理工作的过程中，管理人员应该加强对信息数据问题的整合力度。其中，管理人员应该按照规范要求，达到稳定提升信息数据管理水平的效果。与此同时，对于人事档案的管理问题，管理人员应该勇于承担起自身的主体责任，加强对档案资源的管理力度。

如日常管理过程中，管理人员应该利用科学、合理的方式手段，深化分析人事档案数字化建设问题。必要时，也可以通过构建人事档案数据库的方式，实现电子管理过程，确保档案管理工作效果得以深化加强。需要注意的是，管理过程中，管理人员可以根据当前信息数据管理实况，确立科学、合理的管理目标，进一步提高档案数字化管理水平。

4 结论

总而言之，实现档案管理数字化建设目标俨然成为事业单位必须予以重点践行的目标。针对这点，建议事业单位领导人员应该加强对档案管理数字化建设工作的重视程度。严格按照档案管理数字化建设工作要求，从多个方面针对档案管理数字化建设问题进行统筹规划与合理部署。其中，对于当前档案管理数字化建设理念意识不足的问题，必须予以及时改进。并在此基础上，利用科学合理的数字化技术手段，构建相关的档案管理数字化机制。相信在全体人员的不断努力下，事业单位档案管理数字化建设水平将会得到进一步提高。