探讨提高机关档案管理信息化建设

张顺梅

（新疆阿勒泰地区布尔津县纪委监委信息和舆情信息中心（县审查调查中心），新疆 阿勒泰 836600）

在机关档案管理工作中，由于档案数量庞大，管理工作非常复杂，传统的人工管理方式难以满足现代化的机关档案管理要求，加强管理方式信息化建设，实现更高效率的网络信息化管理模式，是现代社会经济发展对机关档案管理提出的必然要求。除此之外，应用网络信息化的管理模式对机关档案实施管理，能够实现快速查询，而且查询方式多种多样，能够有效满足档案使用者的要求。信息化的管理模式能够有效实现档案的完整保存，促进档案信息共享，保证能够实时为档案使用者提供必要的档案信息。由此可见，实施信息化的档案管理方式，不仅给档案管理带来了极大的便利，而且对档案的实践应用，提供了极大的便利，促使机关档案能够更好地为社会发展提供服务，大幅度提高机关档案服务质量，对我国社会经济发展建设，具有极为深远的意义。

1 信息化技术进行档案管理的优势

1.1 能够存储海量的档案信息

在机关中，档案的数量非常庞大，而且随着发展，档案数量不断增多，在传统纸质档案管理模式下，需要使用更加庞大的存储空间来存储保管档案。而且纸质档案对存储条件要求极高，为了延长纸质档案的使用寿命，在存储过程中必须具有良好的通风、采光、防虫等条件。一旦存储条件不合格，就会造成档案损失，信息丢失。此外，面对数量庞大的纸质档案，传统的人工管理方法，不仅工作量巨大，而且在分类归档、查询应用等方面，程序极为复杂，便利性极差。而运用信息化管理方式，以电子档案的形式对机关档案信息进行存储，只需小小的硬盘，就可以存储大量档案信息，真正实现大容量快速储存，既节省了空间又节省了管理成本。而用在管理上，不仅查询应用档案更加便利，而且对存储环境要求低，还能实现无纸化。

1.2 档案信息管理更加规范，存储更准确

在传统的机关档案管理过程中，采用人工方式对档案进行归类处理，这就导致工作人员在管理档案的过程中，可能因为大意疏忽或业务不熟悉等因素，造成档案不正确存储，管理不规范。甚至个别人员会私自篡改档案信息，造成档案信息严重失真，最终在查询应用档案时造成误差。而在信息化时代实施信息化的档案管理方式，利用档案管理系统，能够将档案信息与办公自动化系统实现无缝连接，档案资料实现自动化存储，在对档案进行信息化管理的过程中，还能够对档案信息的修改操作设置权限，防止人为篡改档案信息，从而有效保证档案信息的准确性和规范性。准确的档案信息以及规范的档案管理模式，不仅方便人们对档案进行查询或使用，也使机关的档案服务质量得到显著提升，使档案信息充分发挥作用，为社会经济发展建设提供必要的支持力量。

2 提高机关档案管理信息化建设措施分析

2.1 打造可靠适用的档案信息化系统

选择可靠适用的应用系统。一些现有的计算机档案管理软件尚不具备对电子文件、电子档案的管理功能，因此，选择可靠适用的档案信息化管理系统尤为重要。档案管理系统需要将各项业务流程、标准规范固化在应用系统中，并实现与机关办公自动化系统及其他各业务、信息系统的衔接，以解决电子文件的规范管理问题。同时，信息系统要兼顾对纸质档案的辅助管理。在应用系统的构建模式上，可采取独立于机关各业务信息系统的方式，通过直接在档案管理系统进行电子文件及其元数据归档的方式，或者将电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求以固定形式嵌入机关各业务信息系统的方式，使档案管理系统成为一个子模块，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实时捕获电子文件和元数据，实现信息预归档，提升归档工作质量[1]。

2.2 实现档案资源的有效共享

机关单位推动档案信息化建设、提高档案信息化管理的有效性，需要转变传统档案管理理念，建立信息共享机制，借助信息技术建立单位内部档案信息的共享平台，通过不同的权限账号登录档案系统，使单位内部各部门甚至全体员工都能在一定权限范围内查阅档案文件。有所属单位及系统的机关单位，应做好对所属单位及系统档案信息化工作的宏观管理，实现档案管理系统的有效衔接，利用局域网或互联网对数字化档案和已归档文件开展利用、咨询工作，实现档案资源共享，方便所属单位及系统对归档文件进行深入了解利用，提升工作效率。

2.3 做好档案信息安全防范工作

在档案共享机制下，档案信息服务亟待解决的一个问题是，档案信息的安全防范问题，主要包括保密安全性、网络服务安全等问题。针对保密安全性的问题，借助局域网实现资源共享的，机关可基于共享机制对不同用户设定不同的使用权限，从档案信息的采集、存储、备份、访问等全过程做好信息安全工作，做好电子档案借阅登记、档案浏览痕迹化管理等工作，确保档案查阅有迹可寻；使用互联网电子系统实现共享的，可搭建可信的云平台，采用“对称加密”“嵌入式非标准编码解码器”等技术，做好档案资源保密工作。在网络服务安全方面，可以通过设置数字签名、动态密码等方式保障数据的安全访问，对存储在云平台上的信息可以采用加密软件、加装防火墙、加密磁盘或者分布式文件应用系统技术。需要注意的是，对安装的安全软件要及时进行升级，确保档案使用与存储过程中信息资源的安全。为保证档案归档严格规范，应设置档案管理员、部门领导、档案室领导三员审核管理方式，进一步提升归档文件规范程度[2]。

3 结论

简而言之，在信息化时代背景下，机关单位在进行档案管理工作的过程中，针对档案管理遇到的各种困境，应积极基于信息化管理角度，加强信息化管理模式的应用建设，从而有效突破档案管理困境，提高机关单位在信息化时代背景下对档案管理的工作质量，通过应用科学的管理方法，充分发挥档案的重要作用，为机关单位的发展进步，发挥积极的促进作用。