大数据时代事业单位文书档案工作的透视与反思

孟婷婷

（中国冶金地质总局山东局三队，山东 烟台 264000）

1 大数据与文书档案的理念

在当今的信息化时代面前，数据已经成为一项较为重要的资源，人们不管是在生活中，还是在社交中，每一分每一秒都会产生较多的数据，要想更加快速有效的收集以及整理这些数据，并且能够从中挖掘出数据中含有的潜在资源，是目前最为热门的话题。长期以来越来越多的人在不断的关注着大数据，关心大数据给我们带来的不一样的变化。所谓的大数据，就是在大量不一样的数据种类中，用户借用于一些有效的方式方法，可以更加快速地取得一些自身所需要的信息，用户不但可以享受到更为方便快捷的信息服务，而且也可以发挥出数据资源的作用。

而所谓的文书档案，就是指在事业单位中，是事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案在事业单位发展过程中发挥了重要作用，因此做好文书档案工作至关重要。

2 事业单位文书档案解析

2.1 管理力量有待提升

系统性以及长久性是文书档案工作最为突出的两个特点，在实际的工作中，要面临着较为繁琐的工作人员的数据，所以在事业单位内部的工作人员一定要对工作认真负责，要精准细致的找出更为适合的文书档案办法，只有这样才可以做好文书档案的工作。可是就目前的实际工作中表现来讲，事业单位文书档案工作人员的专业水平还有待提高。尤其是在大数据时代下，事业单位信息数据也越来越庞大，随之而来的是文书档案面临的挑战也就越来越大，这样不但局限了文书档案工作人员的管理能力，而且也不利于提高文书档案工作水平。

2.2 事业单位对文书档案信息有待提高

在事业单位中，开展文书档案工作是为了收集、整理、鉴定以及存放工作人员的一些个人资料。文书档案工作为事业单位管理工作提供了宝贵的数据。但就目前工作情况而言，我国的事业单位人员文书档案普遍存在一个问题。就是在开展管理工作的过程中没有把服务放在第一位置，没有正确的认识到文书档案的重要性，即便有些事业单位部门对数据材料利用率很高，但是从整体利用率来讲，对文书档案的相关数据资料的利用率依旧很低，利用的途径也是单一的，所以文书档案信息就很难发挥出其在事业单位中的作用。

2.3 文书档案技术与设施落后

在大数据时代面前，企业之间的最大的竞争就是数据信息化，对于事业单位的文书档案工作而言，在大量的数据面前，局限于较为传统的管理模式是远远不够的，这样也会使得作业人员工作量越来越多。从另外一个方面来讲，也就是事业单位文书档案的建设队伍，较多的文书档案从业者的专业水平还很低下，对复合型人才的需求依旧很大，虽然大部分的管理人员有着很高的管理能力。但是对现代科学技术的认识还很浅薄，这就很大程度上阻碍了文书档案信息化的提升。另外一方面，就文书档案设施来讲，不但基础设施不健全，而且档案室的面积也没有达标，对现代信息技术的运用也不广泛，并且文书档案工作人员的配置也是缺乏的，因此就很难满足大数据时代文书档案的需求。

3 大数据时代文书档案解决方案

3.1 提升对文书档案工作的重视程度

在大数据时代面前，事业单位一定要学会与时俱进，更要不间断的创新文书档案工作的方式方法。而在另一方面，在事业单位从事管理工作的工作人员一定要重视文书档案这项工作，要按照合理的方式方法进行大量的宣传，进而来提高全体工作人员对管理工作的认知，要让事业单位的内部人员更加清楚地认识到文书档案的重要性，并且能够精准地配合好文书档案的工作，因此为文书档案工作提供一个优越的工作环境。同时，对于文书档案从业者来讲，一定要提升自己本身对信息变化的灵敏性，一定要每时每刻都关注单位内部的工作人员变化，提升自身的沟通水平，一定要和党委以及人事部保持亲密的联系，善于寻找更多的机会，并且要向工作人员详细的介绍文书档案工作的注意事项，让员工知道文书档案工作的重要性，这样才会真正做到文书档案工作的完整性以及合法有效性。

3.2 提升文书档案从业者的专业水平

在大数据时代下，就事业单位文书档案的从业者而言，在文书档案工作开展的过程中，一定要不断提升自己本身的专业水平，进而使自身信息处理、信息分析、以及信息研究的能力得到显著的提高。从另外一方面来讲，事业单位一定要依据自己本身的业务需求，去诚招一些较为专业的数据库管理人员以及专业的计算机维修人员，这样就会使得文书档案人员队伍变得越来越强大。对于事业单位管理部门来讲，在面对大量的数据时，一定要转变自己本身传统的管理模式，加强对人力以及财力的投入，更加要重视文书档案人员的建设，提升管理工作人员的入职标准，为事业单位吸纳以及培养大量的复合型人才，这样才可以真正满足大数据时代对文书档案的需要

3.3 加大文书档案工作的信息化建设

为了能够做好事业单位的人事管理工作，就一定要在事业单位中，不断加强提升信息化程度、要不断去改善管理制度体系，这样也使得文书档案工作变得更加的便利。所以在事业单位文书档案的工作过程中，一定要对档案信息建设进行大力的宣传，让更多的人们知道，事业单位在未来的发展中离不开信息化，要加大对财力以及技术的投入，不断地推动事业单位信息化的步伐。与此同时，一定要加大事业单位的内部基础建设设施，这样更方便于提供给档案信息化更多的支持。有关的工作人员一定要积极地让信息化资源在第一时间内得到更新，使得档案信息系统运用效率得到大幅度的提升，可以不间断的反映以及总结出信息系统在运用的过程中所产生的问题，并且能够对所出现的问题在最短时间内给以解决，因此使档案信息化建设得以完善。

4 总结

根据本文分析可以得知，在信息化发展的潮流中，在人们生活中，科学先进的信息技术早已被人们所熟知并且得到了较为广泛地使用，而在数据管理上，数据的价值也有了么明显的提高。对于事业单位文书档案工作而言，在大数据时代面前，一定要顺从时代的潮流，要不间断地完善文书档案管理过程中出现的问题，只有不断加强现代信息技术的使用，只有这样才会为文书档案工作带来更多的新鲜活力，不断提高文书档案工作水平，满足事业单位现代化发展的需求，为事业单位的发展奠定坚实的基础。