事业单位文书档案管理信息电子化应用研究

高立洁

（青岛市即墨区档案馆，山东 青岛 266200）

1 引言

文书档案，指的是企事业单位、机关、团体在行政管理中，产生的通用文书并转化为档案，包括指示、决定、命令、通知、报告、批复、信函、会议记录、工作计划和总结等。文书档案的产生、内容、形式具有共性，进行文书档案管理能指导行政管理工作，保证机关单位健康发展。笔者结合实践，探讨了信息时代文书档案管理的问题和解决对策。

2 信息化背景下文书档案管理工作创新的意义

1）文书档案传递变得更加安全快速。文书档案的传递是企事业单位文书档案管理工作的重要内容之一。将信息技术应用到文书档案管理工作创新中，无疑能够使得文书档案传递变得更加安全快速。因为借助信息技术可以为企事业单位的文书档案传递提供一条安全、快速、高效的途径。企事业单位仅仅需要建立一个通畅、安全的内部局域网，就能够使文书档案在企事业单位内部进行快速的传递，而且借助这种传递方式还能够有效避免传统纸质文书档案传递损坏、丢失问题，从而有效保障文书档案在传递过程中的完整性和安全性。但是需要注意数字化的文书档案传递，面临的一个安全风险就是信息泄露。

2）有助于提高管理实效。数字化文书档案管理模式符合当前社会发展需求，既实现了信息的共享与交流，也改变了管理人员的工作模式。在传统的文书档案管理工作中，管理人员的大部分精力都放在归档、查档上，一旦发生档案资源遗漏的问题，就需要进行拆卷重做，严重拉低了管理工作效率。而利用数字化技术的电子类文书，可以有效降低档案管理工作的难度和强度，在插入遗漏文件后，可以自动生成新的目录与编号，能有效避免重复劳动，这不仅有助于提高文书档案管理的实效性，也有助于控制档案管理成本。同时，在传统管理模式下，由于未对工作环节进行统一规范，导致每个人的工作方式都各有不同，在档案分类方面也缺乏统一的标准。而计算机的数据处理效率极高，可以按照既定程序优化档案立卷、分类等环节。

3 文书档案管理存在的问题

1）对文书档案管理的思想认识不足。据有关调查研究显示，很多的职工对文书档案管理非常陌生，只是大致的听说过。许多单位并没有将工作档案管理纳入管理体系中，这就使得相关的档案管理人员对自身的管理工作认识不足，认为档案管理并不能为单位创造经济价值，只要不存在大问题就行。在错误思想的认识下，产生了各种不良反应，如，档案管理者晋职难度大、薪资低，工作人员工作热情不高，硬软件设备的投入不足等等。

2）文书档案管理存在较大风险。从当前企事业单位文书档案管理工作开展现状来看，由于电子文本和电子档案不断出现，虽然为文书档案管理人员的工作提供了极大的便利，但是也使得文书档案管理工作面临着较大的风险性，再加之许多企事业单位的文书档案管理人员依然采用传统的管理模式，这无疑会进一步加大这种风险性。倘若电子文书档案在管理过程中遭受不法分子的恶意入侵，使得文书档案信息发生泄漏问题，那么势必难以有效确保文书档案信息的完整性和安全性，最终对文书档案管理工作的创新形成制约。

3）人员素质不足。文书档案的管理，最终落脚点还是管理人员，因此人员素质高低直接影响文书档案的管理成果。文书档案数量增多、档案信息需求量大，导致管理内容繁琐、要求更高，同时也对管理人员提出了更高的要求。实际调查中，发现管理人员的素质不足，一方面，企事业单位没有重点把关，人才准入门槛低，甚至聘用一些专业不对口的人员；另一方面，管理人员自身思想懈怠，没有积极参与培训，没有丰富管理知识体系，不适应信息时代下的文书档案管理需求。

4 文书档案管理问题的解决对策

1）构建文书档案信息数据库，提升档案资源利用率。从现在事业单位文书档案管理工作落实不到位的现状，加强文书档案网络信息化建设，构建系统、完善的档案信息数据库，是互联网时代下提高事业单位文书档案管理水平和利用率的有效手段。各事业单位可以使用传统的载体文字图像识别技术等各种技术措施，提升文书档案数字化水平，并推进数据库的建设。事业单位要建设专业水平一直过硬的档案管理团队，完善硬件设备；同时，还要做好文书档案各种资料的统筹规划，在转档、存档等等一系列环节都要严格按照标准要求进行，确保文书档案的规范化管理，将文书档案的价值体现出来，提升档案资源利用率。

2）强化制度保障，创新工作机制。首先，综合考虑现有管理体制及机构情况，找出不适宜的规定并尽快完善或废除。同时，要从文书档案管理的整体性出发，重构全面性的管理体系，并积极梳理文书档案管理网络，明确岗位责任。在创新工作机制的同时，应以原有制度为基础制定完善的电子档案管理标准，以促进文书档案管理体系的进一步完善。其次，随着新技术的不断引入，文书档案修编规范也应随之做出相应的改变，同时，管理人员需明确文书档案管理数字化建设是一项长期艰巨的任务，只有定期对相关制度进行评审、修订、补充，才能促进文书档案管理的健康可持续发展。在现实利益环境下，文书档案管理部门必须加快建立起完善的自我营销机制，强化档案管理宣传工作，以提高领导层及其他部门对文书档案管理的重视程度，进而为档案生成质量的提高打下坚实基础。

3）培养专业人才。企事业单位在文书档案管理中，培养专业人才，要求具有专业管理知识，熟练掌握信息技术，树立高度责任心。第一，企事业单位在人才聘用上，适当提高准入门槛，优先选择有学历、有技术、有经验的人才，对文书档案管理有自己的见解，满足信息时代的管理需求。第二，对于在岗人员，企事业单位应该落实培训机制，采用多样化的培训形式，例如专家讲座、主题会议、外出进修等，不断学习新知识，树立终身学习的理念。第三，完善监督考评机制，对文书档案管理工作进行动态监督，定期开展绩效考评，将考评结果和薪资待遇、职位晋升相挂钩，激发管理人员的积极性。第四，我国文书档案管理工作刚起步，缺少先进的经验，可以成立专家小组。当出现管理人员不能解决的问题时，专家小组通过探讨研究，提供咨询建议，确保管理工作正常开展。

5 结束语

文书档案管理的数字化建设是实现档案管理创新的有效路径，档案管理部门应从整体实际情况出发，利用先进技术强化管理工作创新，以充分发挥文书档案的最优价值，进而从根本上提高档案管理服务的质量。