新时代文书档案工作信息化管理微探

过江帆

（江西省精神病院，江西 南昌 330029）

进入“互联网+”的新时代之后，互联网对人类社会的深刻改变早已渗透至政治、经济、社会等各个方面。而我们的文书档案管理也随着时代的发展发生着日新月异的变化，其标志即为计算机应用和网络管理在文书档案管理中的广泛运用。对于文书档案管理人员而言，就需要改变以往手工装订、立卷、保管的管理方式，还要改变以“份”为保管单位的编号管理方式，并充分利用硬盘、磁盘、光盘、扫描仪等多种工具与技术手段，进行案卷全文的扫描与存储工作，使得文书档案管理和利用的方式实现信息化技术升级并得到充分运用。为此，本文通过分析研究新时期文书档案信息化管理的优势，提出了提高文书档案信息化管理水平的相应措施。

1 新时代文书档案信息化管理的优势

1.1 有利于办公效率的显著提升

在以往传统的文书档案管理工作中，经常面临的问题是立卷时繁琐的归档工作，与日常管理中的检索困难，导致文书档案管理工作效率低下。在现代计算机网络技术应用的大背景下，我们的文书资料归档工作就有了科学、快捷的管理途径，即充分利用信息化管理手段，很好地解决以往复杂的立卷归档与检索查找等问题，归档质量获得提高、检索速度大幅加快，而文书档案管理人员的工作量却随之减轻，工作效率更是得到了显著提升。

1.2 有利于文件档案的一体化管理

传统档案管理工作的文件管理与档案管理相对来说比较分散，而在办公自动化条件下，可以促使文书档案的各项工作形成一个整体，如收发、登记、运转、文件收集整理等等，为文件内容的完整性提供重要的保障。将文件与档案整合为统一的系统工程，实现文档一体化，可以有效地将以往文档分离产生的相关问题（如造成有重要价值的“账外”文件无法归档，工作环节与工作程序出现重复雷同等现象）予以克服，更加有利于档案部门工作质量的提高与馆藏质量的提升。

1.3 有利于文件及文字信息的充分交流与共享

在以往文书档案管理的手工时代，难以实现信息共享，查找信息渠道单一、搜索面窄、获取的信息量不够全面。通过计算机技术的应用，我们可以在管理文书档案过程中实现体系管理，将所有的目录与内容进行分类、合并管理，建立与完善档案数据库，实现档案信息与载体的分离，使得档案利用工作的效果得到升华。无论是网络服务平台抑或是区域网服务平台上，使用者均可通过互联网充分了解其行业内部或行业之间的工作重点与动态信息。

2 新时期文书档案实现信息化管理的有效措施

2.1 提高认识，高度重视文书档案的信息化管理

文书档案信息化管理有着较强的专业性，兼具一定的复杂性。为了促使单位文书档案管理工作顺利开展并取得良好效果，首先对于单位领导层而言，需要高度重视文书档案的信息化管理，除了配备具备专业素养的工作人员还需加大对基础设施的投入力度，配置一些与信息化管理工作相配套的设备及仪器。其次，要改变以往档案管理工作方式[1]，加强档案室建设，形成一整套具有一定可行性的文书档案信息化管理方案。然后，单位内部需要加大档案信息化管理的宣传力度，强调文书档案信息化管理的重要性与必要性，为文书档案信息化管理工作营造良好氛围，提高各部门档案信息化管理的意识，促使全员都要规范地参与到文书档案信息化管理的工作中，从而构建一整套系统化、标准化的管理体制，促使单位组织内的文书档案管理工作朝着更科学、更规范的轨道发展。

2.2 健全制度，实现文书档案数据库的建设、维护与升级

对于单位组织而言，只有在健全的文书档案信息化管理制度的有力支撑下，其文书档案管理工作才能实现质的飞跃与提升。因此，在国家档案管理制度的大框架下，要紧密结合单位档案管理工作的实际情况，对文书档案管理的监督机制进行不断地完善。在信息化时代，各个行业的自动化水平飞速发展，一家单位的文书档案管理工作也要与时俱进，要着力于科学设计与建设单位或组织内部的文书档案数据库[2]，要学会利用信息技术的优势来进一步维护和开发文书档案数据库，并同步开发新的文书档案服务产品用于日常的工作与管理。此外，无论是单位还是档案管理人员还需加强对数据库的安全防范意识，提升技术加密手段，促进文书档案管理系统安全系数的进一步提高，为档案数据和资料的完整性提供重要保障，从而让文书档案信息功能得以充分的发挥。

2.3 创新方法，构建标准化、多样化、系统化的文书档案管理模式

开展文书档案信息化管理，其意义就在于为单位或组织提供高效的文化档案信息服务，为了更好地实现此目标，需要运用各种有效方法，如统一收集、分类管理和科学录入等等，并创新利用各种信息化技术汇总文书资料，实施一体化管理，最终获得格式与结构统一的文书档案，构建具有一定系统化和标准化的文书档案管理模式。从实体文书档案管理转变为信息化管理，实施信息化加工和网络化管理文书档案，在文书档案的数字化和电子化进程中，单位传统文书档案管理中存在的各项问题也将迎刃而解[3]。除此之外，对于档案管理部门而言，也要不断地加强与各部门之间进行沟通与交流，不断地积极创新单位文书档案信息化管理模式，让文书档案可利用范围逐步扩大，同时将档案管理服务系统与一些专门的网站进行链接，提供在线档案的管理与扩展，实现档案标签化、智能化管理，以此全面提升单位文书档案的服务质量与服务水平。

3 结束语

总而言之，在快速发展的“互联网+”的时代背景下，对于文书档案信息化管理工作进行分析是一项基础性的、不容忽视的工作。对于一家单位或组织而言，在日常档案管理的过程中，既要足够重视文书档案管理工作，同时也要根据实际情况加大投入，提升文书档案信息化管理水平，建立健全管理制度，不断创新管理手段与模式，运用最切合实际且最有效的档案信息化管理方式，实现单位档案信息化管理的高质量发展。