试论如何做好装饰项目工程档案管理工作

杜 静

（大华（集团）有限公司，上海 200442）

装饰项目工程资料属于原始型资料，是对工程筹划、实施及验收的真实反映，通过对完整资料的收集与整理，能够提升装饰项目工程的全过程管理水平，为后续的质量评估提供参与依据。与此同时，装饰项目工程资料的管理，是对现代工程管理思维的延续，依托其丰富的内涵及应用价值，将为后续的使用、维护及改进等提供原始依据，体现装饰项目工程的完整性，因此加强其资料管理对行业发展大有裨益。

1 做好装饰项目工程档案管理工作的重要性

1）有助于监督工程装修施工过程。作为整个装饰工程项目的记录，加强装饰项目工程档案管理工作，一方面可以监督管理整个工程质量，另一方面还记载装饰的各个环节[1]。在装饰工程施工过程中，档案资料主要体现在，施工图纸，施工设计、施工中的各个环节以及后期竣工验收等环节，装饰项目工程档案真实的记录了上述各个环节的工作，加强档案管理工作，可依托档案监督项目施工质量，进而保障整个项目安全性。

2）有助于为工程后期保障提供依据。对于装饰企业而言，加强装饰项目工程档案管理工作，能规避各种法律纠纷的发生，在装饰项目竣工验收后，如果装饰企业与业主或是其他单位发生法律纠纷，工程档案资料就是维权的重要依据[2]。故而，装饰企业在施工中要记录好各个施工环节中所产生的资料，在后期的保障中，根据档案资料判断工程中出现的各种问题，进而为解决问题提供一定的参考依据。

3）有助于保障工程项目安全。由于装饰项目的特殊性，在工程项目施工中施工人员会严格根据施工图纸进行系统化、规范化施工，装饰项目工程档案中设计图纸不可或缺的重要部分，因此设计图纸管理水平的高低整个装饰项目而言的安全是非常重要的，在具体的施工环节中所生产的图片信息、文字信息、视频信息真实的记录了施工过程，加强档案管理工作，能提升装饰项目工程的全过程管理水平，保障项目的安全。

2 做好装饰项目工程档案管理工作思考

1）完善档案管理机制，夯实档案管理基础。管理机制的完善是规范档案管理的基础，因此装饰企业推动档案管理向前迈进的过程中，必须采取更为科学合理的方式予以推动。一是依据实际情况加强制度的优化，即以宏观的管理视角对档案管理工作进行审视，积极抓住细节管理、精益管理等特点，完善现有档案管理机制，从而让档案管理人员依托制度对工程项目中各个负责人员和管理人员的工作进行明确，确保责任落实到具体的人头上，切实履责，同时上述人员还可以依托制度开展相关工作，规避施工资料管理中混乱、盲目管理的现象的发生，促进档案管理水平的提升；二是构建责任问责制度，通过这样的举措，与施工资料管理体制相辅相成。一旦发现装饰项目施工档案管理中出现了问题，则可以根据制度问责，规避出现问题相互推卸的现象，充分彰显施工资料管理体制的权威性，进而用制度约束整个工程项目档案管理工作，保障档案管理工作有条不紊的开展。

2）完善资料收集记录，加强档案管理力度。为做好装饰项目档案管理工作，一是我们要做好材料进场资料的收集整理工作，比如，材料出厂证明、合格证书、检验报告等，在具体的装饰环节中，企业要选派专人做每天的施工日志记录，确保各项资料与工程项目的开展保持一致性，确保施工环节中相关资料的收集归档工作。二是做好资料的监督查验，借阅资料的记录，归档等工作，在具体的施工环节中，施工人员，监理、管理人员之间还要加强交流沟通，做好资料的交接，并定期将资料交至到档案管理人员处，进而保障档案资料的完整性。三是重点加强施工环节档案管理。为做好档案管理工作，必须要确保档案资料归档范围，并根据装饰项目的特征，设置相应地档案盒子，做好标签，比如，材料、给排水、合同、通风和空调卷等，与此同时还要填写台账，认知记录工程材料进场检验的台账和混凝土、瓷砖的复试台账，做好相应地保管以便后期使用。四是档案管理人员要加强与相关单位或是人员的交流沟通，及时提供相关质量证明文件和原材料，确保档案资料的有效性、完整性和真实性。

3）规范移交归档流程，确保档案的完整性。档案管理一直是一项复杂的工作内容，在装饰工程项目档案管理中，同样涉及诸多领域的档案内容，包括方案、计划、合同等一系列内容。为满足各级工程管理的要求，在工程实施及结束后，均需要向相关部门实施档案移交与审核，因此为更好地展现档案管理的质量，必须在档案移交归档的流程上下功夫。一方面，要强化档案管理的规范性，切实完整工程项目中的档案内容，实施有效的归档方法，使相关内容能够一目了然，降低档案移交过程中的时间成本。另一方面，工程档案应确保备份保存，在施工前、中、后等各个阶段，抓好档案管理质量，将纸质、电子档案等进行分类，避免因外界因素的影响而导致档案遗失、残损而无法移交，由此也可以实行实时移交制度。

4）加强档案信息建设，提升档案管理质效。当前，档案管理信息化逐步成为热议话题，反观装饰项目工程档案管理工作，同样需要不断契合于时代的变革，加强由传统管理模式向信息化管理模式的转变，通过档案管理的技术创新，完成时代的转换与衔接，切实从根本上解决档案管理效率的问题，提升装饰项目工程档案管理质量。一方面，在装饰项目工程档案管理之初，要统筹分析档案管理的目标和要求，制定完善的档案管理工作方案，在其中深入融合信息管理系统，将档案管理的收集、整理及归档向数字化转换，以此来创新档案管理的理念，逐步适应全新管理模式的应用。另一方面，要实现档案管理的信息化发展，必须要从源头上进行改进，如加大在信息化技术领域的投入，保障档案管理工作能够逐步转型，达到信息化档案管理的基本要求。同时，在信息化技术应用的层面，也应当加大人力、物力、财力的保障，确保各项工作能够融合发展，加快信息化档案管理建设目标的实现。

5）培养档案管理人才，提升人员专业素养。装饰项目工程档案管理具有长期性、系统性特征，其管理要求与一般工程档案管理一致，均需要建立和完善管理体系，以发挥出档案管理工作的实际效能。随着当前网络信息技术的深入应用，人才竞争的市场格局加剧，装饰工程项目档案管理应理清思路，面向于更高层次的发展目标，注重对档案管理人才的吸纳与培养，切实建强档案管理人才队伍，切实发挥出档案管理的人才优势。在实践中必须要突出实践需求，建立完善的人才吸纳与培养机制，尤其是以信息化操作为主体，吸收外部高技术人才，同时对既有人员通过学习、培训、讲座等方式，提升档案管理能力，最终提升人员的专业素养，为档案管理质量提升奠定基础。

3 结语

一言以蔽之，随着时代的发展，装饰项目工程档案管理资料也要不断优化。因此，我们要从要固本培元，革故鼎新，坚持因事而化，因时而进，因势而新，跟随化时代的步伐，统筹谋划，整体设计，不断加强档案管理，通过抓重点、补短板、强弱项，切实做好档案管理工作，提升档案管理质效，发挥档案管理的作用，为装饰企业的稳健长远发展保驾护航。