档案编码是档案管理工作中的关键环节

赖六英

摘要：在档案管理过程中，档案编码工作较为重要，是其中的关键环节，主要因为在国家档案管理工作实际发展的过程中，需要对各类信息资源进行整合，融汇数据信息，建立专门的管理机制，逐渐提高档案管理工作可靠性与有效性。在档案编码的过程中，通过合理方式对数据信息进行管理，创新工作形式，能够满足当前实际发展需求，建立先进的管控体系，通过现代化工作形式对其进行处理，逐渐提高档案管理工作可靠性与有效性，达到预期的工作目的。

关键词：档案编码;档案管理工作;关键环节

做好干部人事档案管理工作，是落实党中央提的“党管干部，进一步建立健全干部选拔任用”机制，防止“带病提拔”干部的战略决策中必不可少的重要一环。作为档案管理人员，所肩负的历史使命非同一般。首先，必须具備优良过硬的政治素养，做到一切听党指挥，忠诚于党，忠诚于人民，坚守党性原则，牢固树立对党负责，对干部负责的信念。这就要求档案管理人员还必须掌握娴熟的、适应所从事工作的技能技巧。这样才能工作起来得心应手，起到事半功倍的效果，达到提高工作效率的愿望。干部档案是干部成长过程的历史记录，根据工作需要提供给组织调阅。面对浩如烟海的一叠叠档案资科，要做到查找迅速，准确无误，并不是一件容易的事情。下面，我就围绕这方面工作谈谈个人的体会。

一、系统编码。首先采用五笔字形法对各姓氏进行编码，做到有序可循。第一步，把姓氏的第一笔按横（一）1;竖（|）2;撇（/）3;点（、）4;横折（乛）5的顺序进行归类。第二步，把姓氏中第一笔相同的，再看第二笔;第二笔又相同的再看第三笔，第三笔又相同的再看第四笔。依此类推从少到多排列。如：于1120，丁1200，王1121，黄1221，苗1222，范1224，李1234"。

二、个人编号。将名字中的两个字，各取第一笔第二笔，按五笔字形法得出一个四位数的编号。如果名字是单字的，现在一般做法是按笔划顺序数出前四笔，按五笔字形法编成一个四位数的编号，不足四笔的部分用0代替，凑足四位数编号。但我认为，名字是单字的，不管该字多少笔划，也只取第一第二笔，后面用两个0代替，编成一个四位数编号。这样，单名的都会排在档案柜里相应编号的前面，一目了然，更容易操作。档案袋放进、取用都方便得多，如“王平”个人编号就是1400，比取四笔的编号1431更好找[1]。

三、准确编码编号是管理好档案的关键环节。大家都知道，人事档案随人走，干部调动其个人档案也随之转移，所以有一个统一的编号规则很重要。而要使各地的编号方式一致，首先就对档案管理人员提出了更高要求。档案管理人员必须熟练掌握常用汉字的笔顺笔画，对国家新出台汉字笔顺笔画正确写法心知肚明，了如指掌。如果对笔顺笔画的正确写法产生模糊，当然就编不出统一规范的档案编码编号，当管理人员调整更换时就会产生“忙、乱”现象，影响工作效率[2]。由于汉字总体来说结构复杂，笔画多，受各种因素影响和书写习惯干扰，往往出现对同一个字的笔顺笔画各人有不同的写法。正因如此，国家文字改革部门才要针对社会上不同时期存在的不同看法做出统一规定。所以，我们都要认真仔细地学习有关规定，做到举一反三，触类旁通;熟练掌握，精准运用。而不能对过去存在的不正确习惯写法我行我素，听之任之，自行其是;不符合规范要求的不正确写法要坚决改正，一步一个脚印，保证档案管理规范化。这也提醒我们档案管理人员要有全局意识，树立大局观念，譬如秃宝盖第一笔是点而不是竖，竖心旁的笔顺是点点竖，而不是先竖后点：（不适用“先中间后两边”的规则）。“万”的笔顺是先写横，再写横折钩，后写撇，而不适用“从左到右”的规则（详见附<笔画笔顺易错字集锦>），等等。万一笔顺笔画弄错了，当然编号也就跟着错了;编号错了，该份档案的摆放位置也就走样了，所以别人查找起来也就麻烦了[3]。

四、档案管理人员的工作责任心强了，精准编码的技术难题解决了，我们只要按照制定成文的规章制度和有关操作规程去做，那么，其他问题也就迎刃而解了[4]。

当然，工作成绩只有更好，没有最好。随着时代的迅猛发展，各种高新技术的广泛应用，原有的问题解决了，又会有新的挑战来临。时代赋予我们的使命就是：坚持做到与时俱进，勤奋学习，耐得寂寞，忠于职守。那么，看似枯燥无味的档案管理工作也会变得生机盎然，让你在平凡的工作中亨受到得心应手的愉悦，抒发出档案人默默无闻、无私奉献的高尚情愫！

参考文献：

[1]蔡伟丽.基于知识服务的档案管理模式研究[J].办公室业务，2014 （1）：77.

[2]刘希国.档案RFID管理的标签EPC数据存储区编码方法及应用[C].决策论坛——政用产学研一体化协同发展学术研讨会论文集.2015：191-191.

[3]张珊.试析档案与图书条形码技术的应用[J].河南科技，2014 （24）：271-272.

[4]杜峰.档案智能管理系统的改进研究[D].南京邮电大学，2015.