新形势下档案管理数字化研究

王琴

【摘 要】我国科学技术快速发展，信息技术对于现代社会产生了深远的影响，促进了很多行业的变化和发展。对于任何一家单位的经营来说，档案管理都是必不可少的一部分工作。然而在传统的档案管理模式中，由于信息技术并没有充分介入其中发挥作用，导致档案管理中的很多工作都需要依靠人工来完成。本文针对新形势下档案管理的数字化建设进行分析，希望对相关人员有所帮助。

【关键词】新形势;档案管理;数字化;问题;措施

引言

网络技术飞速发展，和人们的日常生活形成了非常紧密的融合。与此同时，档案管理也借助计算机技术，实现了效率的大幅提升。但是，有些单位由于缺乏对信息技术的认识，在进行档案管理时仍然在沿用传统的模式，不仅不能提升档案管理的效率，还有可能增加档案管理的风险。所以，相关人员应当对档案管理的数字化给予足够的重视，针对现有的档案管理问题，采取科学的方法加以解决。

1.新时期档案管理的普遍问题

1.1对档案管理不够重视

要想让单位在进行档案管理时显著提升效率，首先应当提高对档案管理的重视程度，只有对档案管理有了足够的重视，才能在实际进行档案管理的过程中，对管理制度进行完善，采取更加有效的管理方法。但是，对档案管理不够重视的现象在我国很多地区仍然比较普遍，使得档案管理的效率难以得到本质上的提升，为档案管理的数字化建设也带来了一定的阻碍。

1.2档案管理人员的数字化素养不足

档案管理人员数字化素养不足也是当前我国档案管理中比较突出的问题。不可否认的是，我国档案的数字化管理虽然发展迅速，但是起步相对较晚，有些单位刚刚走上档案数字化管理的道路，但是负责档案管理的工作人员仍然没有从传统的档案管理模式中跳脱出来，他们的数字化素养有限，在进行档案管理时对技术的应用不够熟练。

1.3数字化管理的硬件设施不够完善

档案管理除了上述的两个突出问题之外，很多单位档案管理的数字化硬件设施不够完善也是比较普遍的问题。档案数字化管理需要有相对完善的硬件设施，还要通过网络的搭建来实现档案在各部门之间的有效共享，这些都需要进行一定的投入。但是，有些单位在硬件投入方面不够重视，也没有在档案数字化管理的硬件设施上进行足够的投入，使得档案管理远远没有达到理想的效果。

2.档案管理数字化的发展措施

2.1加大设备引进与更新投入

档案管理的数字化首先是指档案硬件的现代化和数学化，这是影响档案管理质量的重要措施。因此，在档案管理数字化的发展过程中，必须要加大数字化设备的引进，同时要及时更新计算机系统和程序。其次，在做好软件工作的更新之后，还应注重对落后的硬件设施进行管理和更新，同时对于使用的硬件设施要做好保养工作，如此就能切实延长数字化管理载体的使用寿命，提升档案管理的效率。此外，在数字化的档案管理过程中，要注意吸收和借鉴先进单位的经验，有效实现数字资源和转化和共享，建立全新的数字化档案管理体系，从而就能切实促进现代化档案管理效率的提升。

2.2提升档案管理人员的综合素质

档案管理的数字化发展，不仅仅是设备的引进和更新，更关键的还在于档案管理人员数字化素养的提升。这是因为档案管理人员是实施数字化管理的重要参与者，其综合素质水平的高低将直接影响档案管理工作的水平。所以，在当前的形势下，有必要对档案管理人员进行综合性的培训，深化档案管理人员对档案管理数字化理论知识的理解，并注重培养其电脑操作能力，使他们能够在实际的管理工作中熟练使用数字化的设备。此外，作为一名现代的档案管理人员，必须要不断提升自身的工作素质和安全素质，学习各种数字化的技能技巧，做好档案资源的保密和保存工作，提高档案管理工作的安全性和可靠性，为顺利实现档案管理工作的数字化发展贡献自己的力量。

2.3完善档案管理信息化流程

随着我国信息化的发展，事业单位越来越重视工作的高效运行，而档案馆自然也不例外。所以，档案馆在进行日常工作的过程中，为实现工作流程的简化和高效，就必须要充分的利用信息化的管理系统来为客户提供方便。档案馆通过建立信息化的管理系统，不仅可以促进过去复杂的档案调取查阅流程的改变，使其他单位或组织的用户在简单的注册和身份认证后，就可以直接进入到信息化的管理系统中，实现档案馆资料的再现查询，而且省去了传统的人工环节，有效提高了档案管理工作的效率。

2.4推行更为先进的档案数字化管理理念

新形势下，档案的数字化管理已经成为必然的趋势，企业单位应当积极推行数字化档案管理的理念，在进行档案管理的实际工作过程中，充分融合数字化管理理念，让它真正地发挥作用，帮助档案数字化管理提升质量。另外，单位还可以根据需要进行数字化档案管理相关工作的考核，针对工作人员的技能和知识储备进行评价，对那些表现优异的工作人员给予一定的奖励，鞭策全体员工提升自身的档案数字化管理的素养，培养相应的技能。

结束语

在新形势下，档案的数字化管理成为必然的发展方向，企业和单位应当在条件允许的情况下，加大硬件设施的投入，完善档案的数字化管理制度，同时对档案管理人员进行数字化管理技能的培养，让他们能够在实际工作中更加充分地发挥自身的作用，提升档案管理的质量和效率。本文针对新形势下档案的数字化管理常见问题进行分析，并提出了相应的解决对策，希望对相关人员有所帮助。

参考文献：

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（作者单位：蒙自市网络安全技术中心）