审计档案管理现状、存在问题以及对策研究

陈云亮 罗俊杰

【摘要】本文结合企业审计档案管理实际情况，对企业的审计档案管理现状进行了阐述，针对审计档案管理过程以及利用方面存在的问题，进行了有针对性的分析，联系具体工作，提出具有操作性和实践性的改进建议，以促进审计档案管理向规范化方向发展和提高。

【关键词】审计档案管理;综合利用;问题;对策

审计档案科学合理运用是审计工作具体成效的体现和延续，审计档案系统分类，整理完整，则是企业内部审计工作的更高要求。有效管理和利用审计档案，是实现企业内部审计工作有位、有为、有威的重要手段，是促进审计工作高质量发展的必然要求。当前，随着信息化审计、风险管控审计、大数据审计等技术方法兴起和深入推进，企业传统审计档案管理方法正面临着巨大的挑战，需要深入研究，制订有效对策加以解决，以适应新形势、新情况下审计档案管理工作的需要。

一、企业审计档案管理工作现状

审计档案是指在审计或调查工作中直接形成的、具有保存价值的，以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。创建审计档案可以储存大量審计信息资源，确保审计工作延续性、真实性，方便对历史审计数据的查找、运用和搜索。当前，审计档案管理一直是企业档案管理中默默无闻的一项工作，由于内部审计自身职能定位问题，企业往往未将审计档案管理纳入日常档案管理工作界面，最终导致审计档案管理工作处于停止不前状态，使历次审计项目工作成果成为“死档案”，没有变为“活信息”，审计档案防错机制没有发挥应有作用。

二、公司审计档案管理工作存在的不足

（一）审计档案管理重视程度不够。自中国海油湖北大峪口化工有限责任公司组织机构设置优化调整、内部审计业务纳入党政办公室业务板块后，公司就要求加强审计档案管理工作，并将审计档案管理与人事档案、财务档案、合同档案、基建项目档案管理纳入同等重要地位，针对已完结的审计项目，要做好审计过程资料存档备查工作。目前，公司已完成2017年至今内部审计方案、过程文件、审计整改报告的整理汇总、装订成册工作。但2017年之前审计档案因人员离职，资料反复移交，为审计资料归档增加了一定难度，这种情况产生的主要原因是审计业务人员对审计档案管理作用认识不清，重视程度不够。部门领导虽三令五申强调要做好内部审计过程文件留痕，审计档案反复利用等工作，但基于公司内部审计工作人员少、任务重、时间紧等现实问题，内部审计人员仅有的时间精力全部用在完成当年年度审计工作计划、提高审计工作质量以及配合上级公司完成对公司相关审计项目和审计问题整改上，没有足够时间和精力开展审计档案管理工作。长期以往，不可避免就会产生重视审计业务却忽视审计档案管理的情况发生，由于内部审计人员自身对审计档案管理重要性认识不够，导致公司审计档案管理工作始终处于被动状态，造成公司审计档案管理工作质量和工作效率难以满足公司不断发展需要。

（二）审计档案管理制度建设有待加强。湖北大峪口化工有限责任公司审计档案管理制度建设，在体系精简去冗工作推进过程中，全部予以删减，分别参照上级公司《审计档案管理办法》（IS-02-11）、《档案管理办法》（AM-01-05）要求执行，这些规章制度建立和有效执行，不仅为公司内部审计管理提供了强有力的制度保障，还为公司内部审计档案管理奠定了坚实基础。目前，公司基本上遵照了上级公司相关管理制度要求，组织开展了审计档案管理工作，但在审计档案制度建设“落地生根”上仍待加强。公司作为中国海油化学公司下属单位，不仅需要做好审计档案管理工作的一些必备要件，同时，还要结合公司现状以及历次审计发现问题，在审计档案信息化建设和审计档案综合利用上想办法，找突破口，不断完善公司内部审计档案具体管理办法和业务流程，明确责任，细化措施，并在具体工作中加大检查监督力度，确保每个工作环节都不出现失误，只有建立健全完善的审计档案管理制度，才能让审计档案管理工作更加井然有序进行，真正有章可循，有规可依，为今后审计档案管理和利用创造良好条件。

（三）审计档案管理人员素质能力有待提升。目前，公司没有设置专门审计档案管理人员，仅有审计业务人员兼任，因审计档案管理相关专业知识缺乏，审计档案管理大多数情况下，只是进行了简单的档案整理，存放在文件柜里，造成审计档案没有实施有序分类，太过繁杂，还有就是审计档案信息化水平不够高，存在很多形式化工作，审核、监督和管理不严，造成很多审计档案手续缺失。公司各单位、部门作为被审计监督对象，内部审计档案管理人员，在审计档案管理过程中，只是简单做好了审计报告传阅工作，没有对审计发现问题进行系统分类、整理，针对审计发现问题形成的整改报告，被审计单位、部门档案管理人员未加以重视和关注，导致每次审计工作都成为“一个单独的个体”，历次审计工作没有形成一个完整审计业务数据库，这种审计档案管理方式，对后续工作开展不具备指导性，且以往审计发现的问题，因审计档案整理不完整性，业务经办人员不能从以往审计发现问题中“取经”和吸取经验教训，导致审计问题屡查屡犯的情况发生。随着审计工作数据化、信息化工作进一步深入推进，公司审计档案管理人员业务素质和能力不足，已成为制约公司审计档案管理工作提升的重要因素之一。

三、强化公司审计档案管理水平的有效对策研究

（一）提高审计档案管理重视程度。审计档案工作开展首要因素，在于公司管理层重视，提升审计档案管理工作水平的重要因素就是领导对其的重视程度，只有领导加强了对审计档案管理工作的重视，才可以有效提升审计档案管理水平。各单位、部门负责人作为部门工作第一责任人，只有在思想上认识到审计档案管理的重要性，才会将其纳入部门日常工作重要管理业务范畴。针对业务开展存在的盲区，审计工作存在风险点或易错点，各被审计单位、部门很有必要建立一本“日常作业纠错本”，完善所属单位、部门审计档案建立和管理工作，并指派专人负责落实跟踪推进。

（二）加强审计档案管理信息化建设。从观念入手，改革创新，增强审计档案信息化管理意识，公司要在做好审计档案归类、整理基础上，推进审计信息数据化系统建设工作，建立统一完整的审计信息数据库，主要内容包括但不限于审计项目、审计发现问题、审计工作依据、审计整改措施等。只有建立了统一完整的审计信息大数据，才能确保各项审计工作对后续工作提供指导作用，防止同一类似问题屡禁不止的情况发生，这也是提升公司审计档案管理水平的基础工作之一。

（三）提高审计档案综合利用水平。在信息化审计、审计工作数据化情况下，通过审计档案信息化全面推进，公司可将公司以往审计过程中发现的所有问题进行汇总，形成专门审计数据电子档案，本档案由党政办公室进行统一管理，各责任单位、部门按档案借阅程序完成报批后，由各责任单位、部门负责人根据业务对口管理原则，发送各业务人员。对后续工作开展过程遇到审计类似问题时，各业务人员可从审计数据库中找“答案”和应对方法，从而提高公司各项业务合规性，从而真正将审计整改措施落到实处，防范审计整改问题屡禁不止的情况发生。

（四）专人管理与兼職管理并重。在审计档案管理工作推进过程中，党政办公室审计人员作为审计档案管理牵头责任人，要与各单位、部门档案管理人员共同推进公司审计档案归类整理工作，确保各项审计档案管理工作做精做细，实现兼职管理向专业化管理身份转变。同时，档案室专业管理人员应适时参与指导审计档案建档、管理工作，专业人做专业事，并对审计档案管理工作适时进行检查指导，针对“业余选手”工作存在的问题，及时予以更正，提出改进建议，确保审计档案管理工作按正确轨道持续推进，少走弯路，少走错路。

（五）提升审计档案管理人员素质。工作有效开展，顺利推进，关键因素在于人，审计档案管理工作有效开展，全面提升，主要在于不断提升档案管理人员综合素质和能力，在今后工作中，公司应为审计档案管理人员提供尽可能多的学习和培训机会，通过定期参加审计档案管理的专业知识培训和学习，不断改进审计档案管理人员工作方式、方法。在审计档案管理过程中，审计档案管理人员要持着严谨的工作态度，细心认真对待审计档案管理工作，还要将审计相关业务和审计档案管理相互融合，通过将学习到的理论知识和审计档案管理实践反复结合，让每个审计档案管理人员都具备专业档案管理知识，全面提升审计档案管理人员的综合素质，建立专业的审计档案管理团队。

（六）以制度形式进行固化沉淀。管理手段、方式创新，是一个持续推进的优化过程，管理精细化更是通过不同业务经办人员经验积累，总结而来。公司审计档案管理既要符合上级公司审计档案管理总体管控要求，还要充分兼顾公司审计档案管理现状，持续优化推进。党政办公室针对审计档案管理过程中一些好的经验、做法，要及时以内控制度文件形式进行固化，确保不因人员变动而出现管理断层，确保审计档案管理工作前后延续性、一致性，推动审计档案管理不断向规范化方向迈进和提高。

四、结束语

经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面提升内部审计质量和水平的工作推进过程中，审计档案管理显得越来越重要。公司内部审计工作要想发挥其真正作用，首先必须认识到审计档案管理的重要性及其意义，纠正审计档案管理工作存在的弊端和问题，不断充实和更新自己的专业知识结构，才能把审计档案管理工作做好，更好地服务公司生产经营发展需要。

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