浅析如何做好高校档案查借阅工作

周璐 王媛

【摘要】文章在分析高校档案查借阅工作重要性的基础上，提出档案查借阅工作的工作原则。从高校档案查借阅频率较高的文书档案、会计档案、科研档案、学籍学位档案和死亡人员人事档案的查借阅工作方面详细介绍了高校档案查借阅的规范化管理过程。

【关键词】高校档案;档案利用;查借阅工作

一、高校档案查借阅工作的界定

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案主要包括党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、实物、声像等类别，涉及高校工作的各个部分。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。做好高校档案工作，可以更好地保障学校行政工作有序开展，还可以更好地展现学校发展的脉络，保存学校发展的记忆。

本文所指的高校档案查借阅工作是高校档案提供利用工作中的一个部分，它是指高校档案馆（室）根据档案利用者的需求，基于馆藏情况，为利用者提供档案阅览服务的工作。通过档案的提供利用，档案才能实现最终价值，发挥档案的资政、查考、凭证、教育和文化等作用。档案查借阅工作就像一个窗口，一方面反映了档案收集整理工作是否有序开展，一方面反映了档案利用者的不同需求。

二、高校档案查借阅工作的重要性

（一）做好档案查借阅工作，是发挥高校档案价值的必然要求。高校档案记录了高校管理过程中形成的各种重要文件和原始材料，具有参考凭证价值;记录了高校发展的历史，具有历史价值;记录了教职员工在高校建设过程中的筚路蓝缕的经历，具有文化育人价值。这些价值都需要通过阅读档案内容才能实现。规范的档案查借阅工作可以让档案更充分发挥其价值。因此，做好档案查借阅工作，是发挥高校档案价值的必然要求。

（二）做好档案查借阅工作，是高校档案工作规范化管理的必然要求。高校档案工作包括档案收集、整理、鉴定、保管和利用等环节。档案的查借阅工作属于档案提供利用环节的一部分。因此，理顺档案查借阅工作流程，是高校档案工作规范化管理的必然之举。

（三）做好档案查借阅工作，是高校档案部门服务学校和社会的必然要求。高校具有为社会服务的职能。高校档案部门是高校服务的窗口部门。做好档案查借阅工作，一方面，可以展现学校的良好工作风貌;另一方面，也可以为毕业生办理各类证明事宜提供凭证，为学校工作提供参考资料，为科研工作提供研究数据和材料，更好地服务于学校和社会。

三、高校档案查借阅工作的原则

（一）手续办理的规范性。查借阅不同类型的档案需要提供的手续不同，审批的权限也不尽相同。为了保证档案的合法合规使用，档案利用者应根据档案馆（室）的规定，填写相关的表格或提供相应的情况说明，经有关单位审批后，携带有效身份证件到馆（室）进行办理。表格填写不完整、情况说明描述不清晰，审批不完备等情况，均无法提供查借阅服务。

（二）查借阅流程的严格性。档案查借阅工作需要经过查借阅申请材料审核、检索档案、利用档案、清点归还档案和利用登记五个流程。由于档案在一定程度上具有保密性和政治性特征，档案的查借阅流程必须按步进行。只有在完整提供查借阅申请材料的基础上才能提供档案的查借阅服务。档案利用者在档案利用过程中应当遵守档案保护、档案保密的规定。档案查借阅后应该根据档案馆（室）的要求进行登记。

（三）查借阅服务的细致性。查借阅服务的细致性主要指档案工作者在档案查借阅者手续完备的情况下，应认真了解和分析其查借阅需求，尽可能细致、全面地为利用者提供其所需的档案材料。

四、高校档案查借阅工作实践

（一）文书档案的查借阅工作。文书档案是高校档案查借阅工作中利用最多的一类档案，包括学校遵照执行的上级来文，学校制定的各类管理办法，各部门重要的工作记录等。1.文书档案的查阅工作。文书档案的查阅工作主要涉及两个对象：校内工作人员查阅和校外工作人员查阅。针对校内工作人员查阅，如果查阅的是本部门档案，只需向工作人员提供档案检索的途径，如档案题名、关键词、归档年度、责任者等信息，就可以在工作人员找到所需档案并登记后进行查阅;如果查阅的是校内其它部门的档案，基于保密性和规范化的要求，需提供一份双方部门领导签字后允许查阅的情况说明，进行登记后方可查阅。针对校外单位查档，相关单位需提供一份介绍信，说明查阅的目的及查阅人的相关信息，查阅人还需出示身份证件以便于工作人员核实身份，提供档案查阅服务。2.文书档案的借阅工作。文书档案的借阅服务只针对校内工作人员提供。如果借阅的是本部门的档案，只需要填写《外借档案保密安全责任书》（一式两份，外借责任人和档案馆室各保存一份）即可，《外借档案保密安全责任书》中明确说明了外借档案人需要遵守的档案借阅规范，明确了外借档案的内容、外借的时间和外借责任人，明确了档案外借过程中若出现档案损坏或泄密需要承担的法律责任。《外借档案保密安全责任书》填写完毕后，需要部门领导签字并加盖部门公章。如果借阅的是其他部门归档的档案，也需要填写《外借档案保密安全责任书》（一式两份，外借责任人和档案馆室各保存一份），此表需要借阅部门和档案归档部门的领导签字，同时还需档案归档部门分管校级领导签字。这样做的原因是：一方面考虑到部门归档档案的保密性需要;另一方面需得到分管校级领导的认可和同意，明确档案外借的责任。

（二）会计档案的查阅工作。高校会计档案是指高校的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映高校经济业务发生情况的重要史料和证据，属于高校的重要经济档案，是检查一所高校过去经济活动的重要依据。目前来说，高校会计档案的查阅工作主要涉及三种对象：毕业生、校内工作人员和校外工作人员。毕业生查阅会计档案，主要查阅的是学费发票，用以办理学费报销和毕业证书领取等事宜。针对这类情况，毕业生需提供学校财务部门查到的凭证号和本人身份证即可办理。校内工作人员查阅会计档案，主要有两种情况：其一，查阅部门经费相关的会计档案，如购买办公用品、设备设施的经费报销情况、部门工作人员外出参会培训的经费报销情况等;其二，查阅以个人为单位负责项目的会计档案，如专家学者的科研项目经费报销情况等。校内工作人员查阅会计档案除需提供财务部门查到的凭证号外，还需要提供一份情况说明（内容包括查阅人、查阅事由、查阅时间），部门负责人或项目负责人知晓并在“情况说明”上签字，加盖查阅部门印章，财务部门领导也需知晓此项查阅工作并签字。这样做的原因是：会计档案涉及到部门或项目负责人的财务信息，具有一定的保密要求，需经过三方领导的同意才可进行查阅。校外单位查阅会计档案，主要是学校审计的需求。考虑到审计工作的规范性和严肃性，审计单位查档时需校内对接职能部门（如监察审计部门）工作人员陪同查阅，除提供财务部门查到的凭证号外，还需提供一份情况说明（内容包括查閱人、查阅事由、查阅时间），对接职能部门和财务部门领导签字，加盖对接职能部门公章，同时还需提供审计单位查档人员的工作证件。

（三）科研檔案的查借阅工作。科研档案是在科研活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料。它是高等学校和科研管理机构特有的档案。它是科研人员的劳动成果和智慧结晶，是反映科学研究活动的真实记录，更是重要的科研信息资源储备形式。目前来说，科研档案的查借阅主要是用于科研项目结题验收、科研项目后续研究、科研项目奖励申报和在校教职工职称评审。主要针对的对象是科研项目负责人和参与人。查借阅的内容主要是项目实验记录、项目申报书和项目验收材料。项目负责人和项目参与人查借阅本人或本人参与项目的科研档案，只需出示本人身份证即可查阅。针对非项目组外成员查借阅的情况，查借阅人需出示本人的身份证原件，还需提供一份情况说明（内容包括查借阅人、查借阅事由、查借阅时间），项目负责人或项目论文指导老师签字并加盖其所在科研管理部门公章。原因是：科研档案是科研项目的精华，科研项目的成果属于项目团队，科研项目的顺利完成是基于负责人所在单位提供的条件和平台。基于科研项目保密性的需求，只有科研项目相关责任人和责任部门都许可后，才能提供查借阅服务。

（四）学籍、学位档案的查阅工作。学籍档案指学生在校就读所录入的个人信息，包括姓名、家庭住址、身份证号等基本个人信息，以及学号、入学时间、学籍情况等学校相关信息。本文所指的学籍、学位档案主要指入学录取简明登记表、学生成绩单、学生毕业生名册、授予学位审核意见、毕业论文评语意见书等学生在校就读所产生的档案。学籍、学位档案查阅工作的对象主要包括在校生和毕业生两类。在校生查阅的内容主要是入学录取简明登记表，查阅目的主要包括：一是用以证实在校生的合法身份以代表学校参加各级各类比赛。二是求职时根据应聘单位的需求证明该生属学校正规录取的学生，符合应聘标准。毕业生查阅的内容涉及学籍、学位档案的各个方面，查阅目的涉及学历认证、补充个人档案、升学考试和考证等方面。本人查阅学籍、学位档案只需出示本人身份证原件、毕业证原件或复印件即可办理。由于本人无法到馆（室）需委托他人办理的，需出示被委托人身份证原件，同时提供委托人身份证复印件、毕业证复印件和委托人亲笔签名的委托书，委托书内容包括委托人和被委托人的身份信息、委托事由和委托内容。原因是：个人的学籍、学位档案属个人隐私，需完整的证明材料以保证个人学籍、学位档案的安全保密。

（五）死亡人员人事档案的查阅工作。干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。根据《干部人事档案工作条例》中“干部死亡5年后，其人事档案移交本单位档案部门保存”的规定，死亡5年以上的死亡人员人事档案由档案馆（室）提供查阅服务。校内查阅死亡人员人事档案，需填写《人事档案查阅审批表》，《人事档案查阅审批表》中需填写查阅事由、查阅人和查阅内容，查阅单位、党委组织部和档案馆（室）领导签字并加盖部门公章。校外查阅死亡人员人事档案，同样需填写《人事档案查阅审批表》，《人事档案查阅审批表》中需填写查阅事由、查阅人和查阅内容，查阅单位、党委组织部和档案馆（室）领导签字并加盖部门公章。除此之外，还需提供查阅单位开具的单位介绍信，出示查阅人身份证原件，以核实查阅目的和查阅者身份。

五、结论

高校档案查借阅工作是实现高校档案价值的重要途径之一。只有在规范手续办理、严格查阅流程、细致提供查借阅服务等工作原则的指导下，在明晰查借阅服务的对象、内容和目的的基础上，理顺查借阅工作流程，才能更好地服务于高校档案工作的发展，服务于高校和社会的发展。

【本文系2018年云南省档案局科技项目“高校档案管理工作机制研究——以管理控制理论为视角”的研究成果之一。项目编号：2018-X-026】

【参考文献】

[1]中华人民共和国教育部.高等学校档案管理办法（中华人民共和国教育部令第27号）[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/s78/A02/zfs_left/s5911/moe_621/201001/t20100129_170434.html，2019-06-17.

[2]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[EB/OL].http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm， 2019.06-18.