探微新时期档案信息化建设与档案管理思考

李薇

【摘要】当前科技在不断地发展，以往的档案建设和管理模式已经无法满足新时期档案发展的要求，所以，这就需要转变以往的档案建设和管理模式，将信息技术应用到其中，符合新时期的档案工作管理要求，进而全面发挥出档案的价值。但是现阶段国内档案信息化管理中还存在很多的问题，使得工作效果受限，要想促进档案信息化、现代化的发展，就需要对国内档案信息化建设进行完善，这就要求能够分析档案建设以及管理中的不足和问题，科学的采取措施解决，基于此，本文分析了新时期档案信息化建设与档案管理。

【关键词】新时期;档案信息化建设;档案管理

在档案信息化建设中，对档案以往的保存方式进行转变是重心，档案信息化就是将以往实体保存的方式转变为数字化信息保存的方式，这样就可以对传统保存方式的不足进行弥补，能够长时间对档案信息进行有效的保存，让档案资源可以实现共享，充分发挥出档案的作用，给使用者提供服务，总体上促进档案管理水平的提升。当前很多高校都已经将信息化技术运用到档案管理中，但是因为受到各方面因素的影响，档案信息化建设还处在探索的阶段，还需要继续加强档案信息化建设，为了实现这一目标，就需要分析存在的问题，提出相应的解决对策，促进档案管理效率和效果的提升，让档案资源能够得到最大化的利用。

一、新时期档案信息化建设与档案管理的重要性

信息化时代，信息化技術在很多领域中都得到了广泛的应用，在教育领域也得到了有效的应用，在教育信息化的背景下，高校档案信息化管理对院校的现代化建设具有重要影响。在高校运行发展中，档案信息化管理具有重要的作用，这对学校的长期健康发展有重要影响。当前现代科技在快速的发展中，以往的档案管理模式已经无法满足当前发展的要求，所以，各高校开始实施档案管理信息化建设，其具有重要作用，这一般表现在：首先，档案信息化管理能够促进档案管理效果的提升，通过构建信息化档案管理系统，能够给高校的教学、行政管理工作提供便利，这对高校的长远发展具有积极影响。其次，可以促进高校档案管理效率的提升。高校中有很多事务需要查阅档案，因此，促进档案信息化建设和管理，能够让有需要的人员更快地读取档案，促进工作效率的提升。再次，能够推动高校信息化建设。当前很多高校都在向着信息化时代发展，档案信息化管理就属于高校信息化建设中不能缺少的一个重要环节，这对高校的信息化建设发展具有积极影响。

二、新时期档案信息化建设中存在的问题

（一）高校对于档案管理工作缺乏重视。当前还有很多高校的管理人员没有全面地了解传统档案管理中的不足和问题，也没有意识到档案建设以及管理对于高校自身发展的重要作用，自然也就无法了解到信息化技术在工作中应用的优势，这就限制了高校的档案信息化建设效果。

（二）档案管理人员缺乏信息化建设的素质。以往档案管理模式下，对于档案管理人员的各个方面情况并没有提出太高的要求，很多高校的档案管理人员在工作中不会应用计算机，或者是不能熟练地应用计算机进行相关操作，他们没有信息化技术方面的专业知识。在档案信息化建设以及档案管理中，不能有效地使用信息化手段将纸质档案转变成电子化，使用的档案管理手段滞后，这些都让档案管理的效率和效果受到了消极影响，对于档案管理工作的有效开展形成不良影响。

（三）缺乏档案标准化建设体系。很多高校在档案信息化建设工作中，只是单一运用现代信息技术，借鉴已经开展档案信息化建设的高校进行模仿，却没有结合自己的情况，综合各方面档案的使用需求，建立具有自身特色的档案信息化管理模式。在档案信息化建设中，没有明确的规范标准，也没有设置有效的档案管理标准化体系，高校未有效地制定档案建设和管理的有关规章制度，这就无法给实际工作的开展提供依据和指导，影响了工作的开展。

（四）档案信息化管理水平不高。当前很多高校在档案信息化管理工作中的水平不高，甚至还限制在纸质媒介记录上，并未对档案信息化管理信息系统进行科学的运用。因为高校的档案信息化管理水平不高，这就使得查找以及审阅档案要花费很多的时间以及精力，限制了档案信息化管理的效率以及效果，且对于档案的审阅在权限方面的限制很大，这也会给档案信息化管理效果带去一定的消极影响。

（五）档案信息化管理基础设施不完善。当前很多高校在档案信息化建设和管理中都存在一个普遍的问题，即没有完善的基础设施，这就限制了工作的开展。软件系统以及硬件设施是档案信息化建设和管理的基础，只有具备完善的基础设施，才能让工作有效开展，但是实际情况是，很多高校都没有完善的基础设施，硬件设备不足，软件系统也较为落后，不能及时地进行更新。高校档案管理人员错误地以为只要有几台电脑就能够进行档案信息化管理，这就限制了工作的开展。

三、新时期优化档案信息化建设与管理的策略

（一）强化基础设施建设。科技高速的发展中，这也给社会各个领域都带来了很大的便利，对于教育事业的发展也具有积极促进作用，特别是对高校档案信息化管理的建设和运用，能够极大地提升办公的效率和效果。所以，这就需要高校能够坚持对档案信息化管理基础设施建设进行优化，加大建设的力度，只有确保完善的基础设施，才能够给档案信息化的管理提供保障，还需要注重加强研发档案信息管理系统，加强建设，后期需要加强维护。高校在开展档案信息化管理工作中，需要在基础设施方面增加投入力度，进而购买更好的软件以及硬件，能够更新或替换滞后的管理设备以及管理软件，坚持对基础设施进行更新，符合新时期发展的要求，促进高校档案信息化建设和管理的效果发挥。另外，高校还需要构建有效的档案数据库，提升其安全性，促进档案信息数据库的现代化建设，增加投入力度，购置配备齐全的硬件，增加对管理系统的资金投入。

（二）提升对档案信息化管理工作的认识。要促进新时期档案信息化建设和管理工作的高效开展，就需要高校能改变以往的档案管理理念，树立档案信息化管理的理念，全面意识到档案信息化管理的重要性，要将以学生为中心作为管理的理念，全面加强学生档案信息化管理工作，有序、高效地落实好档案信息化管理工作，改变以往的档案管理理念，对管理模式进行创新，让档案信息化管理建设工作能够得到更好的发展。另外，高校还需要建立健全的档案信息化管理体系，有针对性地制定管理工作内容，让工作能够按照规定进行。高校还要结合自身的特色，加强和企业之间的合作，共同推动档案信息化管理工作的发展，认真地执行档案信息化管理的相关制度，让管理工作的规范性以及有效性可以得到提升。高校还应该对以往的档案管理工作模式进行创新，依据新时期的计算机技术，建立档案信息化管理信息系统，促进管理效果的提升。

（三）制定科学合理的档案管理体系。在档案信息化建設中，信息技术具有重要作用，能够为其实现提供技术支持，因此，高校需要充分利用信息化技术，对档案建设以及管理工作进行创新发展，依据学校的具体情况，制定有效的档案管理制度，细化制度内容，清楚说明档案归档和保存时间、保存资料等方面内容。对于档案管理系统，高校可以自己研发，也可以直接购买，进而促进档案信息化建设和管理技术体系的优化，促进档案建设和管理水平的提升。对于档案资料的整理以及保管工作，需要制定规范的工作程序，明确档案人员的管理责任，挖掘自身发展在档案方面的需求，创新档案工作方法，建立有效的档案管理体系，促进存档效率的提升，让档案资料可以得到充分的运用，且通过信息化技术对档案的资源进行整合，不仅能够提升效率，还可以减少出现错误的次数。

（四）加强档案信息化管理的安全性。新时期信息资源的安全性十分重要，所以，高校在落实档案信息化建设和管理工作中，就需要注重提升对档案信息安全性的重视程度，将其放在重要位置，提升档案信息的安全性。具体在安全防护工作中，要注重几方面：首先，需要对档案信息实施数据加密，只有通过特定的公式算法对重要档案进行加密，才可以更好地保护重要档案信息的安全，在输入正确密码的情况下才可以查阅和使用。其次，设置访问权限，这一般就是对浏览用户实施层次分级，这可以在开放的情况下保障档案信息的安全性。再次，设置防火墙，防止外来病毒的影响，促进管理效果的提升。最后，要注重加强档案信息备份，对于重要的档案信息就要备份，避免出现丢失和损坏的问题。

（五）更新管理理念和管理方法，提高管理人员素质。档案管理人员的素质会直接影响到档案信息化建设和管理的效果，因此，这就需要提升他们的综合素质。首先，需要对以往的档案管理理念进行改变，创新管理方法，要不断地学习先进的管理理念，确保可以满足高校档案管理的需要，跟随时代发展，促进管理水平的提升。档案工作不仅具有很强的服务性，同时也具备很强的专业性，这就需要档案管理人员具有较强的管理技能，管理人员要坚持提升自己，适应时代发展要求，不断提升自己的工作能力，学习新的知识，可以在工作中进行有效运用，进而给档案信息化建设质量提供保障。

四、结束语

综上所述，新时期的档案信息化建设和档案管理，需要档案管理人员充分认识其重要性，注重分析当前工作中存在的问题，进而适应时代发展要求，更新档案管理理念，促进档案信息化建设和管理，最终让档案可以得到全面的利用，充分发挥出其价值。

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