新时期档案管理信息化改革研究

王春晓

【摘要】本文根据现有的研究资料，结合自身对新时期档案管理信息化建设的一些经验，针对档案信息化建设当中的一些新的技术措施阐述了自己的意见，认为在档案管理信息化建设当中应该注意大数据的应用，同时可以借助于物联网技术来增强档案信息服务能力和水平。笔者在此基础上针对档案信息化人才培养等提出了一些建议。通过研究，希望能够对国内各个单位的党委信息化建设提供一些帮助和启示。

【关键词】档案;信息化;物联网;大数据

档案管理信息化是建立在信息技术的基础之上的，我国档案管理信息化建设开始的时间比较短，从20世纪初开始到2010年前后，前后10年左右的时间，国内的企事业单位已经初步实现了信息化管理等改革和发展目标。但是，最近几年信息技术的发展速度非常快，新的技术不断出现，而我国档案信息化建设的标准和要求相对比较低，在这种情况下，现有的档案信息化管理系统的不足已经开始显现，并且伴随着社会的发展和档案管理工作的开展日益明显。要想适应社会的发展要求，尤其是技术变革对档案信息化建设的要求。新时期，在档案信息化建设的过程中，必须准确地把握新的要求，在此基础上利用一些新的信息技术来进一步推动档案信息化建设水平不断提升。在信息技术快速发展的推动之下，国内在档案信息化建设中取得了不错的成绩，很多单位通过信息化建设，已经初步实现了档案管理信息化的目标。但是，信息技术的快速发展对档案管理信息化建设提出了更高的标准和要求，单位在档案管理信息化建设当中应该准确把握新的要求，不断提高档案管理信息化建设水平。

一、新时期社会经济发展对档案信息化建设的新要求

（一）强大的数据信息处理能力。进入信息化时代以后，在档案管理和档案使用的过程中会产生大量的信息，而这些信息也是档案管理的重要内容，这些信息当中蕴含着巨大的价值。但是，在早期的档案管理信息化建设的过程中，数据信息的收集、整理和使用是一个薄弱环节。因为早期的档案管理信息化，主要侧重的是档案材料的数字化转换，所以在管理信息系统当中，只是利用该系统实现对数字化档案资源的管理，并没有建立一个完善的档案信息的收集、整理、存储和分析使用机制，导致档案管理和使用过程中所产生的大量的信息被浪费，没有真正地发挥出这些数据信息对档案管理工作的良好帮助和促进作用。

（二）档案资源和档案信息的共享能力。这是当前在档案信息化建设中的一个薄弱环节，也凸显了早期档案信息化建设当中存在的不足。大数据管理技术出现以后，数据信息的价值日益凸显，而单个档案管理机构的档案服务能力和水平非常有限，这是由其所掌握和使用的档案资源数量决定的。如果使用者要想将某一类档案资源进行整理使用，由于这些档案资源并非存储在一个单位的一个档案管理信息系统中，使用者就需要逐个的到保管这些档案信息的单位当中去访问查询，档案材料的使用成本和使用效率比较低。如果能够建立起一个共享机制，通过一个完整的大的档案管理信息系统，将不同单位所掌握的档案资源联系起来，打造一个综合性的档案资源服务平台，那么就可以解决档案资源和档案信息的共享问题。这是新时期经济社会发展对档案信息化建设提出的另外一个新的要求。

（三）具备个性化的档案信息服务能力。新时期不同的单位和个人对档案信息的需求呈现日益增长的趋势，而很多工作也需要档案信息的支持。但是不同的单位、不同的人，对档案信息的需求有一定的差异，客观上要求档案管理单位能够为其提供个性化的档案信息服务。个性化的档案信息服务看上去比较简单，实际上要想具备此种能力，对档案管理机构的档案管理能力和水平，短信息的整理和分析能力有比较高的要求。尤其是对档案管理信息化水平的要求更高，因为个性化服務能力不是简单地将档案材料转化为数字化档案材料，还是应该具备较高的档案资源挖掘、整理、分析能力，这里的档案资源挖掘不是简单的关键词筛选式的挖掘，而是基于档案信息之间的关联关系的挖掘。而这也是对未来档案管理信息化建设的新要求。

二、新时期档案管理信息化改革的建议

（一）大数据技术在档案管理信息化中的应用。考虑到新时期档案信息化建设的过程中会产生大量的数据信息，尤其是在档案管理和使用的过程中，要想充分地发挥这些数据信息，对新时期档案管理工作的良好帮助和促进作用，充分地挖掘这些数据信息当中存在的价值。在新时期的档案管理信息化建设的过程中，就需要重视大数据管理技术在档案信息化管理建设过程中的应用，利用大数据管理技术来增强数据处理分析的能力。从实践来看，大数据管理技术在实践中比较多，比如说hadoop家族、HDFS、Hive等，以及对应的管理数据系统也有很多，虽然这些管理信息系统的价格普遍比较昂贵，但是多数经过改造以后可以适用档案管理信息化建设的需要。在应用的过程中需要解决的是不同的大数据管理技术的选择及其应用，因为现在的大数据管理软件的基础技术有较大的差异，而这会在一定程度上影响到档案数据的管理能力和效率。另外，大数据管理系统与原有的档案信息管理系统之间的融合问题也是任何一个单位在建设过程中不可回避的，对于建设单位来说有两种选择：一种是实现两个不同系统的融合，另一种就是抛弃原有的档案管理信息系统，依托大数据管理技术而建立一个新的档案管理信息系统，从技术的角度来讲，前者技术的难度相对比较大，后者的技术难度比较小，但是如果采用后一种模式可能会导致档案管理机构的档案信息服务停止，在实际运用的过程中，单位必须综合考虑不同的因素进行选择。

（二）物联网技术在档案管理信息化中的应用。物联网也是一种比较先进的计算机技术，这种技术可以实现物的管理，将物的管理当中所产生的各种信息数据化。物联网技术的应用可以有效地解决不同档案管理机构的档案资源和档案信息的共享问题，所以这种技术完全可以应用到档案管理和档案信息化建设当中。比如说，可以利用物联网技术来建设共享档案馆，也就是通过物联网技术和互联网技术将不同的档案馆联系起来，建立一个综合性的档案信息服务平台，物联网技术可以在不同的档案馆当中收集和整理档案信息资源开发和使用情况，并将档案资源的开发利用情况通过平台对外公布，这样可以更好地帮助人们使用档案材料。当然，还可以建设互动式的档案，采用虚拟化场景技术，引导使用者运用手势和与实物档案进行互动，这样可以更好地了解档案材料当中所蕴含的价值及其作用。物联网技术的应用不仅仅体现在档案信息资源的开发利用当中，也体现在档案馆的管理当中。比如说，在库房管理当中利用物联网技术可以随时监控库房内的温湿度及光照情况，以便于调整库房内的温湿度，保证各种设备及档案材料处于良好的状态。当然，依托物联网技术所建立起来的档案资源和档案信息的共享，也需要解决一个非常关键的问题，那就是资源与信息的安全问题，因为使用者是通过不同的客户端登录到平台以后才能使用这些信息，所以说在共享档案资源和信息的过程中，必须对其进行适当的限制，这样才能有效地避免信息被泄露，给企事业单位带来损失。

三、结语

总之，档案信息化建设是一项长期的工作，企事业单位在档案信息化建设过程中应该准确地把握新时期社会经济发展所带来的新的要求，不断改进和提高档案信息化建设的目标，在上述特殊的基础上还需要加强档案管理队伍建设，夯实档案信息化建设的硬件，这样才能不断地提高档案信息化建设能力和水平，满足经济社会发展的新需要。

【参考文献】

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