文书档案管理工作创新研究

金玲 卢斌 卢奕名

【摘要】文书档案管理是企事业单位、机关团体等运行过程中档案管理部门的一项重要工作，直接关系到档案资料是否真实、规范、安全、全面。因此，本文从不同角度入手客观阐述了文书档案管理工作的创新，在高效管理过程中最大化地提高文书档案利用价值以及效率。

【关键词】文书档案;管理工作;创新

信息化时代，传统文书档案管理模式不断受到冲击，很难满足新时代发展的客观要求，文书档案管理工作开展中需要应对全新的挑战，要在与时俱进过程中不断探索新思路、新路径，不断创新文书档案管理，在工作效率提高、工作质量保障过程中促使应用到实践中的文书档案资料更具可靠性、安全性、准确性、有效性，在发挥效能过程中展现文书档案管理工作创新的现实意义。

一、高度重视文书档案管理，转变文书档案管理理念

随着社会的不断进步，不同行业领域档案管理要求以及需求也在不断变化，档案管理工作优化创新的重要性不断显现。单位领导者要在紧随时代步伐中深层次认识自身文书档案管理工作的同时把握其呈现的新情况、新变化、新要求，高度重视日常开展的文书档案管理工作，要将其放在自身长远战略目标以及可持续发展实现同等重要的位置，借助现代化技术设备大力宣传文书档案管理必要性、重要性、现实意义等同时对档案管理人员进行集中化、系统化教育，使其从思想上深化认识文书档案管理，增强意识的同时将各项文书档案管理工作落到实处。在此过程中，文书档案管理工作高效开展离不开先进的理念，单位要在高度重视基础上转变传统单一、滞后的管理理念，将现代化理念巧妙渗透到文书档案管理的全过程，促使信息化时代产生的海量文书档案信息数据在先进理念指引下更加准确、完整，促使文书档案管理工作以及长远发展战略目标同步实现。

二、深化文书档案管理制度，文书档案管理责任分级

文书档案管理工作效率以及效益提升离不开重要的制度保障，单位要深化分析文书档案管理制度实施中呈现的问题，结合文书档案管理工作开展中呈现的新问题、新情况，革新作用到文书档案管理中的各项制度，比如，收集、分类、鉴定、存储、查阅、销毁，也包括监督、检查、评价等方面，在删减与实际情况不吻合的制度内容的基础上增加新的内容，确保其更加科学、规范、标准、全面。在此过程中，单位要在深化完善的基础上将各项制度落到实处，以文书档案管理为导向，在联系实际过程中进一步完善各项制度内容，实时发挥多方面效能，确保开展的文书档案管理工作具有鲜明的规范化、标准化、统一化等特征。此外，单位可以针对文书档案管理中呈现的问题，制定责任制度的同时针对日常文书档案管理工作性质、流程、内容以及对人员知识层次、业务能力、素质等方面要求，对文书档案管理责任进行合理化分级，在和各项管理制度落实过程中解决岗位职责交叉或者重叠问题，确保文书档案资料收集、整理、排列、借阅等方面权责更加明确化、科学化，促使内部相关岗位工作人员更好地履行职责，做好各项文书档案管理工作的同时及时高效解决呈现的安全、质量等隐患问题，有效应对突发状况，确保各类文书档案资料都有着较高的精准度、完整性、安全性。单位要针对文书档案管理工作存在的问题，依法追究相关岗位人员职责，使其深刻意识到文书档案高效管理的重要性，避免同类问题再次发生，在源头上保证文书档案管理工作质量。

三、合理规划文书档案管理工作，各部门配合文书档案管理工作

单位要在转变理念、深化制度、责任分级等过程中坚持一切从实际出发的原则，合理规划文书档案管理工作，对文书档案进行合理化分类，即人事档案、公共资产档案以及流动性档案，各自包括不同方面的内容，人员编制、福利待遇等属于人事档案，常规会议记录、工作中人员、物资调配等属于流动性档案，公共财物购进时间、功能作用以及应用状况等属于公共资产档案，针对各类文书档案特征、性质以及管理重难点，联系日常开展的一系列业务活动，在合理规划的基础上开展针对性的文书档案管理工作。在此过程中，单位要在创新文书档案管理工作中加强档案部门和其他部门之间的联系，在互动、交流中借助全员力量，共同高效管理文书档案资料，也可以通过文书档案随时全面、深入不同部门运行情况，加强内部控制的同时高效防控各类风险，优化利用文书档案资源，促使各项业务活动有序开展。

四、构建信息化管理系统，优化文书档案管理方法

在新时代，计算机、互联网、大数据等技术飞速发展的同时频繁应用到我国教育、交通、金融、建筑等行业中，档案管理信息化已成为一种必然趋势。在此过程中，单位要在优化利用现代技术过程中科学构建文书档案信息化管理系统，将其和构建的业务活动管理系统协调统一，设置文书档案收集、整理、统计、检索、打印等模块，包括预测预警、监督检查、风险防控、典型问题分析、评估等模块，加强对文书档案管理工作的事前、事中以及事后控制，动态跟踪的同时反馈及时，实时自动化更新数据库中海量的文书档案信息数据，在发挥大数据关键性技术作用中深度挖掘、提取、筛选、整合重要的信息数据，持续改进文书档案管理工作质量。在此过程中，单位要在管理系统构建资源分享平台，加强内部各个部门在文书档案管理层面的联系，共同参与的同时优化完善传统档案管理方法，采用线上、线下二者结合的方法，动态化、系统化、精细化管理文书档案，在提高信息化水平过程中有着较高的实用价值。

五、落实人才培养与引进工作，强化档案管理队伍建设

文书档案管理工作有效性的提高离不开重要的人才保障。单位要在创新文书档案管理工作中落实人才培养以及引进工作，强化档案管理队伍建设，为文书档案资源优化利用提供重要的人才支撑力量。单位要通过岗位责任分级、绩效考核等，全面、深入了解各层次档案管理人员基础知识、业务能力、综合素质等，在反思、分析、总结中开展岗位人才培养工作，构建专门的学习班，针对文书档案管理工作开展中呈現的典型问题，引领档案管理人员探讨、分析的同时集中学习最新档案管理法律法规、规章条例、技术知识，学习档案管理理论知识以及相关领域知识，在把握档案管理新形势、新方向等过程中完善已构建的知识结构体系，不断夯实理论基础，在学以致用过程中深化文书档案管理各环节。在此过程中，单位要在档案管理理论教育基础上联系各方面实际情况，深化岗位实践培训环节，借助专题讲座、实战演练、进修学习、分享交流等，让档案管理人员在多样化的档案管理实践中将掌握的理论知识实时转化为岗位工作实践中必备的技能，在发展多方面能力过程中持续提升职业素养、岗位胜任力以及综合素质。在此基础上，单位要注重先进人才的引进，针对各阶段文书档案管理工作开展情况以及自身长远发展战略目标，加强和高等院校、相关社会机构等合作，在优势互补过程中构建稳定的伙伴关系，引进大批高端档案管理人才，填补内部文书档案管理空缺，强化档案管理队伍建设，在调整人才结构体系中提高档案人才稳定性，确保文书档案管理工作在人才优势发挥中得以高效创新，在源头上最大化提高文书档案管理整体效果。

六、结语

总而言之，文书档案管理工作是对单位内部管理水平、现代化管理流程等的客观折射，创新文书档案管理势在必行，要在实践过程中全面、深入探究文书档案管理工作开展具体情况，以问题为基础，在优化创新过程中持续提高文书档案管理有效性，实时保证文书档案安全以及质量，深化促进当下单位档案管理革新，满足其运营发展客观要求，提升内部管理能力、效益的同时更好地朝着信息化、精细化、可持续等方向发展，全面推动我国相关行业领域发展进程。

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