医院实物档案收藏难点及对策

徐源文

【摘要】医院在运营过程中，其医疗、教学、教研等各种活动中，会形成一些历史记录，这种记录具有一定的保存价值，具体有文字、声像和实物等。特别是其中的实物档案，往往在一定程度上反映了医院的发展历史和获取的荣誉等，因此具有不可替代的作用和地位。但在医院档案管理建设中，通常更加重视文字和声像类型档案，但对于各式各样的实物档案载体，却缺乏统一的档案管理标准，忽视了收藏和整理等工作。本文主要通过分析医院实物档案收藏难点和现状，了解其存在问题，并提出合理的管理对策，以便于今后更好地开发利用这些实物档案。

【关键词】医院;实物档案;收藏难点;管理现状;对策

医院实物档案体现了医院的发展历史，要对其收藏管理工作重视起来，避免泛滥收集而占据有限的檔案库房。因此在收集和整理过程中，要有计划、有目的地去进行，做好实物档案收藏、管理，以为医院建设发展提供更好的服务。这些物品往往包括了荣誉证书、奖杯、废止的印章和宣传品等。在医院发展中，其对外交流也更加频繁，收藏管理好这些实物档案，其直观性、观赏性的特点，可以向外界更好地展示医院形象。

一、医院实物档案的特点和管理现状

医院实物档案的形成，在时间方面有着不确定性，其中的证书和奖牌等，代表了医院和科室等获取的工作成绩，是以工作实绩为基础的。取得的成果具有客观性，因此档案室无法预知哪个时段会产生实物档案，因此在收藏方面也难以做到及时、准确。

（一）实物档案的收集不齐全。在医院医疗和教学等活动中，会产生实物档案。当前在其实际管理中，由于缺乏统一的实物档案管理标准，因此在其收集整理和开发利用方面存在不足，存在比较混乱的情况。一些科室或者个人获得的奖牌和锦旗等，是科室或者员工个人保管的，没有统一在医院档案室收入，而导致一些档案被遗漏和遗失。

（二）实际存放比较混乱。医院发展中产生的实物档案具有较大的年份跨度，平时也不怎么使用，因此也未实现统一整理和收藏。在医院遇到大型活动的情况下，比如院庆和搬迁等，此时需要展出实物，却会由于日常管理较乱，而加大查找的难度。

（三）措施不齐全。医院老院区的实物档案室，往往比较简陋、狭小，且缺乏必要的防霉、防磁和防光等措施，因此导致实物档案得不到有效防护。

二、医院实物档案收藏难点分析

在实际工作中，一些单位在主观因素或者客观因素影响下，由于实物档案中种类多、载体广泛、形状复杂，因此会加大其管理和利用难度，而导致实物档案得不到有序存放，甚至其中一部分会缺失。作为医院发展史和荣誉史凭证，应得到更大重视，因此如何做好实物档案收藏工作是一项重要问题，当前该工作主要存在以下几方面难点：

（一）收集难。在医院档案工作中，实物档案是重要的一部分，需要对其进行统一管理，但往往因为实物档案具有直接利用性，因此在日常工作中往往是各业务部门自己收藏，包括锦旗和奖牌等，会将其挂在自己科室、部门，虽然展示了科室自身面貌，但加大了实物档案流失风险，档案部门难以全面展示医院工作全貌。

（二）重视难。作为医院档案工作中的重要一部分，实物档案工作也应得到医院领导和员工的重视。实际情况却是一些领导档案意识淡薄，更重视临床而忽视档案，注重提升医疗护理人员素质、技能，在建设和规划人才培养体系时，其重点往往是对卫生技术人员的培养。而认为在医院发展中，档案工作无法创造经济效益，同时还需投入成本，因此也就忽视了档案工作，不注重档案专业人才的培养，只是将这些物品随意摆放，不利于对其有效收集和保护。

（三）技术较差。在医院档案工作中，其工作人员都是兼职类型的，在负责档案管理的过程中，还承担着其他业务工作，因此会出现频繁变动，因此其档案管理工作专业化程度较低，缺乏现代化管理技能的支持，而难以及时总结工作中存在的问题，无法及时收集实物档案登记造册进行文字说明。长期下去，也无法顺利对现有实物进行描述。

（四）存储条件比较差。实物档案具有自身特殊性，与其他文书和科技档案相比，实物档案的存储需要一定的空间和设备，包括独立库房、铁架和温湿度计等。一些医院房间安排紧张，在资金方面也比较紧张，因此其实物档案存储只是简单堆放在档案室角落，不对其展示和保护，长期下去上面会堆满灰尘，对奖牌和锦旗等产生严重破坏，而影响到其观赏性。

三、医院实物档案收藏管理的对策

（一）实物档案收集。一方面要树立起全方位的收集意识，医院要加大宣传力度，加强对实物档案重要性的宣传，使医院员工形成充分认识。实物档案是医院文书档案的重要补充，可以从侧面反映医院的发展，有着重要的凭证作用，且具备一定的社会教育功能，因此其保存和研究价值较高，是重要的资料。并且要制定相关规章制度，详细说明档案的归档内容、范围和移交方法等，便于做到及时归档。并且档案人员要对其管理工作加大重视，积极主动做好实物档案的管理工作;另一方面要明确实物档案收集范围，注意统一数量和质量，不可过滥。一般主要收集的就是具有重大意义、深远影响的实物档案。在档案收集方法方面，由于其产生具有随时性，因此档案专职人员不仅要对其追踪收集，且各部分兼职档案员需及时将其收集和移交。移交过程中，要做好登记、移交手续工作，登记的内容要全面，包括颁发单位、接受单位、时间和内容等。

（二）实物档案整理工作。首先要对实物档案，按照科研类等进行分类。按照“年度号+实物顺序号”的方式，对实物档案进行编号，这样的话整理和保管也比较方便。一般其年度号就是档案的颁发年度。每年设置一个流水号，便于进行年度统计，将实物档案按照年内流水号排列，将其插入也更方便。之后，编制出案卷目录。

（三）实物档案保管。第一，要做好分类保存，实物档案的形态、规格不同，实际保存中可采取按照其形式分类保存的方法，而并非完全依照档案号将其排列在存储架上。第二，其中的一些实物具有较强代表性，在保存中要区别于文书档案和科技档案等，采取更加开放的方式来保管。

（四）开发利用实物档案。对档案资源的开发利用，是评价其工作成效的一项重要指标。实物档案与其他档案相比直观性更强，且凭证作用突出，因此要注意发挥其自身优势，多方位进行开发利用。比如，一些实物档案具有宣传教育作用，在编写院史材料的过程中，实物档案可以作为凭证。医院在具备相关条件的情况下，可以选择建立起数据库，将其与文书、声像等联系在一起，使用中检索也更加便利，可从多角度查找利用。

四、实物档案收藏管理方面的工作原则

（一）领导重视要与宣传工作相结合。在档案工作中，实物档案作为重要的内容，其收藏与管理工作，主要会涉及收集、整理、编目、统计等工作，需要各单位加大重视。医院要指定主要负责人，各科室也要指定人员兼职档案员，完善档案搜集网。定期召开工作会议，搜集工作中发现的问题，并分析和解决问题。对实物档案工作还要加强宣传力度，使各级领导干部和员工都能对其重要性形成深刻认知，并不定期开展相关业务部门的沟通交流，做好思想工作，收集起各科室和个人实物档案，对其集中保管，便于之后开发利用。

（二）定期收集与随时收集相结合。医院要设置专门机构，对实物档案统一管理，而避免分散在各部门和人员手中。通过及时跟踪和定期跟踪方式，收集具有保存价值的实物档案，各科室档案人员也要积极收集后交给档案室，档案室人员则需对其拍照、登记和造册等，且要办理好交接手续。印章的收集管理方面，合并重组的单位、撤销单位在归档过程中，需要做好一式两份的复印模。相关字画和礼品则要注明接收时间、事由和接收人等信息。此外，要重视提高档案人员素质，医院领导应对其工作给予支持，提供再教育的机会，使其掌握、及时更新档案管理知识和技能。档案人员自身也要加强学习，认真钻研业务，总结自身工作经验和教训，做好实物档案管理工作。

五、结束语

在医院发展中，实物档案作为重要凭证，其发挥的特色作用更加明显。因此我们要重视其收藏和管理工作，积极提升自身管理水平，對实物档案有效开发利用，使其作用得到更好的发挥。

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