新时代高校档案工作的主要矛盾及应对策略

魏丽平

【摘要】本文在探析新时代高校档案工作主要矛盾的具体体现及成因的基础上，提出了解决新时代高校档案工作主要矛盾的发展对策，希望能对新时代高校档案工作的进一步发展起到一定的参考借鉴作用。

【关键词】高校;档案;主要矛盾;策略

一、新时代高校档案工作的主要矛盾

自新中国成立后，高校档案工作的开展经历了不同的历史阶段，从最初的分散、无序管理到现阶段的集中统一管理，从传统的手工操作模式逐渐发展为信息化管理，在不同的历史时期，高校档案工作面临着不同的矛盾和问题。现阶段，在社会主要矛盾转化的大背景下认识高校档案工作的主要矛盾，对于当前高校档案工作的开展具有十分重要的意义。新形势下，笔者认为高校档案工作的主要矛盾就是高校之间发展不平衡、广大师生对档案信息的迫切需求与资源建设不充分、创新服务能力不强之间的矛盾。

二、新时代高校档案工作主要矛盾的具体体现

（一）高校之间档案工作发展不平衡的具体体现。笔者认为，高校间档案工作发展不平衡的现象主要体现在以下几      方面：1.管理体制差异影响档案部门行政管理职责能否充分发挥。目前，高校档案工作管理体制主要有两种：一是建立真正意义上的独立档案馆，与其他职能部门同建制运行，集中统一管理各门类档案。二是未设独立档案馆，档案部门挂靠学校其他机构，各门类档案没有实现真正的集中统一管理。管理体制的不同直接影响高校档案管理部门能否充分发挥和行使自身行政管理职责，影响档案工作整体发展水平。2.人才队伍建设不平衡关系档案工作的价值能否有效实现。目前，发展好的高校，档案工作人员结构合理、整体素质较高，数量配备能满足新时期工作发展需要，有良好的激励机制，工作中积极主动，整个队伍充满活力，工作成绩突出。但有些高校档案队伍建设长期得不到有效保障，人员配备数量少、结构不合理，工作人员积极性不高，档案工作的价值得不到有效发挥。3.档案工作物质保障条件差距较大是发展不平衡的客观反映。条件具备的高校，档案馆建设符合相关要求，库房空间预留充足、办公条件良好，配备了先进的管理系统和设施设备，工作发展有充分保障。但也有不少高校，正面临库房极其紧张甚至爆馆的情况，实体档案保管条件较差，存在较大安全风险;还有一些高校档案工作经费不足，软硬件建设明显滞后，与工作要求存在较大差距。4.资源建设质量和规模差异是档案工作发展不平衡的直接体现。档案工作发展好的高校，材料收集齐全、完整，资源开发利用和研究有好的支撑，取得的成绩不仅体现在基础资源建设上，还体现在校史馆的运维、各类编研产品、文化产品、专题数据库的建设等方面，资源建设成果丰硕。而有些高校，档案资源建设处于初级阶段，甚至还存在收集困难、档案材料未集中统一保管、資源建设未成体系、开发利用更是无暇顾及的问题，除了简单的档案汇编外，深层次的档案资源产品几乎没有。5.信息化建设和利用服务水平参差不齐是发展不平衡的最终结果。由于重视程度存在差异，经费、人才投入不平衡，从而导致高校档案信息化发展水平差别较大。走在前列的高校在基础设施、档案数字化加工和网络化利用服务方面取得了显著成绩;而发展滞后的高校，仅实现了档案的文件级目录著录和检索，数字化的档案信息资源较少，档案查询利用还是以档案实体为主、以到馆利用为主。

（二）高校内部与其他工作发展不平衡的具体体现。在高校内部，档案工作是一项基础性的工作，与其他工作相较而言，也存在发展不平衡的现象，主要表现在：1.行动落实与思想重视不匹配。档案工作是高校的一项基础性工作，非主流战线和阵地，一些高校对档案工作的重视很多时候仅仅停留在口头上或规章制度上，在关键行动上的支持和落实较为薄弱，而这正是体现档案工作与其他工作发展不平衡的关键因素。2.人员配置需求长期得不到有效解决。人才是事业发展的根本，部分高校档案工作人员配置在现阶段与其他工作相较而言，仍然呈现数量偏少、素质偏低、年龄偏长、流动性极小、进入极为困难等特点，人才队伍发展滞后，直接影响了高校档案工作自身的发展，同时也挫伤了档案部门主动发展的积极性和热情。“有多少人干多少事”的思想占据了一些高校档案部门负责人的头脑，也限制了他们自身在发展中施展拳脚。3.投入保障处于末端考虑范畴。在学校各项事业的统筹发展中，档案工作经常处于“无限推迟”的尴尬境地。很多高校在工作中，一般优先考虑教学、科研、训练、管理等主阵地和主战线的现实需求，认为档案工作“不着急，不迫切，可以缓一缓等一等”，因此在经费和人员的投入方面，档案工作往往得不到充足保障，发展滞后现象普遍。4.考核评定被忽略或无足轻重。现阶段，高校在推行综合改革的过程中，大多建立实行了目标考评制。在年终绩效考核中，档案工作的分值明显偏低或未被列入考核项目的情况还大量存在，与其他考核项目存在较大差异，使档案工作在部门工作中变得无足轻重、可有可无。

三、新时代解决高校档案工作主要矛盾的应对策略

（一）努力缩小高校间的发展差距。造成高校间档案工作发展不平衡的原因很多，除了受高校的整体实力、办学规模、发展水平影响外，还与学校整体档案意识、领导重视程度、经费投入、人才队伍配置管理、档案部门自身发展定位等因素密切相关。缩小高校间档案工作发展的差距，可通过以下方式来进行：1.立足本校发展实际，明确自身发展定位。由于高校之间整体发展和定位存在差异，因此在新形势下，高校档案工作要与时俱进，根据国家和地区对高校档案工作发展的要求，结合本校实际情况，确立自身发展定位和目标，不好高骛远，不妄自菲薄，抓主要矛盾和矛盾的主要方面，解决工作发展中面临的各种问题。2.利用多种平台主动学习，开阔视野更新理念。发展滞后的高校可以通过多种方式，如参加档案行政管理部门、档案工作学会（协会、档案工作联盟）等组织的学术会议、业务培训、实地参观、工作群内交流等方式向优秀高校学习档案工作的先进经验和做法，在工作中借鉴参考，不断提升本校档案工作水平。

（二）主动加强档案工作自身修养。在高校内部，要解决档案工作服务能力不足与不断发展的利用需求之间的矛盾，可从以下几个方面着手推进：1.主动与学校行政管理部门沟通协调，加强与其他工作的融合交流。高校档案管理部门负责人应摆脱被动消极的思想包袱，不能任凭档案工作边缘化，要主动与学校行政管理部门沟通协调，积极汇报国家和地方关于档案工作的标准与要求，争取学校的重视和人才资金的支持，提升学校档案工作发展水平。同时，应主动与其他部门加强融合交流，积极参与到学校各项中心工作和当前重要工作中来，高质量开展档案业务指导，帮助他们及时解决档案管理工作中遇到的各种问题，与其他各项工作保持同步发展。2.加强档案价值宣传展示，从行动上唤起学校对档案工作的重视。利用学校开展重大活动（如校庆、教学评估、学科专业建设考核、申请硕博士学位授予权、重大维修改造等）、解决合同纠纷事宜、处理历史遗留问题、帮助教职工争取切身利益、出具各类证明材料等时机，通过档案工作会暨“国际档案日”宣传活动，利用学校官网、官微等途径，切实有效宣传档案的价值，展示档案工作的职责和作用，以实际行动唤起学校对档案工作的真正重视。3.坚持以人为本，建立适应新时代发展要求的档案机构和工作队伍。高校档案部门是组织和推动高校档案工作开展的具体实施机构，档案工作人员则是具体的实践者和操作者，为了使高校档案部门的行政管理职责能够得到充分发挥、高校档案工作人员能够更加积极主动、高质量高效率高水平地开展工作，高校应设立适应时代发展要求的档案工作机构，并配备结构合理、数量合适的档案工作人员，实现与其他工作的同步发展。4.继续抓好档案基础业务工作，加强档案资源体系建设。资源是提供利用的基础，要解决服务能力与利用需求之间的矛盾，就必须一如既往地抓好档案资源体系建设，做到“应建尽建、应收尽收、应归尽归”。同时，根据当前学校主要工作安排及各类利用需求特点，进行档案资源的开发挖掘工作，编制各类材料汇编、建立专题数据库等，以满足业务部门和广大师生的多种利用需求。5.大力推动信息化建设，提高资源共享程度和利用效率。在国家大力推动信息化建设的背景下，要加强电子文档的收集工作，大力开展档案信息化建设，不仅在数字档案馆（室）建设上狠下功夫，还应加强档案管理系统功能的开发和拓展，注意与校内其他信息系统的互联互通，从而实现信息资源的有效快速收集和共享利用。如与学校OA系统对接，可实现OA系统文件的定时或及时推送，有助于电子文件的完整收集并确保其真实准确;与教务系统的有效连接，可实现学籍信息的及时推送和便捷利用。6.改進传统服务方式和手段，打造方便快捷的档案利用体系。如今，高校档案远程利用尤其是毕业生、用人单位、学历学位认证等方面的远程利用需求凸显，同时，在高校多校区共同办学的条件下，业务部门工作中远程即时利用档案的需求也日益增多，面对此种情况，传统方式的慢节奏和低效率常常导致档案服务延迟、滞后，已不能很好地满足利用需求。因此，我们要参考借鉴综合档案馆一体化服务利用模式，结合新兴媒体创建远程利用服务功能和模块，积极谋划开展档案远程利用服务。7.建立长效考评激励机制，真正提升档案工作意识和水平。高校档案工作应和其他工作一样，纳入学校目标考核体系，合理设置考评分值。高校应建立健全档案工作考核办法和制度，由档案管理部门设立具体的考评方式、标准和指标体系，以部门为评价对象对归档工作质量进行监督检查。同时，各部门在日常工作中，应将档案工作具体责任到人，并在年终对其进行考核评价，与部门绩效分配挂钩。只有建立部门和人员相结合的考评机制，才能引起归档部门的高度重视，真正形成长效工作机制。

【本文为四川省高等学校档案工作协会档案管理科研课题（课题号：180204）】

【参考文献】

[1]吴建华，高胜楠.论新时代档案工作的主要矛盾[J].档案学通讯，2018（5）：4-8.

[2]靳启颖.文件归档问题的理论分析与对策研究[J].北京档案，2018（8）：15-18.