基于工作流的高校科研管理系统的设计与实践

申想真

摘  要：科研管理系统是学校落实高校科学研究、社会服务等重要职能的新载体。工作流技术是实现科研业务管理网络化的核心技术。文章说明了基于工作流的高校科研管理系统的基本设计思路，明确了系统设计目标，着重围绕科研工作流整理、系统功能架构、系统设计、系统接口、科研大数据利用等方面进行了详细分析。

关键词：工作流;科学研究;管理系统

中图分类号：G642 文献标志码：A         文章编号：2096-000X（2020）04-0174-04

Abstract： The scientific research management system is a new carrier for the university to carry out the important functions of scientific research and social service. Workflow technology is the core technology to realize the networking of scientific research business management. This paper describes the basic design idea of the university scientific research management system based on workflow， defines the system design goal， and focuses on the detailed analysis of the aspects of scientific research workflow arrangement， system functional architecture， system design， system interface， and big data utilization of scientific research.

Keywords： workflow; scientific research; management system

前言

自21世紀初开始，计算机技术日新月异，网络技术飞速发展，全球正经历、顺应着第三次高新技术革命所带来的种种变化。计算机、网络技术深刻改变着各行各业，促使各行业管理从传统手段向互联网、云计算、大数据方向转变。高等教育行业比起其它行业，应当更早、更及时地接受这种转变，应当主动出击，引导新技术使用方式。作为承担着人才培养、科学研究、社会服务等重要职能的新时代高校，应主动转型，充分发挥“最多跑一次”服务思路，建设高效的集合各类信息管理平台于一体的数字化校园，使各类数字资源通过教师一次登录得以充分利用，提高服务质量，营造教学、科研的优良环境。科研管理工作是学校内部管理的一项重要工作，也是履行高校职能的重要手段，而科研管理系统是数字化校园的重要一环。从某种意义上说，科研管理系统的使用情况反映了高校科研管理工作水平的高低，而科研管理水平高低则反映了高校的综合管理水平与整体形象。因此，高校必须高度重视科研管理系统的实践与使用。

一、基本思路

目前，高校科研管理部门承载的科研管理工作日益繁重，科研项目申报品类繁多，科研成果统计使用频繁，科研经费管理往往迟滞于后，管理人员常常人乏于力，每天沉浸在紊乱循环的日常琐碎工作中，无法应对日益增加的科研工作量。而教师则经常晕头转向于项目申报流程，面对一项新项目申报，总有种茫然失措的感觉。这就是科研管理系统亟需解决的现状。理想的科研管理系统应该是从教师角度出发，争取教师进行科学研究工作时能最多跑一次乃至零次，能满足科研管理需要，提升科研管理服务水平，适应数字化校园建设需要，与各部门能统一接口、共享数据，在数据处理时能准确零差错、优化易操作。

本课题的基本思路是：加强顶层设计，站在全校角度，考虑科研系统设计。首先，科研管理部门理顺各项管理工作流程，特别是将教师需要操作的各项事务流程化。其次，将工作流引入至系统建设，采用 B/S（Browser/Server）结构，构建三层架构体系，利用大数据、网络等新技术，将工作流程、实际问题实现于系统中，系统操作同步于工作流程。最后，对接学校数字化校园建设统一平台，充分发挥科研大数据的作用，服务全校教师、各部门、各教学单位。

通过本课题实践，科研管理系统能规范化、流程化日常科研管理工作，减轻科研管理的劳动强度，能高效、安全地保存、处理、统计、加工学校大量的科研信息，形成科研大数据，能促进高校科研水平的提升，提高高校科研管理效率和水平。

二、系统设计目标

（一）科研项目网络化管理

通过科研管理系统，教师不受时间地点限制，在网上申报项目、成果奖、科研业绩等。管理人员通过网络进行相关审核、分配评审任务。评审专家通过网络对项目进行评审。科研管理部门通过网络搜集、挖掘科研数据，并充分利用。

（二）科研数据准确规范

科研管理系统采集的数据，应用需求广泛，要保障数据质量。首先，科研数据要准确无误，要通过教师、教学单位、学校三级审核，在数据录入界面有简单的数据自动判断修正功能。其次，数据表达规范，利于不同人员的理解并使用。再次，数据采集要及时，时效是数据的生命线，及时的数据比晚到的数据对决策影响往往更大。

（三）对接数字化校园建设

与学校信息中心做好对接沟通，及时与有关技术人员协调，一体设计相关数据表格与字段，做到科研管理系统柜与数字化校园建设无缝对接，与各业务系统做好业务联通。

三、系统设计与实践

本项目运用工作流技术、internet技术、sql等数据库技术、asp.net开发语言，在分析相关研究成果的基础上，主要研究高校科研管理系统架构设计与实践。

（一）科研工作流整理

优化整理、规范设计科研管理工作，是本课题开展研究的重要基础与主要依托。让教师在进行科研工作时最多跑一次，是衡量系统设计成效的重要依据。通过对目前高校科研管理涉及的有关工作流程的调查与整理，根据工作性质分类，科研系统拟实现项目管理、成果管理、文件管理、人员管理、综合查询等功能。

1. 项目管理

项目管理是科研管理的重要环节，是教师使用最多的功能模块。首先将纵向、横向及成果统计、管理等方面的工作流程，进行图形化描述。

（1）项目申报。项目申报是教师最为重视的工作。工作流程： a.科研处依据上级文件精神，发布申报通知;b.教师网上申报;c.教师所在部门审核推荐;d.科研处审核;e.科研处公示;f.学校报送材料至主管部门（学校课题则直接发文公布）。

（2）经费管理。项目中期管理主要有中期检查、经费管理等。经费管理往往牵涉到学校财务工作进展。工作流程：a.科研经费到款立账;b.教师申报用款计划;c.财务处、科研处等部门不定期公布项目经费使用情况;d.教师网上解释

经费未使用原因，加大经费执行力度;e.完成經费使用;f.对屡次催促无进展、未完成执行的，不允许结题、收回经费等。

（3）项目结题。工作流程： a.科研处定期梳理学校项目进展，发布结题通知;b.教师网上提交结题材料;c.教师所在部门审核推荐;d.科研处审核;e.学校报送材料至主管部门（学校课题则直接发文公布）。

（4）横向课题。工作流程：a.校企双方签约;b.经费到账，立户;c.项目执行，经费使用;d.项目完成，验收。

2. 成果管理

成果管理是上级部门了解学校、学校进行科研数据统计、总结科研成效的重要手段。

（1）成果奖申报。国家历来重视成果奖申报，在国家、各省、地级市等不同层级分别设立了成果奖。成果奖申报参照项目申报进行，学校抓好落实成果奖项奖励工作。

（2）成果统计。a.每年11月，科研处发布成果统计通知;b.教师网上提交论文、书籍、专利、软件著作权、项目立项、结项、成果奖获得等相关的材料;c.教师所在部门审核推荐;d.科研处审核;e.学校报送数据至主管部门，公示拟进行奖励的各项成果信息;f.落实成果奖励。

3. 文件管理

文件管理是教师了解科研动态、科研制度、项目文本的重要环节。科研处及时发布最新科研动态，传达上级科研制度，制订本校科研管理文件，发布优秀项目申报文本，主动服务教师。

4. 人员管理

从管理需要出发，做好教师管理、评审专家管理、查询人员管理等。

（1）教师管理。做好教师分角色管理。对接人事管理系统，读取教师最新信息，以及时了解教师职称、学历学位、所在部门等变化信息。做好学校、学院（系）二级科研管理分层，分别设置系统管理员、类别管理员（纵向管理、横向管理、成果管理等）、院系管理员。普通教师通过系统申报，院系管理员代表各教学单位审核，而系统管理员或者类别管理员代表学校进行审核。

（2）专家管理。根据学校学科布局，不定期更新整理校内、校外专家库，为及时做好各项项目的评审工作做好准备。类别管理员根据需要将申报的项目材料分配给相关专家，专家通过系统进行审核、投票。

（3）查询人员。系统本身应是为人服务的。为充分发挥科研大数据需要，鼓励校领导、各部门、教师查询科研数据。系统管理员根据不同人员角色，建立账号，赋予不同层级的查询功能。

5. 综合查询

通过本模块，校领导、各部门各单位能及时查询教师人员信息、年度成果数据、科研成效等，方便不同层面管理人员开展决策，利于教师及时掌握个人科研开展情况。

（二）科研管理系统功能架构

本系统运用工作流技术，以科研业务管理为核心，将图形化描述的工作流程相应映射在科研管理系统模块架构与设计过程中并建模，方便对流程关键要素指标（时间、质量、数量等）及其他指标的采集，为业务流程的管理、监督、考核和持续优化提供依据。科研管理系统架构如图1，包含5大工作流程模块。

（三）科研管理系统设计

1. 采用B/S结构

本系统从教师需求出发，理应采用教师最易接受的操作界面。相比专门安装程序进行操作，无需安装专门程序、通过浏览器阅读和浏览系统网页更受欢迎。实际上B/S（Browser/Server）结构本身就是随着网络技术发展，对C/S（Client/Server）架构的一种改进。B/S结构对用户端配置要求较低，更容易实现计算机、手机等不同终端的跨平台操作。

2. 系统层级架构（图2）

本系统以oracle数据库为中心，以HTTP为传输协议，运用asp.net作为开发语言，采用B/S结构，根据工作流化的系统功能模块，设计简单易操作的访问界面。在数据库服务器上安装Linux操作系统，应用服务器则安装Windows Server 2003操作系统，形成三层体系。

（1）访问端。不同角色的操作人员客均可通过浏览器访问应用服务器，对与其相连的后台数据库进行相应操作。充分考虑移动互联的方便、快捷特性，设计便于操作的应用界面，自适应于不同分辨率、不同品牌型号手机、平板电脑，根据屏幕情况完美显示。在自适应设计时，网页body宽度一般设置为90%。考虑到不同年龄层人员的使用需要，网页可手动缩放，根据缩放比例自适应排版。

（2）应用服务器。在架构应用服务器时，要利用多线程技术与分布式技术，注意服务器负载均衡。系统根据实时访问量情况及校内校外不用使用需求，分配不用应用服务器，解决单一服务器负荷过重的问题，增强并发承受能力。

（3）数据库服务器。数据库服务器与客户应用端分离，能充分保障系统数据的安全性。在数据库服务器上设置好自动备份数据，保证每天至少备份一次，同时根据需要，可实时备份数据。

3. 数据库设计

科研管理系统在数据库设计时，考虑科研工作流程，以冗余较小、结构合理、准确有效、快速响应、便于使用为目标，各表主键明确，既相互独立，又内在关联。每个功能模块设计一个主表，对应一项职责，根据需要设计若干辅表，便于操作使用。表格在设计字段时，遵循一字段含且只含一个含义的原则，充分考虑业务的不可测性，每一字段的字段长度适当加大3-10个字符，以能展现其可能代表的内涵。每一表格设计唯一主键，原则上是一串利用逻辑编辑的数字序列，不代表系统业务内涵。

（四）系统保留接口

科研管理系统在设计时充分考虑数字化校园建设需要，对接教务管理系统、人事管理系统、财务管理系统，保留友好数据接口。

1. 主动使用共有信息

在数据采集使用时，优先、直接采用数字化校园统一门户账号信息，避免一个教师多个账号、难以记忆的麻烦。

2. 主动对接其他系统

科研项目的主体是教师，牵涉到人事系统、教务系统，科研项目的进展，涉及到财务系统、资产系统。科研管理系统的设计，应加强与其他职能部门负责的业务系统对接，形成良好互动。要迎难而上，克服多部门多开发商造成的数据对接的困难。

四、科研大数据应用

科研管理系统的设计应用，不只是为了解决科研人员的工作困难，提升科研管理工作效率，更重要的是提升科研管理质量，主动作为，充分利用系统形成的科研大数据，做好数据挖掘，为学校、各部门决策提供参考数据，为学科建设、专业建设、学位点建设提供重要依据。

（一）定期发布数据

科研大数据是高校事业发展的直观反映。通过科研管理系统，采集科研数据，完成上级布置的各项科研数据报表，每学期至少向全校发布一次科研大数据，反映各教学单位科研年度任务完成进展情况。

（二）服务决策部门

科研大数据是学校科研发展的“晴雨表”、“溫度计”，实时反映学校目前具体科研领域的发展情况。如某一时期国家艺术基金获批数量较多、横向项目签订频繁，说明在相应学科拿下了高水平项目，做好了社会服务，呈现了良好的发展势头。科研大数据为校领导掌握学校科研发展、制订发展战略提供了参考，为科研管理部门制订科研政策、为人事管理部门制订职称评聘标准提供依据，为各教学单位与兄弟院系横向比较提供准绳。

（三）服务普通教师

科研管理系统的设计源于解决普通教师繁忙的日常科研事务，更应服务于普通教师的发展需要。教师在自动填报个人相关科研数据后，填报职称晋升、教学业绩考核、硕士生导师等相关的个人事业发展表格时可持续利用。除此外，通过课题申报的研究方向的关键词分析，教师更能实时掌握某一研究方向最新的研究动态与可申报空间，能提升教师申报课题的成功率。

（四）考核教学单位

科研大数据是科研管理部门考核各教学单位科研工作完成情况的主要依据。各单位在掌握本单位科研数据情况后，可有重点部署相关工作，力争完成科研考核，从而促进全校科研发展。

五、结束语

学校科研管理系统基于工作流程进行建设，易于操作，能促进学校信息化进程，推动学校数字化校园统一门户建设，极大方便学校不同层面使用人员，是学校落实“最多跑一次”服务的重要举措，明显提升了科研管理效率与水平，为学校决策提供了依据，必将促进学校科研工作乃至各方面工作创新、跨越式发展。

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