现代企业档案管理工作的信息化建设研究

付贝贝

摘 要：在各大企业中，信息化已经被广泛应用，为了能够稳固企业自身的社会地位，营造出积极向上的企业发展氛围，需要在企业的各个方面进行创新管理。针对信息化在企业中的影响作用，结合档案管理的创新手法，从多个方面进行深刻分析和探讨，以期能够将档案信息化做大做强，形成企业发展的有效推动力，并为相关的工作人员提供理论信息参考。

关键词：企业管理;档案管理;信息化

中图分类号：G278.3        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2020）06-0028-01

改革开放以后，社会的经济发展和技术发展在逐步提升，在部分企业中，其管理手段和模式也在不断地朝着信息化、科技化进行转型发展。档案管理在企业中管理中是比较重要的环节，其能够为国家的档案资源进行提供，同时也是企业在运营中的参考凭证。在档案管理朝着信息化、数据化发展的过程中，由于创新思想的不足、传统管理方式根深蒂固，这就导致信息化的档案管理无法全面地进行开展和落实，因此必须将档案管理信息化纳入企业发展规划中去，进行有计划的创新发展。

一、档案管理信息化创新的背景和意义

我国当前的社会发展信息更新换代的速度异常之快，这就导致企业的档案管理面临着巨大的压力和激烈的大环境，因此大部分企业逐步将自身的管理方式进行更新，积极地对信息化管理进行初步了解并应用，但总是会有新的问题出现在发展的进程中。其中，阻止档案信息化的主要原因以创新思想不强、观念意识落后、开发信息资源不够全面等为主。在这样的发展形势下，相关的档案管理工作者必须积极地重视起来，将档案工作的新局面尽快地依靠现代化发展手段进行开拓，做好档案管理信息化创新工作对于企业的发展规划以及社会的进步产生重要的意义。

二、企业档案信息化管理的现状及问题分析

1.信息化建设的设施利用率不高。在当前的部分企业中，其对档案的管理进行了档案系统办公软件的开发，并进行了使用，同时也引进了大量的计算机设备和管理设备。但是形式上的革新虽然做得比较好，可真正地进行档案信息化管理的时候，由于信息化管理技术的不到位，导致部分设备的功能没有被全面地利用起来。例如在部分企业中，计算机依旧被用于处理文字、收集数据以及进行检索工作上，网络设备部分实际的功能被忽视甚至是未被了解，这就导致信息化设备的利用率降低，档案管理在互联网中的参与程度下降。

2.档案信息化的系统和规范建设不完善。在当前的企业市场中，普遍应用档案管理应用系统，该系统虽然有较为长久的历史，但是至今也没有发展出既定得到体系和规模。经过相关的调查表明，档案网虽然被建立起来，但是在全国普及方面还是没有落实到位，这就使得国家档案的数据库难以形成较大的规模，同时导致档案管理一体化依旧难以实现。其次，不完善的档案管理标准制度，严重地阻碍了企业的档案管理紧跟社会发展的脚步。

3.企业档案信息化管理的技术型人才缺失。想要将档案信息化管理制度进行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才进行创新的融入。人才是企业的发展中赖以生存的基础，但是在部分调查结果中显示，企业在档案管理方面，尚未认识到人才的重要性，简单地认为档案管理工作人人都能做，这就导致档案信息化技术型人才的缺失，管理人员的基本技能不足，素养不够，在进行问题解决的时候考虑得不够全面。

三、企业档案信息化管理的重点措施

1.普及信息化技术。信息化技术是档案信息化管理的核心重点，在档案信息化的工作中，首先，要在纸质办公的基础上，将电子档案的信息技术进行应用和普及，电子档案的开发是以计算机设备为载体，互联网为媒介，将信息资源进行数字化，在便捷录入、储存、查找的基础上，更能够将信息资源进行深层次的开发和利用。其次，建立电子档案服务平台，将计算机设备进行合理的利用，建立完整的信息资源网络，能够将档案资源形成面向社会的共享平台，将传统的纸质办公、档案室存储办公以及查找信息等繁杂工作，通过信息化设备转变为电子办公的形式，将加大信息资源的利用实效。

2.建立系统化的信息化体系。企业的档案信息化管理在进行落实之前，首先要将信息化的思想意识进行及加强，在档案信息化管理的认知上，不能够局限于企业内部，应该将眼光放在整个市场经济中，扩大信息的来源渠道，保证其能够在社会建设和资源整合方面起到重要的作用。首先，制定系统的管理规划，将信息化的档案管理进行规模化，结合不同的档案管理、信息载体以及档案信息的利用等情况，从科学的角度进行全面的信息分析，才能够进行规划的制定，同时要将信息化设备等基础的设施进行完善。其次，在当前完善规划的基础上，及时地进行长远的系统规划，将信息化管理设备进行功能上的开发，并拓展出更多领域的管理功能，能够应对未来不断变化的档案信息形势。最后，在进行信息化管理的时候，要严格地确保档案的信息能够具有真实性、实效性。结合数字化建设，将档案资源的可利用率提升。

3.组建高水平的信息化开发团队。在企业进行信息化档案建设的过程中，除了将信息化技术、信息化体系进行建立健全，同时也应针对基层人员进行合理的管理和配置，建立技能合格、素质合格、管理手段合格的信息化人才队伍，健全人才管理制度，才能够保证信息化管理得以实际的落实和发展。

首先，企业的管理者应该认识到人才对于信息化档案管理发展中的重要性，并及时地进行高质量人才的招纳，严格地进行人才技能审核，将其专业的技能素养进行考察，并根据企业相应的发展情况和需求，进行不同类型人才的招纳。

其次，针对在职的人员，应该组织及时的信息化理念培训，结合社会信息发展的趋势以及市场经济状态，进行技能上、理论上、思想意识上的培训引导，使整个基础人员团队能够保持良好的工作状态，具备工作积极性，不仅要有技术，还要有头脑，能够保质保量地进行信息化档案管理的同时，又能够积极地进行技能创新、理念创新。

四、结语

企业档案的管理信息化建设不是阶段性的发展，而是要根据社会信息的不断变化进行持续更新的长久性工作。企業的档案工作管理者应该树立良好的创新观念和服务意识，积极地克服信息化转型中的困难，实时地了解社会、时代变迁的过程及其发展的需求，使得档案的信息化管理工作能够达到理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够服务于企业，服务于社会。