大数据背景下档案管理缺陷及革新思考

李北川

摘要：档案管理是一项具有重要价值的工作，有利于维护档案的完整与安全。随着大数据时代的来临，档案数量不断增多，档案管理效率低下，严重影响了档案管理质量，只有将大数据应用在档案管理工作当中，对档案管理工作进行改革创新才能够提高档案管理的效率，因此本文将对大数据背景下档案管理的缺陷进行简要分析并提出相应的革新措施，以期为相关研究提供参考。

关键词：大数据;档案管理;革新

前言：

档案管理在社会发展中发挥着重要作用，随着信息技术的发展，越来越多的技术、设备被应用在了档案管理当中，提高了档案管理的水平。大数据的发展给档案管理带来了一定的挑战，但同时也带来了新的发展机遇，应该综合分析大数据背景下档案管理存在的缺陷，并通过有效措施创新档案管理工作。

1.大数据和档案管理概述

（1）大数据：在互联网、信息技术不断发展的过程中，大数据应运而生。大数据指的是数据量过大，只有通过新的处理方式才能够应用的信息资产。大数据具有大量、多样、高速、真实性以及低价值密度等特点。在社会发展中，大數据具有重要价值，会给各个行业带来更多发展机遇，也会创造更多的财富。（2）档案管理：档案管理就是对档案实体以及信息进行管理和利用的活动，主要包括收集档案、整理档案、鉴定档案价值、保管档案等多个环节[1]。档案管理具有管理性、服务性以及政治性等性质，可以有效保持档案的完整、维护档案的安全。

2.档案管理新的发展方向

2.1虚拟化

随着社会的发展以及信息技术水平的提升，互联网的应用范围越来越广泛，档案管理人员可以不再利用纸质档案管理模式，而是直接利用网络进行线上办公，即实现无纸式虚拟化办公[2]。这样不仅可以减小资金投入，也可以减小资源占用面积，扩大存储量。

2.2数字化

档案管理人员可以将数码摄像以及微缩摄影等技术应用在档案管理工作当中，实现档案管理的数字化发展。利用数码微缩技术可以将纸质档案信息转化为体积极小的微缩品，然后再将其转化为电子文件。利用数码摄像技术可以对档案信息进行高清处理，然后再将其转化为电子文件。利用这些技术手段可以将纸质信息转化为电子信息，然后再进行存储和管理。其次，利用计算机存储档案信息就可以直接在计算机当中查询档案信息，十分便利。

2.3智能化

随着信息技术的发展，档案的存储形式越来越多，不仅可以利用纸张、图片存储档案信息，还可以利用光盘、磁盘存储档案信息。此外，还可以利用音频、视频存储档案信息，丰富了档案存储的手段。这样不仅促进了档案馆藏数量的增加，也促进了档案馆藏种类的发展，因此应该积极利用各种设备和技术手段记录和存储档案信息。

3.大数据背景下档案管理存在的缺陷

3.1档案管理思维老套

档案管理思维指导着档案管理工作，但是当前档案管理思维较为传统和老套，对档案管理工作的质量造成了一定影响。第一，档案管理人员没有认识到自身工作的重要性，认为这份工作枯燥乏味，所以没有认真进行档案管理工作。第二，档案管理人员只是按照要求开展具体工作，没有积极获取档案资料，也没有合理应用档案资料，这就无法充分体现档案资料的内在价值。在大数据背景下，档案信息越来越多，档案价值也越来越高，档案管理人员只有树立发散性思维和服务意识，主动研究档案、挖掘档案价值才能够发挥档案作用[3]。

3.2档案管理方式落后

档案管理不仅需要对档案实体进行管理，也需要对档案信息进行管理，只是进行数字化查询已经不符合时代需要了。但是，当前很多档案管理人员只是从表面实现了档案的信息化管理，没有提高档案信息的利用价值。在大数据时代中，档案管理人员不仅需要提供档案数据，还需要提供数据当中的信息。

3.3未合理应用大数据技术

近年来，我国大力提倡建设智慧城市。智慧城市当中含有很多大数据元素，而档案馆属于智慧城市当中的一部分，只有合理应用大数据技术才能够提高档案管理质量、促进城市发展[4]。但是，当前部分档案馆的主要职能仍然只是保存档案，没有意识到大数据技术的重要性，没有将大数据技术应用在档案管理中。

4.大数据背景下档案管理的革新策略

4.1转变思维、提高档案管理人员的素质

大数据的出现对传统的档案管理模式造成了一定的冲击，作为服务社会的重要机构，档案馆应该转变思维，提高档案管理人员的素质。首先，档案馆应该认识到档案在社会发展中的作用，增强社会服务意识。其次，档案管理人员应该了解档案信息的价值，提高对档案管理的重视程度，增强自身的职责意识。再次，档案管理人员应该改变管理方式，将单一的档案保管转变为档案保管→档案价值挖掘→档案综合利用，构建信息化管理模式。同时，档案管理人员应该优化管理结构，加强资料收集，实现集中管理，建立信息保密制度。档案管理人员还应该深入分析档案信息，挖掘档案信息的潜在价值，在为档案用户提供档案的同时提供内在的档案信息。此外，档案管理人员需要不断学习，深入研究大数据技术，掌握相关的操作技能，以适应时代需要。

4.2统一管理档案资源

大数据背景下的数据资源量巨大，只有具备较高的数据存储能力和数据处理能力才能够满足需求，因此档案馆需要提高数据存储以及处理能力，对所有的档案资源进行统一的管理和备份。档案馆需要积极探索统一管理模式，建立基于大数据的档案处理中心，对档案资料进行集中化管理，实现档案资料的共享，从而改善档案管理效果，增强档案资料的安全性[5]。同时，若进行统一管理还可以优化整合所有的档案资源，促进档案管理工作的协同进步。因此，各个有关部门都需要参与到档案管理工作当中，形成部门联动管理，积极开展电子档案管理，提高档案管理的水平。

4.3创建档案数据库

在应用大数据技术时，档案馆会受到产业、专业等各方面的限制，会影响到管理效果，因此档案馆应该创建档案数据库，在实现档案资源数字化的同时提高数据库资源的应用效率，为档案管理工作的优化升级奠定基础。档案馆可以和数据公司共同开发能够为档案管理提供便利的软件、设备。同时，档案馆也可以和一些科技研究所共同研发数据分析工具，从而实现档案信息化管理。在开发档案数据库时，需要先实现档案资料的数字化，即将纸质档案信息转化为电子档案信息。其次，需要对档案进行合理分类，提高档案管理效率。第三，需要创建完整的档案数据库，汇编所有的档案资料，并将数据库公开，从而提高数据库的利用效率[6]。

4.4加大档案宣传力度

档案当中包含了各种社会信息，记录了时代发展的变化，应该加大档案宣传力度让更多的人了解到相关的档案资源和档案资源的重要价值，号召更多的人参与到档案管理工作当中。在日常生活当中，很多人都忽视了档案的存在，没有合理利用档案。因此，档案管理人员在工作当中需要总结档案的意义，档案的应用作用等要点，并利用媒体、网络进行大力宣传，让人民群众正确看待档案，从而充分发挥档案的作用，促进社会发展。

4.5注意事项

在开展档案管理工作时，档案管理人员需要找出档案管理中存在的问题并及时解决问题，并借鉴相关的经验，增强档案管理效果，还应该注意一些事项。首先，档案管理人员应该按照《档案法》等相关法律政策的要求优化档案管理流程，提高档案管理质量。此外，档案管理人员应该注意潜在的风险。档案管理工作中存在网络安全隐患、保管风险等风险。在创建和使用网络平台和数据库时需要启用访问控制服务以及防入侵功能，降低网络安全风险。还应该完善责任制，明确保管人员的职责，降低保管风险。

结语：

在大数据背景下，传统的档案管理模式已经无法满足实际需求了，只有对档案管理工作进行转型升级才能够符合时代需求。为此，档案管理人员应该加强对自身工作的重视，开发档案数据库、加大档案宣传力度，从而提高档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]蔡利剑.大数据背景下的档案管理问题研究[J].西北工业大学学报（社会科学版），2016 （1）：110-113.

[2]尹德凤，朱瑜梅.大数据时代背景下档案管理及价值提升研究[J].办公室业务，2018 （12）：114.

[3]刘保瑞.浅谈大数据背景下的档案管理及价值提升[J].中国高新区，2018 （11）：249.

[4]李永寧.档案管理在大数据背景下所面临的挑战及应对措施[J].现代物业旬刊，2015 （5期）：106-108.

[5]张学成，李云华，陈丽，et al.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].经济研究导刊，2017 （29）183-185.

[6]沈志恩.档案管理在大数据背景下面临的挑战及解决措施分析[J].办公室业务，2018 （9）：57-58.