区域性疾病预防控制中心疫情防控工作文件材料归档研究

李妲

摘要：新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作是在党中央领导下的一场阻击战、歼灭战，疾病预防控制中心在这场战役中发挥了重要作用，并在工作中产生了大量文件材料。为了做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作文件材料归档工作，北京市疾病预防控制中心开展了相关理论研究，并采取了一系列应对措施，明确使命任务，担当社会责任；摸清材料特点，确认依据原则；建立工作机制，明确保管范围；开展全程指导，保证归档质量。

关键词：疫情防控文件材料归档归档范围档案

2019年年底、2020年年初，新型冠状病毒感染肺炎疫情爆发。面对新型冠状病毒感染肺炎疫情，在习近平总书记的亲自指挥、部署下，一场疫情防控的人民战“疫”在全国打响，每个组织、每个人都在这场战“疫”中与时间赛跑、与病毒较量。区域性疾病预防控制中心在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作中發挥了重要作用，并在工作中产生了大量档案，而齐全完整地收集、保管这部分档案，对工作查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值，同时也有利于留存疫情防控工作的社会记忆，见证中华民族面对灾难顽强奋斗的拼搏精神。

一、明确使命任务，担当社会责任

疾病预防控制中心是疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益事业单位，其使命是通过对疾病、残疾和伤害的预防控制，创造健康环境，维护社会稳定，保障国家安全，促进人民健康；其宗旨是以科研为依托、以人才为根本、以疾控为中心，是新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作的主力军之一。自新型冠状病毒感染肺炎疫情发生以来，北京市疾病预防控制中心（以下简称“北京市疾控中心”）开展了大量扎实有效的工作，在北京市新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作中发挥着不可替代的核心作用。

做好疫情防控工作文件材料归档，服务疫情防控工作大局，是区域性疾病预防控制中心在这场战“疫”中的重要工作。北京市疾控中心在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控前期筹措和运行工作中形成了大量具有保存价值的纸质、电子等各种形式的文件材料。这些文件材料是北京市疾控中心疫情防控工作的真实记录，都属于应归档的范围。一方面，这些材料记录了北京市疾控中心抗击疫情的工作面貌，展示了北京市疾控中心尽责担当、救死扶伤的工作过程；另一方面，这些材料是工作查考、经验借鉴的重要资料，发挥档案资政的重要作用，为党和政府应对疾病疫情、自然灾害等突发事件，部署疫情防控工作提供翔实且可靠的依据。

二、摸清材料特点，确认依据原则

（一）疫情防控工作归档文件材料的特点

北京市疾控中心疫情防控工作归档文件材料具有来源广泛、类型多样、数量庞大、结构复杂的特点。

1.归档文件材料来源广泛。疾病防控是北京市疾控中心的本职工作、中心工作，贯穿于中心所有工作的始终，因此北京市疾控中心各专班、科室都是归档文件材料的来源。中共中央、国务院及其有关部门，市委、市政府及有关单位，市有关防控指挥机构关于新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作的批示、指示、讲话、重大决策部署、相关政策文件是北京市疾控中心开展疫情防控工作的依据，因此以上各部门同样是归档文件材料的来源。同时，各区疾控中心应向北京市疾控中心上报相关重要工作材料，这也是归档文件材料的来源之一。

2.归档文件材料类型多样。从文件载体上看，包括纸张、磁盘、光盘，以及其他多种材质的载体。从文件种类上看，包括决定、决议、指示、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

3.归档文件材料数量庞大。北京市疾控中心在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控前期筹措和运行工作中开展了大量工作，同时也形成了数量庞大的需要归档的文件材料，体现了北京市疾控中心团结一心、同舟共济的精神风貌。

4.归档文件材料结构复杂。北京市疾控中心在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作中形成的电子文件，既有结构化的信息和数据，也有非结构化的信息和数据，格式、种类繁多，结构复杂。

（二）疫情防控工作文件材料归档的依据

文件材料归档是档案工作的起点，可以为后续其他档案工作环节提供物质基础，所以可以说如果没有归档，就没有档案工作。对于如此重要的归档工作，国家与地方相关法律、法规、标准都做出了具体的规定，这为北京市疾控中心疫情防控工作文件材料归档提供了可靠依据，具体包括：《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则（试行）》《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》，等等。

（三）疫情防控工作文件材料归档的原则

疫情防控工作应归档文件材料的特点、归档的依据，以及疫情防控工作的重要性，决定了疫情防控工作文件材料归档要遵循全面性、全程性和及时性的原则，以实现文件材料的集中统一管理，确保档案的完整和安全。

1.疫情防控工作文件材料归档要遵循全面性原则。疫情防控工作的重要性决定了疫情防控工作过程中产生的文件材料的重要性，因此疫情防控工作文件材料要做到应收尽收、应归尽归。新型冠状病毒感染肺炎防治工作文件材料归档范围必须囊括所有来源、所有类型的文件材料，尤其要注意收集收发文登记簿之外的文件，比如病理实验形成的过程性记录和数据、新闻媒体采访过程中的相关纪实资料，等等。

2.疫情防控工作文件材料归档要遵循全程性原则。归档的文件材料应能在时间上保持连续性，前后衔接，真实完整地反映疫情防控工作从开始到结束的全过程。从疫情防控早期的工作方案、工作预案，到中期的每日动态、现场流调处理，再到后期的情况报告、全面总结等，都必须归档。

3.疫情防控工作文件材料归档要遵循及时性原则。疫情防控工作文件材料随时归档、及时归档、分类管理，可以保证文件材料的条理化、有序化与齐全完整；档案室对这些经过整理的数据和信息进行挖掘、分析、提炼，形成疫情防控成果摘编，提供给政府有关领导、指挥或决策部门，供其决策参考，可以直接、快速、及时服务于疫情防控的科学防治、精准施策、干部考察、教育宣传、舆论引导等工作。

三、建立工作机制，明确保管范围

（一）建立疫情防控工作文件材料归档工作组

疫情防控工作文件材料归档工作组担负领导、组织、协调的职责，工作组成员直接参与文件材料归档工作，各司其责。北京市疾控中心成立了疫情防控工作文件材料归档工作组，由北京市疾控中心主要领导担任组长，信息统计中心档案室负责归档工作的整体组织、协调、指导，各专班组组长和各科所负责人為本组和与本科所文件材料收集工作的第一责任人，各专班、科所的兼职档案员负责及时收集、整理本专班、科所在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作中直接形成的、各种形式的、具有保存价值的文件材料，并向信息统计中心档案室移交。

（二）制定疫情防控工作文件材料归档工作方案

疫情防控工作文件材料归档工作方案是对文件材料归档工作的直接安排与布置，具有较强的方向性、指导性。疫情防控工作文件材料归档工作方案要阐明文件材料归档的工作原则、工作机制、归档流程、归档时间、归档方式、归档要求，以实现疫情防控工作文件材料归档工作的思想统一，管理统一。

（三）明确疫情防控工作文件材料的归档范围

应归档文件材料列表明确了疫情防控工作文件材料的归档范围，具有很强的操作性、依据性。疫情防控工作文件材料的归档范围要明确文件材料的来源、类型、内容，等等。

1.文件材料的来源既包括本机关的各专班和科所，也包括上级机关（比如北京市委、市政府、市防控指挥机构）和下级机关（比如各区疾控中心）。

2.文件材料的类型要包括各种载体、形式和文种。

3.文件材料的内容既要反映全局的整体性工作，如总体方针、政策、工作方案等，也要反映微观的具体性工作，如政策贯彻落实的方法步骤、落实的结果等。

四、开展全程指导，保证归档质量

按照我国机关档案集中、统一管理的原则和规范化管理的要求，北京市疾控中心档案室应协助、指导各专班、科所以及各区疾控中心，做好疫情防控工作文件材料的收集、整理、归档工作，确保疫情防控工作做到什么程度，档案工作就跟进到什么程度。一方面，要遵循全面性、全程性、及时性原则，齐全完整地收集疫情防控工作全过程的文件材料（包括各种实物），以防止相关文件材料的流失；另一方面，要按照相关标准整理好文件材料，保证文件材料的条理化、有序化，为将来实现档案资源信息的共享利用提供便利。

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作者单位：北京市疾病预防控制中心