电子档案管理与档案管理的信息化建设研究

摘 要：电子档案管理是事业单位工作的一个重点部分，加强对电子档案的管理，应顺应时代发展，明确电子档案用户的需求，由于事业单位电子档案管理中面临较多的挑战，影响单位的发展，因此，应加强档案管理的信息化建设，保障企业发展的顺利。本文是针对电子档案管理在事业单位的作用、电子档案管理的现状、档案管理的信息化建设的完善措施进行概述。

关键词：电子档案;管理;档案管理;信息化建设

档案是人类智力成果的传承与保存的关键载体，将档案信息进行电子化管理，对于事业单位发展具有不可替代的作用。事业单位需要重视档案管理的信息化建设，保证档案信息储存的完整。本篇文章笔者针对在事业单位进行电子档案管理的有效性、电子档案管理存在的问题提出档案管理的信息化建设的改善建议。

一、电子档案管理在事业单位中的作用

电子档案管理是事业单位发展必不可少一部分，电子档案管理主要包含的内容有档案收集、分类、立卷、检索、整理等。档案记录的信息资源是从刚开始到现在的所有事业单位人员的基本信息，信息包括自己的学历、活动、经历等。档案管理工作会占领事业单位工作一部分。电子档案建立需要一段时间，还应对电子档案进行定期更新，确保电子档案信息真实、准确。对于电子档案加强管理，事业单位应该明确档案中所有的数据资源，并将数据进行处理，保障客户在短时间内科进行查询。通过电子档案管理，可以在互联网平台上了解单位内部的档案资源，对于管理工作的开展提供便利[1]。

二、电子档案管理的现状

目前，我国县级事业单位档案服务建设的网站较少，影响档案管理的信息化建设。由于严重缺少成型的电子档案服务机制，导致网络电子档案资源缺乏，无法满足档案机构发展的需求。部分电子档案信息网站无客户端与资源支撑，网站长时间不更新，导致网站信息内容比较老旧，无法吸引客户的眼球，这对于档案管理的信息化建设也造成一定影响。另外，由于档案信息管理体系的资金匮乏，档案管理设备配置不够合理，资源管理体系建设缺乏资金。资源档案管理中资金渠道较少，部分档案信息机构甚至无法维持基本运營，造成档案管理的信息化建设难度增加[2]。

三、档案管理的信息化建设

（一）网站定位与管理标准设置

电子档案管理的信息化建设，首先，应将已经存在的档案管理问题进行总结，并实施针对性的处理。通常应对于电子管理服务相关机构管理网站进行精准定位，要清楚网站定位基本原则与目的，积极了解客户需求，并以其为基础发展线上电子服务，如可以适当设置档案动态栏目，如档案、查询、图文信息、档案实际案例，可为用户提供高品质的服务。应将传统管理模式改变，建设现代化档案管理形式，以科技技术为基础，建设网络管理系统，将互联网络上档案信息进行资源分享，还可以对档案管理统一标准进行科学考核，将档案管理中存在的不足并断完善。加强档案管理的信息化建设，应集中统一档案中涉及到的资源，如物力、人力、技术等问题，设立统一管理标准，保障网络档案资源共享的安全[3]。

（二）网站资源的完善

对于互联网中存在电子档案资源，应对其实施定期更新、升级，将相关档案信息资源进行充分归类，保障网站资源可以被用户快速找到，提升管理效率，节省用户寻找自己需要电子资源的时间。另外，网络电子资源应确保真实、准确、有效，管理人员应换位思考，以客户角度对于档单资源数据进行处理与加工，进而生成专业的档案电子产品，保障其查阅资料速度提升。通过对网站资源不断改善，可为档案资源管理信息化建设提供基础资源。在互利网平台上将电子档案的资源进行完善，可促进电子档案管理效率的提升，确保信息化建设可在短时间内实现。

（三）加大资金投入

档案管理机构要想进行信息化建设，就应以档案管理实际情况为基础，根据了解，现阶段档案资源管理信息化建设难度较高的一个关键因素就是资金大量欠缺，这就需要加强资金投入，并不断将资金渠道进行拓宽，保障电子档案部门运营的顺利。电子档案部门发展不仅应多元化发展，还需要与政府部门积极协调，保障信息化建设的正常进行。档案管理应引起政府部门的重视，可以将信息化建设作为政府项目，积极投入资金，确保其正常开展。还可将档案信息管理部门发展为一个专业机构，并为多数用户提供专业的档案服务。另外，档案管理部门需要对于档案服务模式进行创新，将档案信息产品附加的价值不断提升，进而吸引部分企业或是商业性活动进行资金投入，通过吸引投资与政府支持等模式，加强资金投入，提升事业单位的档案信息管理效率。加强档案信息运用，可保障档案管理的信息化建设的顺利开展。

社会主义发展不断进步，事业单位发展难免也会遇到问题。多数单位在发展过程中会出现档案信息管理问题，导致信息化建设受到阻碍。事业单位应引起关注，加大对于信息化电子档案管理信息化建设的资金投入，为事业单位发展提供基本的资金支撑。还应积极完善网站建设，保障电子档案管理效果的增强。

参考文献

[1] 鹿晓玲.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 现代国企研究.2015（22）：95.

[2] 黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J]. 电子技术与软件工程， 2017，136（14）：223.

[3] 陶丽萍.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J]. 露天采矿技术.2016（4）：60-62.

【作者简介】 王志梅（1968—），女，大专，研究方向：档案管理。