做好企业办公室综合管理工作的路径分析

芦晓伟 安进东

摘要：文章通过对办公室管理工作的特点的阐述，分析了企业办公室管理工作现状及提升企业办公室管理工作成效的路径。

关键词：企业;办公室;综合管理

办公室的有效运转，直接关系到企业的生存和发展。而在经济新形势下，传统的办公室管理模式和理念已经无法满足现代企业办公室的发展要求。因此，企业有关人员需要充分认识现代化企业发展的实际需求，并据此创新办公室管理的模式和理念，从而促进办公室管理内容和方法的现代化，提高办公室管理的水平和质量。

1办公室管理工作的特点

企业办公室的工作内容繁杂，既包括企业内部相关规章制度、奖惩条例的制定和监督实施、企业上下级以及各职能部门之间的信息传达、业务档案的行政管理、值班排表、印信管理、会议组织、辅助决策等日常工作，也包括对外的人员接待、大型活动的策划以及信访接待等内容。因此，企业综合办公室工作具备几个特点：

1.1全局协调性。

企业办公室工作是一种综合性的、协调全部职能部门的统筹过程，办公室管理要从全局利益出发，成为企业与外部联系的纽带。

1.2政策性

办公室人员要时刻注意国家政策和行业发展的动态，为企业决策和生产管理提供参考资料。

1.3服务性

办公室存在的意义就是为上级领导层、同级生产经营部门、人民群众提供服务的。

1.4被动性

企业办公室管理工作面广，涉及内容繁复，经常要处理很多突发事件。因此，企业办公室工作总是处于一种被动的应对状态，在短时间内要完成很多工作。

2企业办公室管理工作现状

2.1管理制度问题

在企业的发展中，办公室管理制度对于办公室工作的质量具有重要的保障作用，办公室工作要想得到高质高效的开展，合理有效的管理制度十分重要，但是在现阶段的企业办公室管理中，还存在诸多的办公室管理制度问题，这对企业的长远发展造成了很大影响。随着企业的不断发展，企业的发展规模也在不断增加，企业需要购买一些现代化的设备来提高生产效率，投入更多的成本进行产品开发等，而对于这些新型的管理内容则需要其管理制度与时俱进，但是在实际的管理中，其管理制度并不是十分完善，甚至还有一些企业依然沿用传统的管理制度，这也导致了其管理制度存在一定的滞后性，不能满足新时期企业发展的需要，进而会影响企业长远的发展。

2.2管理人员素质问题

在企业办公室管理工作中，管理人员是工作的直接实施者，其综合素质的高低对企业办公室管理工作的質量会有直接影响，在新时期环境下，企业的办公室管理工作也更加复杂，这对企业办公室管理人员的综合素质要求也就更高。企业办公室管理工作也逐渐出现诸多问题，如人员素质问题，一些管理人员面对工作压力的增加，进而表现出耐心和细心的不足，导致工作质量问题，另外，还有一些管理人员责任心存在问题，他们在进行工作的时候，往往只注重工作任务的完成，并没有对工作质量以及工作开展进行落实，这也造成了他们管理工作的表面化，并没有充分发挥办公室管理的职能作用。

3提升企业办公室管理工作成效的路径

3.1提高精细化管理意识

现阶段，很多企业的办公室管理工作人员都认为帮助领导谋划大事才值得注意，日常工作中的一些小事比较繁杂也不用注意，这种工作心态不仅不能做好日常办公室管理工作中的小事，也做不好大事。所以，就需要提高精细化管理意识并能够将这种意识切实的贯彻落实到日常的办公室管理工作中去，坚决做到从小事做起，脚踏实地，实现精细化工作和管理，也只有这样才能将可能出现的风险和问题降到最低，真正的协助领导制定和筹划出更好的工作方案和工作计划，抓好部署工作，实现立足全局成大事的工作目标。

3.2提高工作人员的综合素质

社会在发展，企业也在不断的发展和改革变化，相应的，企业办公室管理工作也会不断的变化和改革，内容也会随着企业的发展而不断增加，这就对企业办公室管理工作人员提出了更多新的要求，需要办公室管理人员能够随着企业的发展不断的提高自己的专业素养，专业技能和综合素养。具体来说，需要从以下几个方面着手：第一，树立终身学习的理念，即能够主动的去学习更多的专业知识和技能，以更好的工作;第二，要善于从工作中总结经验教训，能够发现自己的优缺点，扬长避短，不断提高;第三，企业也需要定期的组织相关的培训考核班，给办公室管理人员提供更多学习的机会;第四，要根据企业办公室管理人员的专业知识和技能水平，合理的配置人力资源，确保每个人都能实现价值最大化。

3.3建设企业办公室管理信息系统

进入信息化社会后，信息系统的建设对于企业管理工作有着极大的推动作用，目前，各大企业管理者已经逐渐地意识到信息技术在企业管理中的重要意义，积极地开展信息管理系统的建设工作。要建立起一套科学、合理、高效的企业办公室管理信息系统，一是要购置先进的信息设备，使其能够负荷企业办公室大量的信息处理工作，完成信息的收集、储存、处理、传达等工作。二是建立企业管理网络平台，开发适用于企业管理的网络软件，实现信息资源的共享。三是要大力发展企业办公室管理自动化，从而提升企业办公室管理效率，节约更多的人力资源，缩短管理时间，提高企业管理的效益。信息系统的设立对于办公室的上下沟通，起到了突出的作用，节约了时间成本，为员工之间相互合作、互联共通提供了条件。

3.4建设学习型企业办公室

现如今，社会已经进入知识信息时代，企业管理者不仅学习现有的管理知识，总结管理经验，更应当不断接受新兴知识的熏陶，转变管理理念，提升管理专业能力。由此可见建立学习型企业办公室是必经之路。要建立学习型企业办公室，一是要树立崇高的学习目标，而学习目标的建立又要符合现代知识的整体发展趋势，满足企业未来发展的需求。二是企业管理者应当主动地营造一种积极学习、奋发向上的良好氛围，使每一位管理者能够彼此感染，相互促进，积极地进行学习，提升自身的素质。三是领导者应当以身作则，积极向优秀人员学习，而不应当顾忌自身领导的身份而放弃向他人学习的机会。通过不断学习，既能够获得相关专业知识，又能提升管理者的道德素质，则必然能够提升企业办公室工作成效。

3.5明确岗位职责并落到实处，为协作互通奠定基础

明确岗位职责并落到实处是提升企业办公室管理工作成效的重要保障，办公室管理工作是很具体的事务性工作，所以一定要根据不同工作人员的不同能力和特点安排不同的工作，做到人人肩上有责任，并制定严格的制度规范，做到严格遵循、违章必纠。以沟通这一项比较重要和基础的工作来说，需要办公室管理人员做好纵向和横向沟通。纵向沟通主要涉及到与上级领导的沟通，向其他部门和工作人员下达领导的意识和指示，向领导上传其他部门和工作人员的想法和建议，在此沟通过程中一定要做到严格负责;横向沟通主要是与媒体部门、外部政府机关以及企业相关职能部门的沟通和交流，在此过程中一定要做好协调和沟通工作。总的来说，企业办公室管理人员一定要根据严格的规范制度和行为准则认真工作，严格要求自己。

4结语

目前企业面临着巨大的发展转型问题，企业办公室一定要认清新时期企业发展的方向，帮助企业平稳度过转型期。在日常工作中，企业办公室工作和管理人员要不断学习，增强随机应对的能力，保持良好的工作秩序和积极进取的工作态度。

参考文献：

[1] 庞卫敏.企业办公室工作管理精细化的实现路径探析[J].现代经济信息，2017（20）：104.

[2] 刘雪锋.新形势下加强企业办公室行政管理的路径选择[J].企业改革与管理，2018，340（23）：27-28.

（作者单位：国网山西省电力公司怀仁市供电公司）