谈如何提升现代档案管理工作的信息化水平

程鹏

摘要：整个社会在信息化技术的推广与普及下，都发生了深刻而巨大的变化，各行各业都在朝着信息化的方向建设、发展，因为其对于我们的各项传统工作开展，确实具有着显著的推动和促进作用，可以有效提高传统工作效率、工作质量。为此，在档案管理工作当中，我们也应当加强对信息化技术的建设和应用，提升现代档案管理工作的信息化水平，切实发挥出信息化技术在档案管理中的作用和优势，开创档案管理工作的新局面。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了档案管理信息化的必要性，然后主要就如何提升现代档案管理的信息化水平，提出了部分探讨性建议，以期能为相关的工作实践提供参考。

关键词：档案管理;信息化;必要性;策略

當前，我们应当将档案管理的信息化建设作为一个关键课题，加强研究、探讨与实践，一方面要客观、深入的认识到档案管理信息化的必要性，另一方面更要采取科学、合理的信息化建设策略，有效提升现代档案管理工作的信息化水平，切实发挥出信息化技术的作用和优势。

一、档案管理信息化的必要性

档案管理，是一项非常重要的社会工作，各个行业、领域，各个企、事业单位，各个团体、组织等，都需要按照自身和国家的要求、规定，对相关信息、数据、文件，进行系统性的收集、整理、编撰、保管，并根据需要进行档案的开发、利用。特别是对于国家行政事业单位，如人力资源和社会保障局来说，由于其本质工作具有治理社会、服务大众的特殊性质，因此其档案管理工作的开展更显重要[1]。其不仅能够记录地方的人力资源分配、就业及社会保障建设发展情况，同时还能够为今后的社会人力资源管理工作及社会保障建设工作的推进，提供参考、指导和依据，帮助优化社会人力资源配置，增强社会保障力度。

不过需要了解的是，随着档案资料的大量增多，以及档案管理工作要求的提高，传统以人工为主的档案管理方式，已经不能再适应当前的档案管理工作需求，其一是人工化的档案管理工作效率非常低下，而且人的工作劳动压力非常大;其二是容易出现各种人为性的问题、漏洞和不符规范的情况出现，导致档案的可读性、可用性大大降低;其三是档案的开发、共享、利用难度较大，难以使档案管理的价值得到最大化的体现。而通过信息化技术在档案管理中的应用，则可以全面的解决上述难题，如大量的取代人力工作，减轻人的工作压力，同时提高档案管理的效率，帮助自动识别、规避档案管理工作中可能出现的问题与漏洞，实现档案信息的高效共享、传输，深入挖掘档案信息的潜在价值，最终将档案管理的价值最大化的体现出来。由此可见，在当前的时代背景下，推行档案管理信息化建设，是具有高度必要性的，必须要得到高度的关注与落实。

二、提升现代档案管理工作信息化水平的策略

（一）打造完善的档案管理信息化技术平台

和传统的档案管理工作方式相比较，信息化的档案管理工作，首先是需要一套信息化技术平台作为支撑，这是档案管理信息化建设的基础环节，并且对今后信息化技术条件下的档案管理工作成效，具有最为直接的影响。为此，我们必须要打造完善的档案管理信息化技术平台，基于档案管理工作的实际需求，从硬件与软件两个方面，建成功能完善、性能优异的档案管理站点。如应当要建立专门的档案管理信息化工作室，配置性能理想的服务器、计算机以及专用的档案管理办公网络以及其他相关的辅助设备——扫描仪、复印机等等。在软件的建设方面，其不仅要根据档案管理工作的基本工作要求，实现档案收集、录入、编撰、统计、分析、保管等一系列常规功能，同时还要根据自身的档案管理工作特点，扩展其他的相关专属功能，如人力资源信息批量统计、分析等。还有一点需要注意，那就是应当实现信息化平台档案收集与相关单位的横向对接，如将人力资源档案管理平台，与民生、就业培训、学校毕业生等档案管理工作平台，实现无缝对接，将重要的、必须的人力资源档案信息，在第一时间全面的收集到位，以便进行后期的录入、编撰等工作，保证档案信息的及时性、完整性[2]。

（二）做好电子档案与纸质档案的双轨化管理

在信息化的技术条件下，档案管理所产生的文件都以电子形式保存，形成电子档案。不过即使在这样的情况下依然有不少的信息，须得通过纸质媒介来记录和传递，尤其是一些档案管理信息化技术平台尚不能处理的信息，可能会产生不少的纸质档案，对此我们应当重视档案信息的双轨回收与电子化转换。也就是说，要收集电子档案信息的同时，也要注重传统纸质档案信息的收集，同样要保证收集的及时、全面，避免发生遗漏，而且在收集到位后，要快速、无误的将这些纸质档案信息转换为电子化形式，以便于后期的电子化管理，例如可以通过扫描或是人工录入的方式，来实现档案信息存储形式的转换，在转换过程当中，依然需要注意准确性的问题，不能出现错误。

（三）健全档案管理信息化制度建设

科学、合理、明确且具有操作性的制度，才能为档案管理信息化建设提供参考、约束和依据，保证建设工作的规范推进，为此我们在注重信息化技术性建设的同时，还应当注重信息化制度建设[3]。例如要明确所有的档案信息内容、填写规范，可以借助信息化技术，来讲对档案填写内容进行自动化的检测，避免一些明显的问题和漏洞出现。同时还要以国家《档案法》以及其他的相关政策为基础，结合单位的实际工作情况，对档案管理在信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用等各个工作环节的标准，给出详细而明确的规定，乃至档案的保管期限、保密、调阅、销毁等，都需要进行相应的工作标准、要求说明，为档案管理工作的实践提供指导。最后，还应当建立明确的档案管理信息化工作责权体系，将相关的工作职责、责任、权利等，细化到各个档案管理工作岗位，并制定相应的工作标准、考核指标，保证档案管理信息化建设得以规范、有序和高效的推进。

（四）借助信息化技术对档案信息价值进行深入的挖掘、利用

需要明确一点，档案管理的主要价值、意义，不只是“记录”，其更是为了通过“利用”，来为将来的工作提供参考、指导和依据，为此我们便需要高度重视档案信息价值的挖掘和利用问题[4]。以往，对于档案的应用效率是较低的，如对于档案信息的分析难以做到真正的客观、科学、全面，而在信息化的技术条件下，我们则可以更加深入的挖掘档案价值。例如，在当前的信息化技术体系下，人工智能与大数据技术非常受关注，并且该技术本身也已经发展的较为成熟，其能够对巨量的数据进行高效率的处理、分析，并按照人的思维对其作出价值判断。在档案管理工作中，我们可以借助大数据和人工智能技术，非常快速的对档案信息进行量化性的分析，如在人力资源档案信息分析中，更加科学、准确的反映出人才的知识、素质、能力，并将分析结果与用人单位人才需求结合起来，帮助优化社会人力资源配置，在解决人才就业问题的问题，使用人单位获得最需要的优质人才。