淮北矿业集团合同信息化实施设想

张保军 邓华

摘  要：将ERP（企业资源计划）运用到合同信息化中，贯穿合同管理全生态链。文章通过信息系统管理的启动过程、规划过程、执行过程、监控过程、测试完善贯穿全文。从制定项目背景、目标、总体解决方案，到制定项目管理五个阶段计划，及项目风险识别与控制计划，最后到结束工作。运用ERP的思路进行论述合同信息化全过程，大胆设想淮北矿业公司合同信息化实施过程。

关键词：EPR;合同信息化;流程化

中图分类号：F270          文献标志码：A         文章编号：2095-2945（2020）15-0191-02

Abstract： The use of ERP enterprise resource planning uses contract informationization， which runs through the whole ecological chain of contract management. This paper deals with a series of procedures including start-up process， planning process， execution process， monitoring process and testing improvement of information system management. From the formulation of the project background， objectives， the overall solution， to the formulation of the project management five-stage plan， and the project risk identification and control plan， and finally to the end of the work， this paper adopts the idea of ERP to discuss the whole process of contract informatization， and boldly proposes the implementation process of contract informatization in Huaibei Mining Company.

Keywords： EPR; contract informationization; process

前言

把“信息化+管理”模式的合同管理中运用新时代创新理念，依据信息化平台，提高合同管理的规范性和有效性;给传统企业带来新活力，也是现代化企业实现高端产业链创新、飞跃发展的必然趋势。将ERP（企业资源计划）运用到合同信息化中，贯穿合同管理全生态链。淮北矿业集团与某软件公司进行合作，合同管理项目结合公司的各项管理制度，配以信息化系统呈现，并经过软件系统进行规范化、标准化以及流程化，在系统正确的实施策略基础上，充分结合集团公司现有合同管理和对接已有的系统实施内容以及实施范围，在不影响集团公司业务管理的大流程的前提下，坚持以下科学实施路线。

1 启动过程

1.1 项目背景

淮北矿业始建于1958年，前身为淮北矿务局，1998年改制为淮北矿业（集团）有限责任公司，同年由原直属煤炭部转为安徽省直属企业，现已发展成为以煤电、化工、现代服务为主的国有大型企业。公司设有机关职能部门15个，现有各级控股子公司200家、参股改制子公司3家、分公司30家。

1.2 项目目标

通过吸收先进大型企业合同信息管理的先进经验，结合淮北矿业自身的实际情况，建立起淮北矿业合同管理信息系统。

1.3 總体解决方案

以ERP技术贯穿始终，做好关键业务，以合同管理为实施信息化主线，以线带面，稳步推进。业务信息化要量力而行，以“解决主要业务问题，不增加无谓工作量”为原则，不能让信息化导致业务复杂化。要降低实施阻力，依据各部门的实际情况及管理需求确定实施方法。

2 规划过程

制定项目管理计划、实施计划，结合淮北矿业合同管理信息系统的目标及业务需求，项目实施方式以先规范流程、其次梳理静态基础数据、再收集确认动态基础数据（未关闭的合同等）进行，从整体上划分成五个阶段：（1）项目启动阶段的时间为期1个月，包括了项目计划，项目章程，组织结构，人员职责，项目工作环境等的设定，以项目启动大会的召开为里程碑事件。（2）系统规划阶段的时间为2个月，包括了针对供合同管理调研问卷、原始需求调研、蓝图设计、实现方案等内容，以实现方案的评审通过为里程碑事件。（3）系统准备阶段的时间为3个月，包括了针对合同管理的流程配置、二次开发、内部测试、集成测试、压力测试、用户培训、用户接受性测试等内容，以客户签署用户接受性测试报告为里程碑事件。（4）系统上线阶段的时间为3个月，包括了针对合同管理的上线数据的准备、上线运行维护、系统应用保障性培训，以系统上线运行报告的评审通过为里程碑事件。（5）测试完善阶段的时间为3个月，包括了针对合同管理实施及二次开发文档交接、验收材料梳理、项目验收等内容，以项目验收报告评审通过为里程碑事件。

3 执行过程

3.1 合同信息化系统硬件网络环境

硬件网络环境是系统实施的基础，是系统顺利实施的保证，硬件网络环境符合应符合系统运行的主要需求：

服务端：高性能的PC机或PC服务器（含大容量硬盘）

服务器端操作系统：Win2003/Advanced Server、C/S以上系统

客户端操作系统：Windows XP/7以上操作系统。

3.2 合同信息化管理方案

（1）合同信息均网上录入。将招投标文件、合同文本及相关材料录入合同信息化平台。在信息一次性录入后，不但能够合同信息一目了然，进而也实现了信息共享的目的，也为管理工作人员能够及时提取合同信息进行查看、分析。（2）合同网上会审。在进行会审工作时，会审人员根据限制的时间参见合同网上会审的工作。能够根据网上合同条款提出修改意见，并且通过合同信息化管理的封闭能够不受外部的影响，使得整个评议流程公开、透明，进而保证公司会审的公开性、合理性、程序性。（3）合同信息跟踪。由于合同信息化管理能够让管理人员及时提取合同信息，以方便进行更改。实现合同信息化管理不但能够让合同信息具有完整性，并且也能够为管理人员带去方便。（4）合同风险网上监控。在实施的过程中往往会出现意外的现象，合同管理要求必须将实际风险限制在可控范围内。为了防止风险的发生，企业应该预先制定风险管理方案，以及解决的办法。能保证在出现意外时，能够及时解决。

3.3 合同信息化管理的措施

（1）健全合同信息化全流程管控。草拟具有经济性和法律性等特性的合同文本，按照合同的内容以及条款进行录入平台，加强合同会审的流程，做到从承办到归档的全流程管控，是合同信息化管理工作的重点。（2）规范和优化合同管理流程和管理系统功能。先了解国内合同管理信息化的现状和水准，并且结合集团公司自身合同管理的现状规范企业合同管理的流程。同时合同信息化系统应该满足管理先进、可扩展、易维护、安全、稳定、高效的要求。（3）专业人员的缺乏是影响合同信息管理化不足的重要原因。集中对管理人员进行专业技术知识的讲授以及对其进行技术方面的培训。熟练运用合同信息化管理平台，从而更好地进行合同信息的管控工作。

通过ERP技术应用到日常的管理工作中能够有效提升管理人员的工作效率并且能够提高企业的管理水平。将文字报表的处理，统计报表的处理，招投标书的编写、财务收支的管理等工作交给计算机进行信息化处理。

4 监控过程

风险识别与控制计划。风险管理是在项目整个生命周期内，循环执行风险识别、风险分析、风险减缓与消除和风险跟踪，在风险发生之前识别风险，并采取风险防范措施，有计划地消除或降低风险，将风险对项目的影响降到最低。

风险识别包含在项目实施的每一阶段中。风险识别包括确定可能对项目造成影响的风险，并且把每一风险的特性编制成文档，同时对风险进行等级分类，并针对不同的风险等级制定不同的解决方案。项目风险控制将通过制定统一的“项目风险&问题记录表”表格进行管理，同时风险识别与控制将通过如下流程管理：（1）风险提出：项目启动之前预测风险;或在项目实施过程中由项目人员（或各项目小组）提出其所面临的最迫切的议题，并提出对应之解决方案。（2）风险列管：列示风险项目，分析、判断风险的真伪以及风险程度并将其列入“项目风险&问题记录表”表格中。（3）风险追踪：跟踪风险的出现以及风险问题的解决。（4）风险检查：检查风险控制的效果。（5）实施整体变更控制。

5 测试完善

正式上线是指系统在试运行一段时间后，运行正常且数据准确，符合上线条件。主要工作包括集中培训、集中初始化、上线跟踪。

5.1 集中培训

培训是指在系统正式上线之前，对用户进行的操作指导，也是知识转移的一项手段。实施本项目的目标之一是为了宣贯新制定的相关标准，使用户掌握并使用系统，从而达到企业管理的目的，以及培养企业自身的业务流程和信息系统专家。集中培训能更好地实现此目標，同时，最终的考评也容易使学员形成你争我赶的学习氛围，更有效地收获知识。主要包括准备培训资料、搭建培训环境、实施培训、培训效果考评等工作。

5.2 集中初始化

集中初始化即在正式环境中录入系统启用日期的相关余额及卡片类数据。主要包括：计量单位、结算方式、合同类型、合同模板、合同条款、计划类型、附件类型等工作，在规定时间内完成系统初始化并且数据准确。

5.3 上线跟踪

上线后及时跟踪业务进展情况;整理系统问题汇总表;汇报上线及试运行工作情况等工作。

5.4 项目验收

项目验收是指完成上线任务，并且系统符合验收标准，双方为结束本阶段而进行的一系列活动。主要工作包括：整理项目验收方案;提交项目验收方案及申请;整理项目验收资料;召开项目验收会议;签订项目验收报告、后续项目验收以此方案为准。

6 结束语

建立一套ERP全流程的合同信息共享管控平台，对合同的集中管理，方便相关人员查询，实现合同信息共享、管理;对合同待办的各项事务及逾期未办事务进行提醒、预警，确保事务得到有序处理;提供对合同执行情况的动态反馈，加强合同跟踪管理，有效规避法律风险，有效提高工作效率。

参考文献：

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