高校档案管理信息化建设方法探究

李晓丹

【摘要】信息时代的发展对高校档案管理工作提出了新的要求，档案管理信息化是高校档案管理工作发展的必然趋势。在分析高校档案管理信息化必要性的前提下，本文从加强数字档案系统建设、实现档案归档和利用信息化以及培养档案信息化管理的专业人员这三个方面来阐述如何进行高校档案管理信息化建设，旨在提高高校档案管理信息化建设的水平，以满足当前高校档案管理工作的实际需求。

【关键词】高校;档案管理;信息化;建设

一、高校档案管理信息化必要性分析

在新时代，高校教育的飞速发展使得校内各类档案数量急速上升，而档案是见证高校发展的主要载体，起到举足轻重的作用。内容丰富、分类较多且数量巨大的档案对我国高校传统的档案管理方式提出了挑战。受传统档案管理类型的限制，档案管理在效率和内容上难以满足时代的需求。很明显，传统的档案管理方式已经满足不了当代档案管理的实际需要。高校对档案重视度的提高对档案管理的方式提出了新的要求，档案管理方式也需随之做出改变。信息技术的广泛应用促进高校寻找校内档案管理的新方式。现今，在办公信息化的潮流下，档案管理信息化成为高校档案管理的重要途径。

二、高校档案管理的信息化建设

（一）加强数字档案系统建设。数字档案系统是存储数字档案的主要载体。数字档案就是使档案的管理方式从传统手工操作向现代化计算机管理转变。因此，建设数字档案系统是实现档案管理信息化的最佳方式。数字档案系统不止方便档案的归档和利用，更能实现各类档案的永久保存。另外，在数字档案系统建设方面，高校需要正确认识数字档案系统的重要性，对数字档案系统加大资金、技术等建设力度。当然，建设完善的数字档案系统并不是一朝一夕能完成的，这要求档案工作人员有专业的档案知识和技术人员有扎实的技术根基。首先，需要档案管理人员根据国家和学校的相关文件，对数字档案系统进行一个全面的分析，再根据实际工作情况，开发出数字档案系统的基本框架。系统建设技术人员需要在档案工作人员的指导下，实现档案系统的技术开发，把数字档案系统框架转化为真正可应用的系统。在数字档案系统建成之初，肯定存在不足之处，这就需要档案管理工作人员与技术人员进行实时沟通和对接，进行系统的完善。

（二）实现档案归档和利用信息化。现今办公软件的普及使用，使得文件的形式不只限于纸质文件，还可以是电子文件。这使得高校的档案出现了两大类：一类是传统的纸质形式的档案，另一类则是纯电子形式的档案。但是，无论是纸质档案还是电子档案，要实现档案管理的信息化，其归档和利用都必须依托数字档案系统来实现。1.档案归档信息化。在档案归档方面，对于纯电子档案，直接上传到数字档案系统相应的类目下进行存储即可。对于纸质档案，将其转变为数字档案的步骤较多：除了对纸质档案进行传统的归类整理，把档案基本信息录入系统中，生成相应的档号。此外，需要对纸质档案进行封面信息打印、目录信息打印、标签打印、装订等步骤。实现纸质档案电子化，还需要对纸质档案进行扫描，把纸质档案扫描件上传到相应的档号下，实现数字档案的挂接。在先进的数字档案系统中，将纸质档案信息输入系统后，封面和目录等可在系统自动生成并且实现直接打印，真正做到了省时省力。档案归档信息化各个步骤需要档案管理人员认真仔细去完成，保证档案与系统对接的准确性，使得数字档案能够实现长久有效的保存，方便档案的利用。2.档案利用信息化。高校档案管理工作人员每天需要接待较多查询档案的人士，其中有校内的教师、学生，也有已退休的教师和已毕业的学生。每天查询的文件年份跨度較大、分类较多、信息繁杂，这使得档案工作人员急需一种查询档案的快速渠道。档案信息在数字档案系统中进行录入，并且完成数字档案挂接后，查询和利用档案的方式变得简便易行。对于需要查询的档案，档案工作人员根据查询档案人士的需求，直接在数字档案系统中搜索相应的关键词、年份、编号等相关信息，即可立即搜索出所需档案。如果需要纸质版复印件，只需要点击系统上的档案打印按钮，既可以直接打印。档案归档和利用的信息化，使得档案管理更加方便快捷。

（三）培养档案信息化管理的专业人员。在信息时代背景下，档案工作者传统的角色和职能发生了变化，转为档案信息的管理者、档案信息的生成者、档案信息利用的咨询者、档案信息的传递者、档案信息知识的教育者。当前信息时代对档案管理工作人员有了更高的要求，因此，为了适应现代化的档案管理要求，培养档案管理信息化的专业人员成为高校的重要工作，同时也是保证档案管理能够更好地实现信息化的重要前提。1.开展档案管理的专业培训。现阶段，国内高校档案类专业的毕业生相对较少，各单位所需的专职档案人员数量却逐渐增多。在此背景下，高校有些档案管理人员并不是档案类专业毕业的，而是聘用其他专业的毕业生开展档案工作。其他专业的毕业生只是在日常的档案管理工作中边学边做，因此他们对档案管理的知识处于一知半解的状态，并没有能形成系统的档案管理知识。此时，专业的档案工作培训是非常必要的。高校应鼓励档案工作人员参与当地档案相构举办的档案工作培训，或者邀请档案管理专家来校对档案工作人员进行定期培训，确保校内的档案工作人员能真正提高自身的档案管理水平。此外，在培训过程中，还需要档案管理人员对国家关于档案的相关规定、校内对档案的相关制定进行深入了解，让他们深刻意识到档案工作的重要程度，培养他们档案管理的职业修养。开展档案管理的专业培训，是提高档案工作人员管理能力的重要途径，能有效满足校内实际的档案工作需求。2.提高档案管理信息化意识。在档案管理工作中，虽然高校致力于档案信息化，但是档案管理人才自身的水平跟不上信息化的脚步，则会大大阻碍档案管理信息化水平的提高。高校的档案部门需关注档案工作人员的信息化素质，提高他们的档案管理工作信息化意识。档案管理信息化依托于计算机系统，因此档案管理工作人员需要具备一定的信息技术知识，才能灵活地应用计算机开展档案业务工作。在具备基本的档案信息化素养的前提下，档案管理工作人员可对档案信息化工作进行探索，把信息化元素添加到档案管理工作中，优化档案管理工作。

三、结语

现在高校档案管理信息化水平仍不够高，还处于发展阶段。这就需要高校在档案管理工作信息化方面做出更大的努力。高校可关注数字档案系统高水平化、档案归档和利用信息化、档案管理工作人员专业化这三方面，把更多的精力投入到档案管理信息化建设，使得档案能够为学校内外相关人士进提供行更好的服务。相信随着我国教育技术的发展和高校对档案工作的日益重视，档案管理工作会全面实现信息化，档案管理工作的水平会得到全面提高。

【参考文献】

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