信息时代文秘工作及档案管理

潘宜兴

【摘要】本文围绕信息时代医院内部文秘工作与档案管理开展深入研究，望能够为今后相关实践工作高效化实施提供建议或参考。

【关键词】医院;文秘工作;档案管理;信息时代

信息时代，不仅引领科学技术发展新的风向标，也为人们的工作、生活提供了更为便利的条件。对于医院的文秘工作、档案管理各项工作来说也是如此，可以促进医院的文秘工作、档案管理工作得以改进、优化，工作效率得以有效提升。

一、医院文秘工作特点

（一）服务对象广泛。医院文秘工作有着广泛的服务对象，这主要是因文秘属于医院内部综合行政的一个职能部门，除了要将医院内部各个科室及部门等协调管理各项工作做好外，还需协调处理好社会关系。医院文秘工作不但有着广泛性的服务对象，还具有较大工作量与工作难度。

（二）以患者为核心。医院，是收治患者的医疗场所，日常工作的核心为全心全意为患者服务。因而，医院内部文秘工作的核心是全心全意为患者服务。

（三）职能广泛。医院文秘工作有着十分广泛的职能，这主要是因医院文秘工作属于综合型职能工作，承担着医院内部重要任务与责任的记录、下达与传递等，可保障医院日常各项工作高效进展;文秘人员需要参与医院总体规划工作中，帮助院内指定各种经营管理的制度规范;同时，文秘属于医院形象窗口，还负责者各种信访工作等，对文秘人员专业素养及能力均有着极高要求。

二、医院档案管理特点

（一）种类多样。医院档案资料种类有着多样化特点，这些档案资源均是通过从事医疗、预防保健及药品管理等各项经营活动期间所形成各种有价值的声像、图标、文字等各种形式、载体的历史资料记录，可以说，医院内部各个部门所从事的工作内容均会形成相应档案资料。尤其是在信息极速发展的今天，医院内部档案资料种类变得更加繁多，以至于对档案资料方面的管理工作提出更高要求。

（二）信息需求大。信息时代，随着我国医疗事业的持续发展，对档案信息方面的需求逐渐增多，医疗档案，其对于科研及医疗活动的重要价值更为突出。在医疗档案资料信息方面的需求，也不再局限于內部所有职能部门，相关的医疗机构与病患往往对于医疗档案信息资料有着调取利用方面的需求。对此，医院档案管理相关部门需要加快档案信息资料的整理、编目及鉴定等各种工作进程，以保证能够更为充分地满足于档案信息资料的现实需求。

（三）管理手段复杂。医院档案资料传统的管理手段比较单一，通常以纸质版形式的档案资料为主。在现今信息时代背景下，伴随高新科技持续进步发展，各种现代化医疗器械广泛应用，医疗档案资料逐渐出现数字形式，如医学影像方面的档案资料，大大节省了档案资料的存储空间，也减轻了管理者的工作量。但是，在管理手段上却略显复杂化，对人员自身的技能水平有着较高的要求。

三、合理化建议

（一）注重文秘人员思想意识的提升。医院内部部分文秘人员，往往会认为自身工作与档案管理相关工作并无实质性的联系，它的工作范围只是提供各种材料。对此，在信息时代，医院在设计及构建文秘岗位期间，需将文秘工作与各种档案管理方面工作的关系予以有效明确，将档案管理当中文秘工作范围明确好，促使人员对于档案管理方面思想指导得到提升，确保自觉管理意识能够逐步形成。文秘，本属于特设岗位，日常工作中通常会涉及医院内部各种决策性信息与机密文件，加之，上呈下达各种文件资料，需要知晓医院内部高层管理者批阅意见、具体执行方向情况、催办与归档各项工作，是执行层面信息直接来源点。医院内部各方面工作均需传达指导。对此，若其中某个环节有纰漏出现，则将会对医院整体运转产生不利影响，给医院内部或者患者等造成相应损失。针对有档案管理责任的文秘人员，工作中务必要提高自身思想意识，在管理各种公文及文件期间，应当具备客观及科学的综合评估能力，将工作做好，防止档案管理混乱。

（二）注重文秘人员工作技能的提升。医院文秘工作有繁琐性与综合性，实际涉及工作往往关系着医院内部各项政策或者方针制度的具体制定、执行，还涉及传达与分发各种文件等，对此，医院内部文秘工作，其在档案管理各项工作当中，务必区分好文件资料具体类别，并做到不重复或者遗漏。众多文件资料，往往有着不同价值。因而掌握甄别与归档技巧，对于医院内部文秘人员日常工作来说至关重要。那么，对于文秘人员工作技能的提升方面，具体建议如下：一是建立完善的电子档案自动化管理系统。以信息化网络科学技术为依托，建立完善的电子档案自动化管理系统，确保医院内部文秘人员能够在档案资料的管理工作当中实现即时上传、采集、接收与整理相关工作内容，防止文件资料出现缺失或者混乱等问题状况。二是构建起网络化服务系统平台。以信息化网络科学技术为依托，医院内部借助各种系统程序的有效运营，在医院内部建立完善的电子档案自动化管理系统，促使档案管理实现共享，确保医院内部所有部门之间档案管理科员实现互利互享，防止重要的医疗信息数据在空间范围内难以实现有效合并及运用。三是加强对医院内部文秘人员专业技能方面的培训。信息时代，信息快速更新。对此，医院针对文秘工作与各项档案资料管理工作，需要重视对广大文秘人员专业化技能的系统培训，确保文秘人员具备较高的信息化素养及能力。可通过组织学习及专家讲座等多种形式开展培训活动，并设立相应考核项目，做好综合考评工作，以保证培训实施效果。

（三）注重档案管理各项工作保密性的提高。信息时代，在一定程度上，各项信息化科学技术能够为医院文秘工作与各项档案管理工作提供强大的技术支持。所有信息化网络科学技术均有着利弊之说，在给医院文秘工作与各项档案管理工作带来便利的同时，也会增加安全隐患，医院档案资料保密工作难度系数倍增。医院文秘人员使用计算机实施各项操作期间，因病毒感染、操作不当、人为破坏各方面因素，极易导致档案资料通过计算机而外泄，以至于影响着医院正常的运行，给医院造成极为不利的负面影响。对此，医院内部应当确立备份信息及文件储存专项制度，以确保及时发现计算机携带的病毒，并做好隔离工作，避免病毒逐渐扩散或者蔓延下去。日常应当做的时刻备份，院内重要信息，如有需要还需备份参数配置及命令，避免系统侵入病毒后会丢失信息，还可避免因记不清原有的系统程序，以至于系统程序难以还原;需加强对文秘人员的病毒风险防范技能培训，一方面笃实医院内部文秘人员对于系统病毒入侵风险的防范意识及重视程度;一方面培养医院文秘人员对于病毒风险防范技能，避免人为错误操作或者非法浏览等所造成的系统漏洞，给予病毒可乘之机，提升档案管理工作的保密性。

四、结语

综上所述，通过以上分析，我们对于信息时代医院文秘工作与档案管理特点，有了更加深入的认识及了解。同时，提出合理化建议。从总体上来说，信息时代医院文秘工作与档案管理密不可分，二者有着相辅相成、相互促进的作用，为今后更好地实施医院文秘及档案管理各项工作，还需制定相应监管及执行方案，科学引入现代化的信息技术，为医院文秘工作与档案管理工作有效开展提供支持。

【参考文献】

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