办公室档案管理工作规范化思考

蒙天池

【摘要】事业单位必须充分引入先进的信息技术，重视加强档案信息化建设，推动档案工作规范化管理，转变传统管理模式，组建完善的档案信息化平台，对各种档案文件进行分类存储以方便后期查询、调阅与更新。本文在简述档案工作规范化管理问题的基础上综合探讨如何发挥档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用，希望能为档案管理工作提供借鉴。

【关键词】规范管理;档案管理;办公室

一、办公室档案规范化管理的重要性

（一）单位整体工作效率明显提升。对企业而言，办公室档案管理工作对于企业的工作开展有着良好的促进作用，也是企业日常工作当中最重要的环节，因企业的工作性质以及岗位的特殊性，工作量是非常复杂且繁重的，经常会投入大量的财力以及物力，但是往往未达到理想的效果，因此，办公室档案管理规范化是极其必要的，在对其进行科学有效的改进工作之后，会为原来复杂的工作流程省去不少麻烦，且极大减少了许多不必要的消耗，对于档案管理工作人员而言，减轻了繁琐的工作内容，效率得到了相应的保障，同时，还促进了企业管理效率以及工作进度的提升，使公司的管理水平以及发展稳步提高。

（二）提升档案管理人员的综合素质。档案管理规范化工作在不断落实过程中，企业也应当重视对于人才的培养，投入精力到人才的培养当中，加强工作人员对于档案管理工作的认识，同时提升工作人员各方面的能力，实现档案管理工作规范化。人才的能力和工作效率是成正比的，且兩者之间相互促进，相辅相成，而档案工作的逐渐改变也会影响管理人员的工作方式以及效率，与之前传统的人工操作管理模式不同的是，档案管理规范化之后采用最新的互联网技术，多数情况下，基本上已被电子计算机逐渐代替操作。随着工作模式发生改变，新的工作环境当中，管理人员必须具备熟练的电脑操作技能，并应熟悉相关档案管理软件。管理人员的综合素质以及能力也因为工作模式的改变而逐渐提高，而管理人员在工作能力提升的同时，个人价值也将有所体现。

（三）规范化管理方式的改变。随着科技的不断发展与进步，人们的生活发生了巨大的变化，信息社会的到来使得数据井喷式爆发与融合，且信息量日益庞大，因此传统的管理模式显然不适用于现代企业档案管理工作，在科技逐渐普及的现代社会，企业应当顺应时代潮流，借助目前高效的软件对数据以及信息进行处理和储存，将这些复杂的工作内容进行简化。因此，计算机的相关软件应用已经逐步走进办公室日常档案管理工作当中，管理人员可以充分利用计算机带来的便捷，对档案信息进行系统性的分类，再进行存储和高效管理，在高科技应用的基础上，极大丰富了企业的管理模式。

二、加强事业单位文书档案规范化管理的策略

（一）加强档案管理制度建设，明确档案人员的职责。事业单位日常工作中各部门的职责繁多，涉及面较广，事业单位档案涵盖了文书档案、人事档案、财务档案、电子声像档案以及实物等各类档案，其中还有设备档案、科研档案、基建档案等。事业单位做好办公室档案管理工作需要严格执行档案管理制度，使档案管理能够有据可行，有章可依，在制度上保证事业单位档案工作程序化、规范化。在档案的保管中，管理人员要保证档案资源的安全性和完整性，使档案资源发挥其应有的价值。

（二）强化办公室档案管理的保密工作。档案管理人员在对办公室文书档案进行存储以及保存的同时，务必按照我国相关的档案管理制度规定，对事业单位重要文书档案进行严格保密，管理人员不得私自进行复制、抄录以及拍摄。档案管理人员在确定档案保密级别的同时，需要根据档案文书的具体利用对象，对文书档案的实际保密时间和保密范围进行规范，与此同时，管理人员需要根据文书档案的不同保密级别依次分类处理，这样有助于确保档案的安全。

（三）提高办公室文书档案管理信息化技术水平。运用信息技术是提高档案管理水平和工作质量的主要途径，信息技术的应用为档案管理人员提供便利，文书整理、档案管理等可以借助相应的辅助设备通过文字图像等方式录入存储，使文书档案更具有规范性，并且信息技术的应用也符合当前时代的发展，办公室档案管理信息化发展是事业单位进行改革提升的一个支点，良好的文书档案服务于档案资源的利用是一个重要的前提。另外，二维码技术在档案数字化、规范化管理中具有重要的作用，二维码存储的信息量大、成本低、容易制作，运用二维码对档案进行管理，可以使档案以信息化的形式进行保存。二维码运用于档案管理中，只需要运用手机进行扫描，就可以读出档案所在的位置，方便对档案资料的查阅。运用二维码技术可以大大提高档案管理的效率，有利于实现实体档案的长期保存，从而提高档案管理的水平。二维码的运用打破了字符数的限制，可以运用二维码记录相关的摘要和目录信息，还可以对档案所在的排架位置进行定位，有助于节约档案管理时间，便于查找相关的信息。

（四）提升档案信息真实可靠性。在档案管理工作规范化过程中，既要保障工作的效率，同时也要对档案材料的真实性进行核查。规范化档案管理并不是一味提升工作速度，而是提升整体的工作效率，从质量上发生改变。随着信息时代的不断发展，我们所接触的数据越来越广泛，且数量呈爆炸式增长，网络上的许多信息存在一定的不确定性，因此，在档案整理中，需要不断降低档案整理过程中的错误率。此外，企业应当进一步引导档案管理人员建立良好的工作作风，增强工作的主动性，激励工作人员以饱满的热情投入到工作当中，并且尽量与其他各个部门加强联系，这样做有利于第一时间掌握相关数据以及材料，并且大大提升了数据的真实性和可靠性。提高工作人员的责任感，对于工作应当做到一丝不苟，良好积极的心态对于有效开展工作至关重要。

三、总结

为了提升文书档案工作水平，事业单位应对当前的档案设备进行全面检查，对一些陈旧的设备进行更换，并且注意计算机系统的实时更新，确保设备能够满足办公室档案管理的日常需要。同时调用监督能力较强的工作人员对办公档案管理工作以及日常财务档案、档案整理进行必要的监督和检查。

【参考文献】

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