文化引领精细管理 实现企业档案工作标准化

2020-05-26 02:11郝晓燕
办公室业务 2020年4期
关键词:精细管理档案工作企业

郝晓燕

【摘要】对于一个企业来说,档案管理是重要的工作内容之一,不仅对企业的文化建设有重要意义,而且也是推动经济效益提升的重要工作。精细化管理在企业管理中得到了越来越高的重视,对于提高档案管理工作质量和效率,推动档案工作标准化有非常重要的价值。

【关键词】精细管理;档案工作;企业

档案是一个企业在成长过程中,获取、收集或产生的各种数据、信息、资料的记录。这既是一个企业发展成长的记录,也是企业最宝贵的经验和教训的总结,对后续企业的发展有至关重要的意义。忘记历史,就意味着背叛。没有做好档案工作,对于企业来说,就是割裂历史,抛弃了宝贵的经验教训财富。然而,如何做好现代企业的档案管理工作,对于很多企业来说依然是一个难题。今天,很多企业在管理过程中应用了精细化管理,产生了很好的效果。将精细化管理应用于企业档案管理中,同样有显著效果。本文重点探讨如何将精细化管理应用于档案管理中。

一、档案精细化管理的意义

(一)推动企业发展进步。精细化管理,是现代企业管理中产生的一种新型管理模式,对提高企业管理效率产生了积极影响。将其合理应用于档案管理中,同样能够推动档案管理工作效率的提升,进而为企业效益最大化提供应有的帮助。企业档案,既是企业发展运营过程中的各种记录,也是企业成长经历的总结,还是企业未来决策的重要依据,对企业的可持续发展有重要价值。企业档案中包含的信息非常全面,种类繁多,既有各种经营数据,也有各种参考资料,还有各种文件凭证等等,只有以精细化管理才能够从中提取更有价值的信息,为企业发展作出更大的贡献。

(二)提高企业服务效益最大化。精细化管理应用于企业档案管理工作,能够对企业服务效益产生较大的正面影响,进而推动企业的稳步发展。精细化管理是企业管理的新型思想,所以档案管理中精细化管理的应用要向企业管理领域推进,这需要企业文化具有较强的引导能力,从而在企业内部建立统一的价值观。这对于企业文化的建设也有积极作用。同时,还必须要致力于建设人性化的工作氛围,使企业内部形成一种积极向上的环境,让员工看到自己的价值,并接受精细化思想,进而将这种思想融入自己的日常工作中,进而为企业发展提供更强大的支持。

(三)推动档案管理的科学化。企业的管理离不开各项规章制度,档案管理同样如此。档案工作的精细化管理,有助于档案管理的科学化和规范化。在精细化管理的约束下,档案管理人员的工作内容更加明确,工作流程更加科学,工作标准更加规范:一方面,让档案管理人员的工作变得更加清晰和简洁;另一方面,让彼此之间的职责更加明确,以推动档案管理的有效性。所以说,精细化管理的执行,能够让档案管理的科学化程度得到有效提升,对于员工的积极性和工作热情也是有效的激发。

二、当前企业档案管理存在的问题

(一)管理理念落后。观念决定行为,管理观念的落后是很多企业档案管理工作的根本性问题所在。一些企业领导,将档案工作认为仅仅是各种文件、资料的收集、整理和保存,不仅内容单一工作简单,而且作为一类辅助性工作,对企业的发展和成长无法创造价值。所以,对其重视程度严重不足。同时,企业档案管理人员对这项工作也认识不全,认为领导不重视,所以提不起工作的兴趣;或者自己也认为就是资料的管理者。这种落后的管理理念,既严重抑制了工作人员的工作热情,也导致档案管理工作的价值没有得到体现,档案的价值被埋没,所以必须要予以纠正。

(二)管理模式与制度不科学。管理模式与制度,直接影响了档案管理的效率和其价值的发挥。企业档案蕴藏着丰富信息,是非常有价值的信息资源;然而这些资源的价值只有经过科学的管理,才能够得到发挥。但是,当前很多企业档案工作管理模式陈旧,管理制度不健全。企业在不断发展壮大,档案部门却没有同步发展,功能没有扩充,技术没有升级,档案管理依然沿用传统模式纸质存储,档案的借用依然通过手工记录,档案的管理靠工作人员人力劳动;制度层面的不足导致资料管理不善,一些资料被员工带走,甚至遗失,完整程度堪忧;一些新的资料没有及时入档,或者入档后找不着等等,归根结底是由于模式与制度不科学造成的。

(三)管理人员综合素质不佳。企业档案管理工作,需要较高的专业素质。很多企业的档案管理人员,或从其他部门借调,或以兼职方式出现,或被认为是闲职随便安排人负责,或干脆是走后门进来的。这样的管理人员,不论是专业知识,还是综合素质,都存在很大的问题,更不要说情报学、图像学、信息管理、计算机、法律等复合型人才。总的来说,管理人员综合素质不佳,严重制约了档案管理工作的正常开展。

三、企业档案精细化管理的策略

(一)建立精细化工作理念。档案工作精细化管理,首先必须要转变工作理念。当前我们正处于知识经济的时代,信息技术的高速发展,使得我们提取信息、分析信息和应用信息的能力大大提升。档案工作,就是对信息的管理。所以,对于档案管理“就是文件和资料的整理和保管”这样的错误认识,必须坚决予以摒弃,建立正确的、现代化的档案管理理念。充分认识到挖掘、分析和运用档案信息对企业发展的巨大作用。

(二)实施精细化服务方式。在档案管理工作中,要紧密围绕科学化、精细化管理,对信息资料实施有效整合。今天,信息技术不断成熟,知识和信息的价值不断提升,所以档案工作要与时俱进,创新档案管理,用好档案资料,使档案资源的价值得到有效发挥。让档案信息成为企业发展的重要参考和依据。在服务方式上,要依托现代科技,不断完善。一方面,要做好档案资源的分类信息化整理,使资料的可分析和可利用度得到提升;另一方面,在资料的收集方面,要多利用现代化手段,包括网络、电话等方式,对档案资料的准确性、全面性做好确认,保证档案的有效性;此外,档案工作要实现从以前的资料整理向信息管理的迈进,通过对档案信息的有效管理,对其中有价值的信息进行有效的提炼、总结。档案工作要转被动为主动,传统的档案管理,都是被动接受用户的存档、查阅;随着信息化技术的不断发展,档案管理工作应主动从档案中提炼有价值的信息,并将相关的信息发送给企业领导以供决策参考。

(三)创新档案管理模式。随着社会的不断发展,档案工作的精细化管理也需要管理模式的与时俱进。档案室要从传统的档案存储室向企业信息中心发展;从传统的接收、存储、提供各类实体档案资源的管理模式,发展成为现代化企业的资料库、情报库、智力库,以虚实资料相结合、以历史和显示信息相呼应、以主动服务和被动管理相融合的新型管理模式。这样的企业信息中心,对于企业的发展将产生不可或缺的重要意义,成为企业发展的智囊和重要的决策支持机构。

(四)管理流程的精細化。对于精细化企业档案工作来说,精细化管理流程同样不可缺。现代化的企业信息中心,其档案管理包括了实体资料管理和电子文件管理两大部分。实体资料的管理,至少应当包括收集、整理、保管、鉴定、统计和移交六大环节,在每个环节中,都以精细化理念执行,确保档案资料的准确性和有效性。对电子文件的管理,则需要信息管理的专业技术,从其形成、存储、安全管理等各方面做好管理。流程的精细化,是资源价值永久得以发挥的基础。

四、小结

综上所述,随着现代社会的不断发展,企业档案工作也需要与时俱进,精细化管理对于推动现代企业档案管理工作的效率和质量提升,推动档案管理的标准化,有至关重要的价值。另外,高素质的档案管理人才,对于企业档案精细化管理同样不可或缺,所以必须要重视人才的引进和培养,为档案工作的开展提供充足的智力支持。

【参考文献】

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