智慧校园背景下高校办公室档案管理工作优化措施

侯明

【摘要】当前，随着科学技术的快速发展，物联网时代已经到来，很多高校逐渐实现智慧校园构建，在这种背景下，高校各项管理工作更为便捷，有助于推动高校健康持续发展。办公室档案管理工作是高校中的重要工作，做好办公室档案管理，能够为相关人员更好地运用档案信息提供便利。当前很多高校办公室档案管理工作并不科学，存在诸多问题，亟待优化。本文对这些问题进行总结，并提出一系列优化措施。

【关键词】智慧校园;物联网;办公室;档案管理;问题;优化措施

一、智慧校园的概述

（一）智慧校园的含义。智慧校园指的是以物联网为基础的智慧化的校园工作、生活、学习一体化环境，该环境将各种应用服务系统作为载体，将校园管理、科研、教学等融为一体。具体来看，智慧校园指的是将信息技术与教育教学有效融合，以提升教学效果为主要目的，将大数据、云计算以及物联网等作为核心，提供一种网络化、数据化、智慧型、协作型于一体的管理、科研、教学服务，并对教学过程、教育管理过程等进行有效预测的学习环境。

（二）智慧校园为高校办公室档案管理工作带来的优势。智慧校园为师生更好地开展学习和工作带来了便利，营造了一种智慧化的环境，如此档案管理人员在开展档案管理时具有更大的便利。比如，可以通过互联网对高校各个部门的信息进行搜集，实时进行信息更新，并做好信息的歸类等，从而提升档案管理的效率。同时，还可以借助于物联网实现档案的精细化分类，将纸质档案扫描成电子档案，更好地进行保存，提升档案的存续期。另外，智慧校园还能够推动档案信息的流通，高校的各位师生可以借助于物联网、互联网等对相关的档案信息进行查看，规避传统模式下手工查看的缺陷，为档案信息得以更好运用提供了便利。

二、当前高校办公室档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理的方式较为老化。高校办公室档案管理工作是一项十分重要的工作，但是当前很多人员对档案管理的重视度并不高，相关领导仅仅将注意力放在教学以及各个部门的管理上，没有对档案管理进行更为全面的分析，也不注重这项工作的开展。这就导致档案管理人员对自身的工作没有一个深刻的认识，在实际管理中所采用的方式较为老化，长时间运用传统的模式开展管理，不仅会导致档案管理效率低下，而且任务量较重，影响了工作的积极性。同时，档案管理工作离不开各个部门的协助，然而实际情况下很多部门都不注重对档案人员进行协助，导致档案管理者的每一项工作都面临着繁琐的程序，存在极大的困难，不利于档案管理效果的提升。

（二）档案管理机制不完善。良好的档案管理机制，能够为高校档案管理工作的更好开展保驾护航，规范档案管理的流程，推动档案管理取得更好的效果。然而当前我国很多高校所构建的档案管理机制并不完善，没有随着时代的发展及时进行档案管理机制的调整，影响了档案管理的效果。比如，档案管理制度规定过于笼统，没有对每一项管理工作进行细化，无法为管理人员的行为进行更为全面的约束。

（三）档案管理人员技能有待提升。档案管理人员技能高低直接影响了档案管理的效果，当前我国很多高校档案管理人员的技能有待提升，在实际管理中仅仅采用传统的模式，以纸质档案管理为基础，如此导致档案管理工作效率低下。很多档案管理人员对计算机不够了解，无法借助于计算机来开展工作，不利于档案管理工作更好进行。

三、高校办公室档案管理工作优化措施

（一）优化档案管理方式。智慧校园背景下，高校办公室档案管理人员应当对自身的档案管理方式进行优化，积极对计算机以及物联网进行运用，不断提升档案管理的效果。比如，可以借助于相关的系统对各个方面的信息进行搜集，并做好档案信息的汇总与分类，为师生提供更多的便利，提升档案的管理效率和利用效率。还要将传统纸质档案扫描为电子档案，并做好备份，对各个方面的档案进行划分，以便更为清晰地保存档案。

（二）创新档案管理机制。在智慧校园背景下，高校应当对自身的档案管理机制进行健全和完善，确保档案管理机制与当前高校的发展变化相吻合，推动档案管理各个步骤稳定开展，从材料初始化、整理、搜集、归类、加工到最终的入档等一条龙实施，提升档案管理的专业化和标准化程度。要通过档案管理机制的创新使高校办公室档案管理工作得到真正落实，使其更为科学与专业。比如，要通过机制的制定对档案归纳的源头进行控制，对于那些不全面、不真实的档案要及时打回去，避免源头上出现问题。而在档案检索的时候，要安排专人进行，避免出现信息泄露或者其他的情况。

（三）加强人才队伍建设。为了提升高校档案管理的效果，必须要对档案管理人员进行技能培训，使其具备更高的技能，从而有效对互联网、物联网进行运用，满足智慧校园的发展需求。这就要求高校领导要定期对档案管理者进行专业化知识培训，或者聘请相关的专家到校开展培训。同时还要构建相关的激励措施，鼓励档案管理人员进行新知识学习，提升计算机技能，满足工作需要。

四、结束语

智慧校园的构建，为高校办公室档案管理工作带来了便利，同时也为档案管理人员提出了更高的要求，只有加强档案管理人员培训，并做好档案管理机制的构建，优化档案管理方式，才能够适应智慧校园的发展，推动档案管理工作取得更好的效果。

【参考文献】

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[2]潘胜玲.大数据背景下高校智慧校园建设探讨[J].探索与观察，2019（17）.

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