声像档案的数字化处理与长期保存对策

叶晓韵

【摘要】传统档案是纸质记录为主，目前新型的声像档案已经逐步开始取代传统档案形式，新型声像档案在经过数据处理之后的利用率极高，被广泛应用到各个行业中。本文对声像档案的数字化处理与长期保存对策进行分析。

【关键词】声像档案;数字化处理;长期保存;对策

随着社会的飞速发展，科技水平的逐步提升，新技术新资源逐步出现使得传统的工作生活方式发生重大变化，新技术的出现不仅仅改变了生活工作方式，还在很大程度上使得工作效率提升至新的高度。声像档案是区别于传统档案的，声像档案的出现很好地满足了受众的需求，且很大程度上帮助人类丰富记忆。传统档案是纸质材料，归类保存工作繁杂琐碎。传统档案要经过长时间保存，纸质会发黄甚至出现字迹不清等问题，如遭遇客观因素的影响还会出现档案彻底丢失的问题，而且遇上紧急情况很难快速找到对应的资料。声像档案经过了数据化的处理，可以通过电子形式长期储存，且安全性极高不易丢失，这已经成为大众广泛应用的档案保存形式。为了更好地促进声像档案的数字化处理及长期保存，必须要从其发展中存在的问题进行分析，结合实际情况提出实际有效的解决措施。

一、声像档案发展管理中存在的问题

（一）声像档案管理人员的长期保存意识薄弱。声像档案的发展是从工作人员对工作内容进行摄像记录开始的，也正因如此，由专门的摄像人员进行档案保存工作，但因为摄像工作人员对于档案长期保存的意识比较薄弱，导致声像档案管理工作效率比较低。同时，因为声像档案的摄录人员习惯了纸质档案的保存形式，在进行摄录时没有完全认识到声像档案的具体储存形式，更重要的是对于声像档案的材料性质认识不到位，也使得较为重要的影像资料没有及时保存下来，严重地还出现了档案无故丢失的问题。根据分析，声像档案数据丢失的方式主要有三类：第一类是受到储存容量的限制，有些资料被无意删除或者是覆盖。第二类是摄像人员完成摄录后没有及时进行归档保存，一直在摄录卡上保存着，导致声像档案摄录资料积压过多，后期会出现档案资料混乱而无法对应归档继而被删除的问题。第三类是因为工作人员流动性大，在人员变动过程中，由于工作内容转换且流动混乱，没有及时将工作交接好，导致部分声像档案在人员流动过程中遗失。

（二）声像档案特殊归档存在认识不到位的问题。声像档案是以音频、图片等数据资源为主，文字资料为辅，为了更好地保存档案，各行各业都开始应用声像档案，以便于日后快速有效地查找和取用，但是声像档案的保存具备区别于纸质档案的特殊方面：首先，声像档案的时效性问题比较特殊，纸质档案的整理保存需要一定的时间，但是声像档案可以短时间内完成保存，因此在进行归档保存的时候需要特殊管理，相关工作人员一定要及时对应的声像档案电子信息保存好，包括摄录日期、摄录内容等，这样在日后的查找中只需要输入日期或者关键词就可以迅速查到。其次，声像档案的保存与输出必须要通过计算机媒介设备，无需纸质内容的介入，通过媒介设备直观地将所有的内容展示出来，这样能在很大程度上提升档案保存工作的便捷程度，这也是声像档案区别于纸质档案的一大优势。但是目前声像档案的保存工作中，工作人员对于这两项特殊要求并没有很好地掌握，对于声像档案的特殊形式认识不到位，且没有及时组织具体人员进行专业技术的指导学习，工作能力差进而导致声像档案的归档保存工作效率低，為实际工作带来一定的不便。

二、声像档案的数字化处理内容

声像档案的数字化处理主要从三个方面入手：第一个方面是对图片资料进行数字化的处理。图片资料的数字化处理是通过将纸质版的资料详细输入到电子设备中打印成图片资料，或者直接通过扫描仪器将纸质版的材料扫描成电子版图片进行归档保存，在查询的时候，用户根据关键词搜索就可以直接查询到对应的图片。同时，目前新出现的PS等相关图片处理软件可以将老旧的、发黄的照片进行精细化处理，还可以将一些模糊不清的内容进行还原，通过这样的数字化处理后，进一步提升工作效率。第二个方面是音像资料的数字化处理。音像资料的数字化处理主要是通过计算机转换器的功能来对音像资料实现内容转化，一般比较常用的是A/D转化器，先将摄像机与计算机连接，再利用视频采集卡将资料采集出来，在视频处理软件中进行整合，而后输出音像资源，再进行保存就完成了音像资料的数据转化。第三个方面是进行声像档案的数字化管理。具体操作步骤是将所需要保存的声像内容在压缩软件中进行压缩，降低文件容量能扩大储存设备的空间，便于保存更多的声像档案，而且在压缩完成后及时将压缩的文件编号分类归档保存，这样有助于日后信息查询，且帮助工作人员更快更高效地完成档案管理工作。

三、声像档案的数字化长期保存对策

（一）严控格式转换标准，提升长期保存效率。声像档案是通过计算机进行电子格式的保存，在经过保存时要将原本的格式进行转换，转换成适用于任何设备的配套格式，通过格式的转换更利于用户保存或者查询浏览，整个转换的过程就是声像档案的迁移过程。但是在计算机软件的运作下，声像档案的格式转换会出现资料损坏的问题，这会严重影响档案的完整性和真实性，因为文件破损可能会出现画质模糊或者是一部分内容丢失，类似的问题过多就使得档案保存的难度加大。而且目前计算机采用的格式转换器操作标准不一致，且软件大小、格式差距过大就容易导致转换过后的文件无法浏览，大大降低档案保存的工作质量。目前国外的声像档案保存工作做得比较出色，国外在进行文件转化时采用了统一的转化格式标准，并对这类标准进行了严格的限定，这就保证了在进行格式转化时不会造成声像档案出现破损的问题。因此，我国的声像档案管理人员要及时认识格式转换时出现的问题，并尽早进行系统化的研究分析，组织相关人员学习国外优秀的经验，以最精湛的技术来完成声像档案的保存工作，并进一步提升声像档案长期保存的效率。

（二）学习掌握新技术、规避储存风险。声像档案的储存是经过计算机的格式转换软件进行对应格式的转换后在硬盘上完成保存，因此首先在确保了格式转换软件的统一标准后要严格保证硬盘的安全性，硬盘的安全性直接关乎声像档案的保存以及日后的查询、浏览和取用。所以，相关人员要及时注意到硬盘安全性问题，尽早规避储存风险，可以采用对硬盘进行实时安全监测，一般经常性出现的问题是硬盘的老化，专业技术人员要在监测过程中对于出现的安全因素及时解决。同时声像档案管理人员在档案保存时要进行相应的备份，这样能够避免因为硬盘的安全问题而导致档案彻底丢失的情况出现，能提升档案保存的效率。声像档案的数字化处理和长期保存主要是依据新型技术及材料来完成的，但是在新的信息技术及材料的运作过程中，也会因为材料丢失而出现档案丢失的问题，为了更好地规避风险，档案保存时要及时注意到这类新技术、新材料的变化。相关工作人员不仅要加深声像档案的保护意识，更要注重学习档案保存技术，了解市场上所出现的新型保护材料，及时将这类新技术新材料保存下来，而且要确保所应用的新技术新材料是合法正规的，这样能更好地保证声像档案长期有效保存。

四、结束语

声像档案的数字化处理及长期保存要从声像档案的管理工作中存在的问题着手，针对声像档案管理人员长期保存意识薄弱以及对声像档案的特殊归档认识不到位的问题，需要结合声像档案具体的数字化处理内容提出对应的解决措施。要对声像档案进行长期保存：首先要在声像档案摄录后进行格式转换时，严控格式转换标准，不断提升长期保存效率。其次要及时掌握并了解新技术、新材料的应用，以更精湛的技术规避声像档案的长期保存风险，提升声像档案的管理效率。

【参考文献】

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