做好企业技改项目档案管理工作的探讨

李研

摘 要：技改项目档案资料包括项目全过程所产生的资料文件，详细记录项目建设活动过程。随着项目的不断进展，对资料文件进行收集和整理。档案管理工作在项目建设中属于复杂工作，此次研究主要是探讨分析企业技改项目的档案管理工作，全面讨论项目档案管理所存在的问题，提出档案管理的有效措施，全面维护项目的管理效果。

关键词：企业技改项目;档案管理;管理措施

企业技改项目全面记录了技改项目的实施过程，属于技改项目鉴定、执行和质量管理的重要依据，也属于企业资产的凭证。按照项目档案验收的相关规定，各行业领域开始颁发管理规定，全面突出档案管理在项目中的重要性。然而在实际工作中，档案管理工作不会产生直接效益，所以极易忽略档案管理的重要性。多数管理人员在项目竣工后才开始收集和补充档案资料，采用此种收集方式将无法全面反映出项目建设情况，还会增加生产经营与设备维护难度。此次研究联合笔者长期建设经验，深入分析档案管理工作，希望能够对相关人员起到参考性价值。

1 技改项目档案管理

技术改造主要是企业采用先进技术，改造和升级生产设备与配套设施，以此优化调整产业结构，全面提升产品销量。同时还可以改善劳动条件，不断增加经济效益和社会效益，属于综合性固定资产投资活动。在技改项目中，各个环节都会产生资料文件，必须将资料文献整理归档，并不断加大管理力度。由于企业技改项目的建设周期比较长，会涉及多个专业部门，不同环节的复杂度高，具备较强的专业性。这个项目档案真实记录了项目建设的全过程，可以为竣工验收提供参考依据。企业通过档案验收可以完成竣工验收，有效支持后续运行维护与管理。从上述分析可知，档案管理工作对企业的发展影响比较大，必须将该项工作纳入企业发展战略中。

2 企业技改项目档案管理存在的问题

笔者为了深入分析技改项目档案管理所存在的问题，联合实际情况，制定档案管理调查问卷，并将调查问卷发放给项目技改人员与管理人员。调查问卷主要包括管理人员对档案的重要性认知、工作参与程度、档案管理方式、管理制度、管理能力。同时调查企业员工的年龄层次、技术职称、工作年限。

1）企业不注重档案管理工作。按照相关调查结果可知，只有38%的企业设置专栏的档案管理部门和档案室，配备专业的档案人员，制定合理有效的管理制度。58%的企业缺乏专业的档案室，多数档案人员为兼职，人员流动性比较大。多数是在项目竣工后临时抽调人员参与到档案管理工作中，大部分资料内容都是现用现补，存储价值与参考价值均比较低。尽管在后续补充文件资料可以满足档案验收需求，然而也增加了管理工作的难度。

2）项目参与度不足。按照调查结果显示，95%的企业档案管理部门所收集的内容，都是由各部门提交的资料文件。3%档案管理人员是由于项目执行存在问题，需要由档案管理部门进行沟通。只有2%的档案管理人员会参与到项目建设中，可以正确指导档案管理所存在的问题。由于企业技术改造项目的建设时间比较长，不同环节的专业性和复杂性比较高，因此会形成大量资料文件。部分项目的建设时间比较长，人员流动性大，若档案管理部门没有全面参与到一线工作中，将会对档案验收标准造成影响，还会导致项目文件分类不清晰，影响资料文件的完整性。例如施工变更问题，必须及时签发变更通知单，并且在施工图纸上进行标注。如果没有做好标注，将会导致实际情况与图纸不符。部分施工企业不了解档案分类标准，将资料文件提交给建设单位时，会随意将竣工章盖在施工图纸上，并将施工图纸冒充为竣工图纸，上述行为都会影响企业改扩建活动。

3）档案管理方式过于单一。按照相关调查研究报告显示，只有20%企业采用档案管理软件，注重档案资料的信息化建设，不断提升管理效率和质量。通过此种方式可以简化管理步骤，全面提升工作效率，为管理人员提供决策依据。然而超过80%的企业采用纸质档案管理模式，不注重档案管理的信息化建设，没有引进信息化设备与软件。

4）缺乏完善的档案管理制度。按照调查研究结果显示，超过90%的企业制定档案管理制度，由于制度缺乏严谨性，且没有全面管理执行过程，缺乏奖惩制约机制。部分施工企业为了过度追赶工期，不注重项目建设质量，从而降低资料归档效率。企业内部技术人员为了方便自己工作，私自保存设备的原版说明书和线路图。分散式存储方法极易增加资料损失率和丢失率，影响企业生产经营活动。

5）档案管理人员业务水平不一。施工企业档案管理人员的业务水平会直接影响档案管理效果。按照调查结果显示，超过95%的档案管理人员没有接受系统化培训教育，只是接受简单的岗前培训。档案管理知识和管理系统比较差，不了解到资料的管理流程，从而无法对项目实施起到指导性作用。

3 企业技改项目档案管理的有效对策

1）提高认识，实现档案管理制度化。施工单位必须加大管理力度，转变思想认识，注重收集和积累原始数据与基础资料。施工企业还应当提前介入到项目档案管理工作中，在立项初期按照国家与相关部门管理制度，制定合理有效的管理办法，不断优化项目的管理体系，实现项目建设与档案管理的同步发展，提升档案管理工作的制度化水平。

2）注重各部门配合，建立档案管理网络体系。项目建设不能依靠单一部门实现，施工企业内部涉及项目管理、财务管理、档案管理和设备管理。不同部门都必须服务于项目建设，建立相互交叉的网络体系。项目实施期间，不同职能部门都会产生文件资料，要求部门人员收集项目建设所产生的所有资料档案，保证资料的完整归档。项目建设期间，需要由建设单位、设计单位、施工企业和监理单位形成网络体系，明确不同单位的档案收集和整理职责，维护整个档案工作的有序开展。此外，技改项目的档案管理必须和项目实施同步开展，将档案管理工作纳入项目管理程序与业务流程中，实现档案资料的程序化管理。

3）转变传统观念，注重专业化培训。在现代经济发展支持下，不断增加技改项目档案管理内容，开始朝着多样性和专业性方向发展。传统管理思想和方法无法满足档案管理需求。通过分析档案管理的基本性质与作用可知，该项工作具备服务性与政治性特点。在开展档案管理工作时，必须按照统一管理模式，全面维护档案资料的完整性和安全性。档案管理人员的业务水平会对档案管理质量造成直接影响，管理人员必须转变传统思想观念，注重知识学习与业务培训，全面提升项目档案管理的完整性和高效性。管理人员必须掌握档案管理的要点与内容，才可以不断巩固专业知识，提升管理技能，满足技改项目档案管理要求。

4）注重档案管理的信息化建设。在信息技术支持下，档案信息化管理已经成为发展趋势。管理人员必须转变传统思维模式，引進档案管理设备，同时设置相应的查阅权限，这样不仅可以简化借阅手续，提升工作效率，还能够使员工随时下载档案资料，便于档案资料的二次开发与利用。同时，建立档案管理的大数据平台，对建设工程档案管理的数据信息进行开发利用。通过信息化技术深度挖掘数据，以此凸显出建设工程技改档案管理功能。同时，档案管理部门还应当随时了解工程建设施工情况，通过档案为工程管理提供参考依据，提升工程档案的利用率。

4 结束语

综上所述，技改项目档案管理已经成为企业生产经营的重要内容，然而在具体管理中还存在较多问题。档案管理人员必须转变传统管理模式和方法，注重建立和完善档案管理制度，强化考核机制，全面约束管理人员的行为，从根本上提升技改项目的管理效率和质量。

参考文献

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