从干部人事档案专项审核工作看当前人事档案工作

摘 要：干部人事档案专项审核工作是近几年人事档案工作的重点，针对在审核中发现的档案材料存在关键材料缺失、基本信息记载不一致、不完整规范等问题。分析产生问题的原因，提出了提高档案意识、完善制度机制、加强管档队伍的建设、加快推进档案数字化等意见建议。

关键词：干部人事档案;专项审核;人事档案工作

干部人事档案是记录干部成长和发展经历的重要材料[1]，是历史地、全面考察了解和正确选人用人的重要依据。但近年来档案造假事件屡见报端，造成了不良社会影响，损坏了干部工作的严肃性和公信力。从党的十八大以来，党中央高度重视人事档案工作，先后分三批在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，通过对所有干部人事档案进行全面清理和审核认定，使档案中涂改造假、信息不准、认定不规范、重要材料缺失等突出问题得到有效解决[2]。

贵州根据党中央的安排和部署，积极开展了人事档案专项审核工作，明确了审核对象从省管中层以上干部向普通干部职工全覆盖。专项审核工作的开展，让干部人事档案被置于阳光下，吸取了养分，为人事档案工作发展蓄积了能量，但也透露出某些问题。本文以贵州广播电视大学（贵州职业技术学院）近几年专项审核工作为基础，分析干部人事档案专项审核中存在的问题及原因，提出解决措施，以期为做好人事档案工作提供参考。

1 干部人事档案专项审核中存在的问题

1.1 关键材料缺失

在专项审核实践中，对每卷档案进行逐一审查，发现每本档案均存在不同程度的缺漏，尤其老同志的档案材料缺失相当严重。缺失的材料主要有：报考登记表、入团材料、转正定级审批表、参加工作材料及工作调动材料等关键材料，这些材料的缺失使认定工作非常困难。

1.2 基本信息填写不一致

在审核中发现很多教职工基本信息前后记载不一致，尤其是年龄、工龄、党龄、学历、工作经历等“三龄两历”信息。特别是年龄填写比较混乱，普遍存在参工时间越填越早，工作经历越填越丰富等现象。

1）在出生年月的记载上。大部分由于组织掌握不准导致填写不一致，部分是阴阳历换算差异导致填写不一致，也存在少许因为入团、入伍、上学等有意更改导致的填写不一致。2）在参加工作时间的记载上。大部分是因为档案中本人填写的材料按实际到岗时间填写参工时间而组织填写的材料按上级劳动人事部门审批时间填写参工时间，一般上级劳动人事部门审批时间晚于干部本人实际到岗时间从而导致填写不一致。3）在干部工作经历的记载上。大部分是因为时间长远而记不清楚从而导致不同时间填写的档案材料记载的工作经历不一致，少数是因为教职工填写的材料中记载的工作经历查找不到相关支撑材料，从而使本人填写的材料和组织填写的材料记载的工作经历不一致。

1.3 档案材料不完整、不规范

档案材料的完整规范是人事档案管理的基本要求，在审核中发现，有的年度考核表和入党志愿书本人未签字、有的干部任免审批表缺考察材料，档案中复印件没有经过核验直接归档，部分材料未贴照片，有的干部履历表家庭成员信息未填写或无单位审核盖章，或填写时间晚于组织审核时间的逻辑错误等。

2 产生问题的原因分析

2.1 档案意识淡薄，思想认识不到位

人事档案工作从无到有，经历了由粗放、杂乱到精细、规范的历程。早期受传统档案管理观念的影响，从领导阶层、人事档案工作人员到广大教职工，均存在不同程度的意识淡薄，使干部人事档案管理的内外环境很不理想。有的领导甚至认为档案管理工作只要看好故纸堆，保证档案安全不丢失就行了，缺乏对档案工作的整体规划和建设投入。在人员的配备上，由于岗位设置上隶属人事部门，故人事档案员由组织人事部门工作人员兼任，无专职人员潜心研究、开展人事档案管理工作，而兼职档案人员也存在档案意识不强烈，观念淡薄，致使人事档案工作无实质性进展;加之教职工本人档案意识淡薄，认为档案对自己发展作用不大，在组织人事部门要求填写的各类归档材料时填写随意，从而导致不同材料基本信息填写不一致，材料信息不完整、不规范等。

2.2 档案管理人员素质不高

档案管理工作是一项专业性、科学性很强的工作，也是一項繁琐、细致的工作[3]。然而，很多单位却没有配备专职人事档案管理工作人员，即使有也是非档案学专业且以临近退休人员居多，大多数由组织人事部门工作人员兼任，未接受过专业系统教育，整体素质不高，对人事档案工作不专业，工作开展不具有系统性、规范性和开拓性，并且人员极不稳定，流动性大，根本不能满足档案管理工作的需要，被动开展工作，往往是来什么材料就收什么材料，等材料积压很多后，集中整理归档，很少鉴别档案材料内容是否真实、信息是否完整、手续是否规范，也不会检查档案材料是否完整齐全，更不会对人事档案工作提出具有建设性的规划和建议。

3 做好当前人事档案工作的意见和建议

3.1 加大教育力度，提高档案意识

人事档案一般由组织人事部门管理，而档案材料有很大一部分都在组织人事部门形成，所以组织人事部门应将人事档案管理相关知识纳入本部门政治业务学习内容，增强他们的档案意识，把好材料形成关。同时，将有关档案法律规定和归入档案材料填写要求纳入新进人员入职培训内容，提高他们的档案意识，使他们知敬畏，慎下笔，保证以后填写的归档材料内容真实、完整，书写规范。

3.2 完善制度机制，把好档案材料入口关

档案管理部门应根据国家有关档案法律规定，结合自身实际，完善档案收集、送交、鉴别、核查、传递、查（借）阅、保管保密及档案管理人员工作职责等日常管理制度，以制度促管理。同时做好机制完善工作，建立干部人事档案管理工作联动机制，以干部人事档案专项审核为抓手，使档案管理部门与材料形成部门之间形成联动，把好材料入口关，防止和减少新的档案造假、档案材料不完整齐全、制作不规范、信息不真实不准确等问题。

3.3 加强管档队伍的建设

近年来人事制度改革不断深化，干部人事档案管理工作对管档人员的要求越来越高。各单位要引起高度重视，一定将政治可靠、责任心强、作风正派的优秀人员选出来，特别应吸纳、招考档案专业优秀人员开展工作，配齐配强管档队伍，有针对性建立档案管理人员工作激励机制，加强人事档案业务技能和理论知识培训。同时，打破传统观念，鼓励人事档案管理人员走出去，邀请专家学者来讲学，多与同行沟通交流，拓展视野，以适应新时期干部人事档案管理工作需要。

3.4 加快推进人事档案数字化

人事档案数字化是开发档案信息资源、防止档案涂改造假、提高档案利用效率的重要技术手段。随着时代的发展，信息技术为人事档案带来了新的机遇和挑战，人事档案工作应顺势而为，将业务工作与信息技术有机结合，加快推进人事档案数字化，实现人事档案管理现代化、信息化。同时，档案数字化后，不仅可以缓解部分单位管档人员不足的困难，而且也能使人事档案管理人员从部分繁琐的工作中解放出来，有更多的时间和精力从事档案业务研究，从而提高档案服务效率和质量。

参考文献

[1]杨永刚.新时期领导干部人事档案规范化建设研究[J].山西档案，2018（6）.

[2]杨国欣.浅谈干部人事档案专项审核工作[J].科技展望，2016（4）.

[3]明文梅.高校干部人事档案“三龄两历一身份”认定审核的有效途径[J].中国冶金教育，2014（6）.

作者简介

安明彩（1982-），女，土家族，贵州思南人，本科，助理馆员，主要从事人事档案管理工作。