事业单位档案归档文件整理方法的思考探析

郭佩君

摘 要：文件整理与档案归档是事业单位档案管理的重要内容，档案归档工作是针对现有资料与文件进行整理存储。档案归档工作质量会对事业单位管理工作造成直接影响。此次研究主要是探讨分析事业单位档案归档文件整理方法，希望能够对相关人员起到参考性价值。

关键词：事业单位;档案归档;文件整理

档案是经过归档处理后的材料文件，档案管理人员需要分类整理和归档资料文件。事业单位档案管理工作中，为了提升档案管理效率与质量，在具体管理工作中，必须应用科学的整理方式分析和存储具备价值的档案，审批和剔除无用档案并进行销毁。事业单位档案归档文件整理过程中，在收到文件资料后，需要通过类型或日期方式整理和归纳现有文件，以此形成整体化文件资料。将资料文件收纳到档案室后，需要采用科学方法整理资料立卷归案并编号上架。为了确保档案归档工作质量，首先应当整理文件资料。档案管理人员所采用的文件整理方法，会对档案文件管理工作质量造成直接影响。采用合理有效的整理方法，可以确保散乱文件的秩序化与条例化管理，凸显出文件的重要内容。

1 事业单位档案归档与文件整理原则

1.1 遵循档案整理规划

事业单位在整理档案归档文件时，必须严格遵循整理规划，按照文件形成规律开展管理工作。事业单位在整理文件时，可以按照相关整理规则开展工作。在归档文件整理规则中，涉及档案归档与文件整理方法，可以根据档案纸张编目整理、同一事件档案材料进行统一排列，避免对原有文件材料的排列顺序造成影响。采用此种规则方式，可以为档案归档与文件整理提供指导性方法，全面提升档案工作效率。其次，档案资料是事业单位开展会议活动与学习活动所产生的依据，所以档案数据可以反映单位的发展历程。管理人员在整理文件时，必须考虑到文件材料的特点与规律。在开展档案归档与文件处理工作时，应当保证整体活动的完整性。例如文件整理必须确保会议或活动的完整性。在整理文件内容时，不能分割正文、附件与批复，确保文件资料的内在关联性。同时在整理文件时，还应当确保决策与会议文件的初稿、讨论稿的完整性，并按照发生过程进行排列。

1.2 档案存储整理的基础原则

事业单位档案文件资料，包括活动产生的文件、上级部门下发的文件、单位出具的批示和批复文件、编印的刊物样本与稿样。不同文件资料均具有关联性，可以展示出事业单位的发展面貌。所以在开展档案归档与文件整理工作时，必须确保不同文件的相互联系，全面反映出文件资料的内容形式。在档案归档与文件整理工作中，避免拆分案卷进行整理。可以通过历史整理检索成果等方式存储卷案，确保档案内容的完整性。如果文件资料出现错误内容时，必须及时纠正。

1.3 坚持保管与利用原则

事业单位在开展档案归档与文件整理工作时，不仅要确保文件资料的完整性和有序性，还必须遵循保管与利用原则，以此提升档案管理的安全性。深入研究和存储具备价值的文件资料，及时剔除和销毁无用资料。在存储与利用过程中，还可以应用计算机技术和信息技术，科学化管理文件档案。例如通过计算机检索文档资料，可以及时了解不同资料的档案信息，保证档案文件的联系性。

2 事业单位档案归档与文件整理现状

由于事业单位档案重要性高，必须建立高效的管理系统，投入大量资金购入设备、然而大部分领导人员只关注业务发展，从而导致档案管理不足问题严重。现有管理人员不能满足岗位要求。此外，事业单位人员缺乏档案管理意识，在引进人才时不注重筛选专业管理人才，从而加大档案管理难度。尽管部分事业单位可以认识到档案管理的重要性，并且采用信息化管理方式。但是电子档案存储在计算机系统中，极易受到电子设备更新以及技术升级影响，从而损坏信息数据。

3 事业单位档案归档与文件整理方法

3.1 档案归档方法

第一，档案分类。事业单位在开展档案归档工作时，必须注重分类档案实体。管理人员可以按照档案信息的形成时间、内容与形式，划分档案信息的层次，建立相应的类别体系。采用分类管理方法可以确保档案资料的分层式管理，注重管理文件资料的存储与排序。针对档案实体分类，则包括以下内容：第一类，国家级档案分类方式。主要是针对档案资料的历史属性、级别属性、地区属性和专业属性进行分类。通过此种方法可以确保国家级档案资料的合理分布。第二类，针对档案室内部档案进行全宗区分。第三类，根据相关标准，对全宗内的档案来源内容和时间进行分类，建立档案卷整理体系。第二，档案整理。按照有序化和具体化的整理方法，高效存储整理档案，便于后期调阅和查询。在档案整理工作中，必须密切关联文书处理工作，注重档案查漏补缺，以此确保档案内容的完整性。例如，整理时出现请示文件，就必须具备批复文件。确保重要文件的征求稿、讨论修改稿、定稿的完整性。第三，档案编目。完成案卷文件整理后，必须对案卷封面编目。该项工作主要是针对归档文件的文件号、题目、责任者、备注进行标注。档号属于档案管理编号总称，涉及全宗号、案卷号、类别名称，保管期限。

3.2 文件整理方法

第一，分卷整理法。有效区分事业单位中具备存储价值的文件资料，严格按照法律规定，按照文件存储期限进行分卷整理。第二，性质区分整理法。分开整理事业单位的行政文件与党务文件，采用独立立卷存储方式。比如某地区人社局接收到行政文件后，应当由档案管理人员进行整理，避免和党务文件存储到一处。第三，年份区分整理法。由于事业单位档案资料比较多，且涉及内容繁杂，整体周期比较长。所以在开展文件整理工作时，可以按照不同年份进行整理。将两份相同的资料文件一起立卷。第四，区分普通文件和加密文件。多数事业单位的档案资料中存在大量加密文件，所以在整理文件时，必须区分普通文件和加密文件。文件性质不同，所采用的管理标准也不同，在整理过程中必须遵循相应标准，以此确保文件内容的机密性，避免由于信息泄露所致损失。第五，特殊载体文件整理。在事业单位文件整理工作中，必须确保特殊文件不受损，针对特殊载体文件进行统一化归档整理。

3.3 信息化档案归档与文件整理方法

事业单位在开展档案归档与文件整理工作时，在应用原有方法的同时，还应当充分发挥出信息技术的作用价值，开展档案资料的信息化管理。在新时代背景下，信息技术发展迅速，各行业领域开始广泛应用计算机技术。事业单位必须按照时代发展特点，合理利用计算机技术建立档案管理的信息化模式，全面提升档案管理效率。档案管理信息化建设内容主要包括以下方面：

第一，借助计算机技术，确保事业单位可以下载或使用文件资料，同时对文件资料开展信息化管理。第二，档案管理人员需要应用计算机技术，可以将不同来源、不同部门所相撞的档案信息转化为电子档案，同时对电子档案信息进行分类存储和管理，全面提升档案管理效率。第三，推广应用信息化档案管理方式，不断扩充档案存储空间，以此提升资源节约效果。比如某事业单位采用信息化技术管理档案，可以减少存储空间的占有率。档案管理人员可以利用剩余空间进行优化改造，将其作为活动交流场所。既可以提升档案管理效率，还可以提升事业档案的整体工作效率。

4 结束语

综上所述，事业单位在开展档案文件整理工作时，必须遵循标准原则，包括档案保管与利用原则及存储基础原则。在满足档案管理原则的同时，档案管理人员应当深入探索档案管理领域，建立新型档案管理模式，通过档案资料为事业单位提供决策依据和发展依据，全面促进事业单位的发展。

参考文献

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