对事业单位人事档案管理工作的认识与思考

韩智琼

摘 要：在事业单位改革发展的过程中，人事档案是非常重要的人才信息管理载体，在任用人才方面可以起到非常重要的作用。人事档案是历史的真实记录，是个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等方面综合、直观的反映，也是国家、单位对人力资源进行管理和开发最重要的依据。因此，做好新形势下的人事档案管理工作有着积极的意义。本文对人事档案管理工作展开探讨。

关键词：人事档案;困境;对策

人事档案是记录职工个人学习、工作、生活经历等的真实资料，很多单位在人员录用、调动时，需要查阅人事档案予以参考，在事业单位在管理过程中，人事档案也是选择人才的重要参考依据，利用率较高。所以，做好事业单位人事档案管理工作，对个人、单位、社会等都具有重要的现实意义。

1 现代人事档案管理工作的价值

在事业单位管理的过程中，人事档案管理工作主要包含以下两点内容：首先，人事档案是对员工信息进行记录的载体，在招聘的时候，人事管理部门要对人事档案进行查阅，充分了解员工的实际能力和工作经历，让招聘人员和管理人员更好的了解员工实际情况。在管理的过程中，对人事档案进行合理的管理，可以积极的帮助管理人员选择人才，依照人才的能力选择合适的岗位，把优秀人才的能力充分的挖掘出来，对单位的管理质量提升具有很大的帮助，其次，在事业单位发展的过程中，人事档案也是保证员工利益的基础，员工的离职、转岗、退休等都需要根据人事档案的记录来进行操作，在员工工作的时候属于原始凭证，在实际操作的过程中具有一定的法律效力。

2 新形势下人事档案管理工作的困境

2.1 思想观念陈旧

当前人事档案管理思想上存在两种极端：神秘论与无用论，这两种极端的思想严重阻碍了现代人事档案管理工作的顺利开展。人事档案神秘论认为人事档案是记录个人政治思想和隐私内容的材料，只能供用人单位了解个人使用，在这种思想指导下，人事档案只注重个人的思想政治、社会关系等方面材料的收集，忽视了反映个人综合能力素质等方面材料的收集，同时也存在材料收集不完整、形成材料不规范、内容不真实等现象，因此，人事档案无法全面、完整地反映个人的综合素质，也无法为国家、组织任用人才提供科学、可靠的参考。在管理上，采取封闭管理的方式，重干部轻档案，存在个人在填报人事档案相关材料时存在比较随意、随便丢弃等现象，人事档案管理部门对于人事档案材料的残缺、丢失等现象也不是非常关注，只是将人事档案简单地收入档案中，没有进行有效的管理，使得人事档案在社会主义经济文化建设中的作用无法有效发挥。在这两种极端思想的影响下，现代的人事档案工作缺乏良好的社会基础，思想上缺乏足够的重视，给人事档案管理工作的开展带来严峻的挑战，

2.2 档案管理工作者专业素质水平有待提高

人事档案管理是一项系统、复杂、规范的工作，对档案管理工作人员专业素质水平的要求较高。但是，部分事业单位的档案管理工作人员业务能力水平较低，再加上档案管理模式落后、设备陈旧，防蛀、防潮以及防火水平都无法满足档案管理标准和要求，只是简单地将档案文件锁紧柜子，无法实现档案资源利用率的最大化。如何提高档案管理工作者的专业素质水平，成为亟待解决的问题。

3 新形势下人事档案管理工作的改进措施

3.1 加强宣传教育，树立正确的人事档案观

加强宣传教育，在全社会树立正确的人事档案观。摒弃人事档案神秘论与人事档案无用论的极端思想，人事档案部门更新观念，与时俱进，加强管理，不断拓展人事档案的形式和内容，增强人事档案的使用价值，发挥人事档案在人力资源开发建设中的作用，使得单位、组织充分认识人事档案工作的价值;对于个人，要加强人事档案重要性的宣传教育，使每个人充分认识到“人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都‘绕不开档案这一关”。人事档案在签定劳动合同、转正定级、计算工龄、工作调动、职称申报、评先选优等方面都有重要作用，使每个人都认识人事档案与自己的利益密切相关，积极配合人事档案管理部门做好人事档案资料收集上交工作。

3.2 加强档案管理员队伍建设

现阶段，科学技术快速发展，对人事档案管理工作人员的知识结构、专业技能水平的要求不断提高，需要档案管理工作人员不断强化学习，不断拓宽知识面，掌握档案管理工作的信息化操作、规范化管理技巧。干部人事档案工作单调、枯燥、乏味，是一项默默无闻的幕后工作，档案管理人员必须具备良好的政治素质和奉献精神，要有细心、耐心和恒心，把档案工作当成一份光荣的事业。

3.3 推行责任管理制度

想要对人事档案管理工作进行规范，事业单位一定要合理的进行档案室和档案管理人员的设置，明确档案管理人员职责，落实责任追究制，把人事档案管理的责任落实到个人，比如说在分类管理档案的过程中，如果产生了分类混乱的问题，造成档案无法被顺利地查阅，就需要进行问责，追究相关责任人的责任。另外，并且保证档案室的环境大小能够达到使用的具体要求，设置相应的防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温设备，确保人事档案管理的完整、准确和安全性。

3.4 做好人事档案设备的管理工作

健全的档案设备是高质量开展和高效率完成人事档案管理工作的关键。所以，要想把单位内人事档案管理工作更好的完成，必要的档案管理设备必不可少。单位内有专门存放人事档案管理的库房，配备必要的防潮、防火装置，保证人事档案资料更加的安全。不仅如此，我们还应该结合自身的实际情况，在信息化技术的帮助下，引入先进的档案管理设备，以便于高效的完成各项工作。

3.5 推进管理工作的信息化进程

事业单位要积极将信息技術引进干部人事档案管理工作，建设事业单位人事档案信息化管理模式。要配备相应专门的信息化管理设备和相关的档案数字化系统软件，对档案信息进行有效分类、分析和处理。要提高档案工作人员的信息化技能水平，定期组织档案管理人员学习档案管理信息化方面的新知识，定期培训他们对计算机、软件操作系统的应用，防止通过手工操作的方式进行档案管理，让人事档案管理的工作水平和效率不断提高，以达到有效利用，为人事档案管理的速度化、信息化做好服务。

3.6 加强档案管理规范化建设

针对事业单位人事档案管理服务职能的转变，首先，事业单位领导应明确管理者的岗位，确保各档案管理工作环节有专业负责管理，使每个环节的员工都能为立足岗位快速高效解决实际工作问题，实现岗位人员的专业化发展，提高档案管理工作效率。其次，规定岗位所在职责，进行档案管理工作中，各岗位的员工要明确自身的岗位职责，立足本职岗位，使人事档案信息能得到及时的录入，及时改正档案管理工作中存在的问题。 通过明确岗位的职责有效的避免遇到管理问题工作人员相互推诿责任。 档案管理人员要对单位其他部门的同事进行档案管理工作的指导，提高对人事档案的利用率，为人事档案管理带来便利。

4 结语

在新世纪加强人事档案管理具有非常重要的意义，要牢牢把握方针政策，进一步对档案查验和收集制度进行完善，并且与现代化技术相结合，加强档案的管理以及资源的共享。

参考文献

[1]葛雪峰.剖析现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].才智，2019（28）：38.

[2]杨亦君.信息化建设在医院人事档案管理中的意义与推进策略[J].中国管理信息化，2018（13）.