单位行政管理中的常态问题及对策研究

李祝

当前，依法依规管理是大部分单位行政管理改革工作的重点，其直接关系到单位整体的运行效率。在这种环境下，行政管理愈发的得到单位管理者的重视。然而，过去一段时间内，仍有部分单位尚未在行政管理领域投入相应的人力、物力以及财力资源，存在行政管理效能低的问题，导致行政管理逐步边缘化。为此，文章对单位行政管理工作的进行阐述，指出当前单位行政管理中存在的常态问题，系统性地提出建议，旨在帮助单位长久性发展，搭建完善的行政管理架构。

一、单位行政管理概述

新时期，随着社会公共服务要求不断提升，办公室行政管理事务的内容、范围以及种类都发生了变化，办公室行政管理的重要性逐步提升。总体而言，办公室行政管理主要包含以下内容：一是公文处理以及档案保管。办公室通常需要对各类信息资源进行分类保存，为单位管理者提供决策依据，扮演好“参谋”角色。二是会议管理、后勤管理、卫生管理、制度修编以及其他事项。通常而言，部分综合性事务以及协调性事务主要由办公室予以负责。从整体角度来看，办公室行政管理是单位总体发展轨迹的缩影和记录，是单位运行的中枢。可见，只有做好办公室行政管理工作，才能为其他工作提供便捷，增强单位整体运行效率。

二、单位行政管理中的常态问题

（一）缺乏规范机制，难以实现规范化管理

办公室行政管理涉及面广、内容多、流程繁琐，如果不能一一进行梳理，将会导致行政管理分工不明确、行政管理无序化等问题发生。一是部分单位尚未明确不同岗位的工作职责，每一个行政管理人员都扮演着“综合事务管理者”的角色，不仅难以发挥每一个人的专业优势，而且容易发生重复劳动的状况。同时，在这种环境下，各个岗位之间缺乏有效配合，不利于减少资源浪费和提升工作效能。二是建章立制工作滞后，绩效考核、责任落实、工作规范、工作标准不明，影响工作进度和工作质量。

（二）信息化建设滞后，管理模式不先进

信息技术作为新时期行政管理管理的必要工具，是提升行政实效的有力抓手。当前，部分单位存在信息化建设滞后、信息化工作推进缓慢等问题，难以依托信息技术提升行政管理实效。一是行政管理部门之间与其他部门之间仍然处于信息孤岛，没有依托于相应的行政管理系统实现公文、档案等文书信息资料的共享，存在反复提交文件、传输文件等问题。二是信息安全建设滞后，存在一定的安全隐患。信息化环境下，虽然信息资料传输的载体、途径愈发多元，但也要看到其背后所蕴含的风险。实践中，部分单位忽视对区块链技术、数字水印技术、云加密技术的应用，仍然习惯于通过杀毒软件对管理环境进行优化，存在一定的安全隐患。三是行政管理系统功能单一，难以满足档案管理实际需求。部分单位行政管理系统采购前没有做好调研工作，使用中没有做好需求反馈工作，无法贴合单位工作实际，影响管理效率和质量。

（三）复合型和综合性人才匮乏

行政管理人员作为具体执行政策方针和决定以及管理内部事务的人员，其各项能力直接决定了行政管理效能。当下，仍有部分单位存在人才推动力不足的问题，缺乏复合型和综合性人才。具体表现如下：一是行政人员理解政策方针和决定的能力不足，分析并执行上级政策方针的过程中存在执行偏差，无法实现预期目标。二是主动服务意识和大局意识不强，无法实现行政管理向行政服务的转变，难以体现行政管理在单位中的作用。三是实践工作能力不高，开展工作的方式僵化、机械，在遇到难题时，过分依赖上级部门和领导，不能根据环境的现实状况，在现有政策和法律的框架下作出有效应对。

三、单位行政管理的有效对策

（一）建立健全行政管理机制，弥补行政管理短板

当行政管理出现短板，行政管理行为失范，其核心原因就在于行政管理机制不规范、不科学。从这个意义上讲，建立健全行政管理机制势在必行。一是要明确不同岗位的工作职责，理清行政管理每一个事项，发挥每一个专业人才的优势和特长，减轻行政管理人员工作负担，降低管理成本。二是要加快建章立制。没有规矩，不成方圆，只有强化刚性约束，才能更好地确保各项工作保质保量的完成。总而言之，未来单位只有在宏观上谋篇布局，才能更好地为行政管理人员提供指引，確保办公室行政管理工作满足相关要求。

（二）着力加强信息化建设，创新管理模式

信息化时代，单位要着力加强信息化建设，将技术优势转化为管理优势，真正实现行政管理减负的目标。尤其是在行政管理量、管理难度不断增加的现阶段，做好信息技术融合工作势在必行。一是打破信息共享“隔离墙”，通过统一的OA办公系统对统揽单位所有的行政事务，明确不同部门访问档案库、信息资料库的权限级别，做好保密工作的同时，确保信息传输无障碍。二是要强化信息安全管理，实行内外网隔离机制，做到内部事务内网处理，外部事务外网处理，提升安全级别。同时，有条件的单位可以逐渐选择区块链技术、数字水印技术、云加密技术等新型技术对重要文件进行管理。 三是优化行政管理系统，完善各项功能。为此，要做好需求调研与需求反馈工作，及时将自身的管理需求反馈给软件供应商，弥补管理漏洞，营造“人性化”的工作环境。

（三）坚持人才引领，打造复合型和综合性人才队伍

解决行政管理效能低下，关键在于人才。单位要进一步坚持人才导向，抓好人才培养，为行政管理工作注入活力。一是要构建完善的培训体系，加强行政管理人员法律、专业、政策理解、与人沟通层面的能力，增强行政管理人员规范意识、法律意识和责任意识。二是要立足于单位工作实际，科学设置培训课程，切实提升行政管理人员处理问题、分析问题和解决问题能力，避免出现“事事请示”的局面，提升效率。

除此之外，行政管理人员自身要转变观念，将“小我”融入到“大我”中，坚持“一切服从大局，一切服务大局”的基本原则，综合考虑各项因素开展工作。行政管理人员要转变服务意识，在职责范围内主动履行好自身职责，为领导和其他部门提供高质量服务。

四、结语

从辩证的视角来看，单位在内部管理的过程中不可避免地会遇到各式各样的管理难题。如何对行政管理难题进行解决，提升行政管理实效，是当前单位管理者所关心的问题。鉴于此，有必要从理论层面来探寻行政管理的新模式，分析问题，理清思路，更好地管理单位。通过本研究可以发现，行政管理不仅仅是一项管理性工作，其同样存在服务性的特点。做好这一项工作，才能进一步激发单位内部活力，真正做到行稳致远。具体而言，一是要建立健全行政管理机制，弥补行政管理短板;二是要着力加强信息化建设，创新管理模式;三是要坚持人才引领，打造复合型和综合性人才队伍。（作者单位：云南省普洱市美术馆）