工程公司档案利用价值的表现形式

谭鑫

摘 要：结合中国五环工程有限公司的档案工作实际，在把握档案工作基本原则之上，根据新形式下的档案利用特点，多方位地阐述了工程公司档案利用价值的表现形式。

关键词：企业档案;档案利用

1 公司现存档案统计情况

企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。企业档案贯穿着企业发展的整个历程，企业档案通过档案服务渗透到企业的各环节。中国五环工程有限公司在60多年进程中，在累计完成境内外2000余项大中型设计项目和100多项工程总承包项目中，留下了丰富的档案资源。作为工程公司，五环公司的档案主要分为科技档案、文书档案、实物档案以及电子档案。目前，五环公司档案室存有以下档案，一是归档图纸和文本资料的工程项目，包括总承包项目、工程设计项目、民用建筑项目、基础工作项目以及技术开发项目等;二是存有归档文书档案包括公司行政文书档案、经营部合同、国际部合同，资产部合同，财务部合同、公司有关房屋资产证书、以及若干财务部和人力资源部移交的财务账簿及部分离退休人员技术档案;三是存有归档实物档案，主要包括各类党政工团荣誉证书、各种科技奖励证书、专利及专有技术证书、各种协会会员证书、各种公司资质证书; 四是存有归档纸质旧照片档案，包括项目纸质照片，各项目归档光盘，项目电子文件刻录光盘，党委工作部归档光盘、录像带，各类工具软件光盘等。丰富的档案资源见证了公司业务遍及国内31个省、直辖市和全球20多个国家和地区，也为我国煤化工、碳-化工、化肥、磷化工和新型合成材料等工程领域的做出了突出的贡献。

2 企业档案利用表现形式

2.1 企业档案为企业设计提供智力支持

丰富的馆藏企业档案，是企业的无形资产，是企业的知识集中库，凝聚着几代人的智慧结晶，搞好企业档案利用是企业档案管理的最终目的。在档案为企业提供智力支持上，从企业档案自身出发，应借阅者需求，为其提供智力支持。公司目前所存项目科技档案涵括设计文件、采购文件、施工文件及相关资料等，科技档案图纸在用于指导科学研究和生产活动第一次体现出价值后，还会有第二次、第三次甚至更多次的价值体现。随着科学技术的发展，自然条件和社会需求的变化以及工艺流程的差异，都会使曾经的典型工程设计档案所承载的静态科技知识用于不同的工艺档案获得有价值的信息和与技术参数[1]。工程设计人员在新建同类型项目时，可通过借阅相似工程科技档案，查阅参考相关参数、获取相关信息，在相关改扩建项目、或同类型相关项目中提供信息支持和参考，从而为项目提供信息咨询与决策。

从企业档案管理员出发，根据企业实际需要，积极开展文档资料信息的加工和整编，实现对档案信息的直接开发和利用，深度挖掘馆藏档案的价值，积极开展档案编研工作，主动为项目、设计提供智力支持。工程公司具有业务领域专业相关性，借鉴性，因此，档案部门在工程设计档案管理上，根据工程设计档案的特殊性探索和思考采取多样途径和手段使工程设计档案在有价值时期被充分利用。在现有可能的情况下，主动了解企业需求及素材状况，采取征编结合的方式，通过对档案的分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更系统、更精炼。[2]从而丰富档案资源中挖掘有价值的信息，编研出完整的資料供相关人员参考。同时，档案工作人员可利用档案管理系统，汇编企业利用率高的图集、专题报告、设备性能汇编等编研材料，并根据利用者的反馈信息，不断加强编研材料的针对性，开发更多的专题编研材料，加强深层次编研材料的开发，编研更多更实用的电子编研材料。

2.2 企业档案为企业文化提供载体支撑

企业与外界进行文化交流与沟通的渠道主要是借助企业档案的管理与利用。企业文化是企业在其发展历程中一点一滴积累起来的，职工经过长期的熏陶，逐步熟知企业隐性文化、是企业文化的理论支撑。没有企业档案的跟踪记录，企业文化就无法以实体形式存在，文化传承便无法更好开展，阻碍对原有的企业文化的再创新。同时，企业档案可以作为员工培训的素材。公司的丰富的底蕴、企业文化累积、项目相关资料、公司大事记、公司实力介绍等方方面面都可以作为新进员工培训的素材，通过相关资料档案的证明，可以多方位的对公司进行介绍，使员工深入了解公司的方方面面，为员工提供最直观的体验，从而增强员工的归属感和集体荣誉感。

2.3 企业档案为企业形象提供宣传素材

企业宣传是增强他人对公司精神形象、技术实力认知的最直接一种方式，公司展厅作为全方位展示公司形象的平台，所展示内容依靠企业档案作支撑。以公司展厅为例，公司组织沿革以及公司大事记是在公司文书档案中查找总结而来，企业资质、公司荣誉奖励等是从实物档案展示而来，项目业绩也是从馆藏档案收集整理而来等等。企业档案以档案的角度丰富着展厅的展示内容，是企业文化传播的媒介，为企业谋求更大的经济效益。

2.4 企业档案为企业日常工作提供有效凭证

在工程投标竞标过程中，企业的营业执照、资质、合同以及各获奖证书同技术方案同样具有重要地位，是一个企业的实力的具体体现。以上档案可为企业的经营提供有效凭证，使得企业在竞标过程中获得更大的优势，从而为公司发展提供有效支撑。同时，企业财务档案为企业监察提供凭证。近年来，国家不断强化纪委监察力度，公司财务档案是直接反应公司财务运转的凭证，通过财务账簿、凭证、会计档案等，直接见证公司财务的全流程及各方面。很好的为公司的廉政建设提供有效凭证。

实践证明，企业档案工作作为企业的基础性工作，对企业的各项工作都有支撑作用。企业档案就如一座无声的丰碑，记录着企业发展和前进的步伐。随着社会的进步，企业的发展需要企业档案提供更全面更快速更高效的服务，挖掘更广大的领域，深度挖掘企业档案价值，多方面展示企业档案价值表现形式，是企业利用档案信息资源为自身发展建设服务的重要手段，逐步形成以效益来扩大影响，以影响来提高地位，以地位促进发展的良好发展氛围，为提升企业竞争力，做出档案工作人员应有的贡献。

参考文献

[1]赵曼宇，李玉芝，李响.工程设计档案的利用价值[G].当代化工，2015（8）：2025-2027

[2]罗爱辉.谈企业科技档案的价值[J].兰台世界，2007（5）：34.