分析信息时代档案管理面临的安全问题及防护措施

杨冬青

摘 要：在长期工作过程中，民政部门往往会产生大量档案资料，这就需要利用信息系统对各类档案资料进行管理，同时还应对信息时代下的档案管理安全问题展开有效防护，逐步提升档案管理工作的效率和质量。本文将对信息时代民政部门档案管理工作进行深入探讨，首先阐述信息时代档案管理面临的安全问题，之后解析各项安全问题需要作出的防护措施。控制各项风险因素对信息时代档案管理产生的影响，将信息时代档案管理优势展现出来。

关键词：信息时代;民政档案管理;安全问题

信息技术的发展为档案管理工作提供了强大的技术支持，为各类档案资料的日常管理提供了极大便利。这就要求民政部门在档案管理工作中，充分利用信息技术对各项资料分类归档，大力推进民政部门档案管理工作的信息化建设。然而，在信息化档案管理过程中，也会随之出现一些安全问题，要求工作人员做到有效防护，保证各项档案资料中基础信息的准确和完善，确保民政部门档案管理工作的效率和质量得到有效提升。

1 信息时代档案管理面临的安全问题

1）档案安全管理意识薄弱。民政部门档案管理工作是一项十分重要的内容，与群众的实际生活联系非常密切，关乎民生问题和社会稳定。因此，保证各类档案资料得到有序分类归档对于提升工作效率和维护社会和谐运转有着重要作用。但在现实工作过程中，部分档案管理人员自身信息化意识低下，仍旧使用传统的档案管理方式，导致单位内部档案管理工作难度大、效率低。同时部分管理人员安全意识相对薄弱，很难在短时间内处理好档案信息化管理过程中出现的各项安全问题，直接影响民政部门信息时代档案管理效果，与之相关的工作也会受到极大影响。

2）信息系统潜藏安全风险。信息时代条件下的民政部门档案管理工作主要基于计算机系统展开，旨在有效提升档案管理便利性，使得档案管理工作符合信息时代发展要求。但是多数计算机系统在实际运行过程中经常受到病毒和木马软件的影响，造成计算机信息系统安全风险变多，继而导致信息时代档案管理在具体实施过程中经常出现系统故障、信息泄露等安全问题。原有信息系统的安全隐患会直接或间接导致档案管理系统出现问题，使民政部门档案管理工作在进行过程中安全问题无限延伸，不仅会降低工作效率，还无法体现档案管理信息化的优势。

3）档案管理流程不合理。为降低信息时代下档案管理难度，必须要求民政部门工作人员按照标准化流程开展档案管理工作，从而保证各个档案管理环节之间有效衔接，确保信息化档案管理优势全面彰显出来。但是信息时代中，部分单位规划的档案管理流程尚有漏洞，造成单位内部档案管理周期比较长、效率不高，这就导致档案管理工作中仍旧潜存各项安全问题。档案管理信息化工作的安全效果变差，民政部门在信息时代中处理相关民生问题也会受到层层制约。

4）工作人员技术水平不足。在开展档案管理时，必须保证管理人员对各项信息化技术有所了解，如果管理人员信息技术知识不过关，一旦在档案管理具体实施过程中出现问题，管理人员就很难在短时间内按照自身技术知识储备和信息化思维解决各项档案管理问题，造成信息时代档案管理安全风险增加，各项信息技术在档案管理中作用效果也得不到有效发挥。同时有些单位的基础规章条例也不够规范，造成信息时代档案管理缺乏标准化参考依据，信息时代档案管理题屡见不鲜，为实际工作的顺利开展埋下了很多隐患。

2 信息时代档案管理安全问题防范措施

1）提升有關部门档案安全管理意识。对于信息时代档案管理来说，其在具体实施过程中需要考虑的基础因素比较多，稍有不慎就会导致档案管理出现安全隐患，造成信息时代档案管理安全性持续下降。这就要求民政部门人员整体提高安全防范意识，安排专业的信息技术人员进行系统管理，适时对档案管理系统优化升级、严查漏洞，以便于档案管理人员可以在稳定的信息系统支持下开展档案管理工作，严防档案管理工作信息化在具体实施过程中受到外在因素干扰，确保档案管理安全水平有所提高。同时档案管理工作人员应当加强自身业务水平，熟练掌握信息化专业知识，提高保密意识，避免在应用信息系统进行档案管理工作时受到外在因素干扰，满足民政部门对各项档案综合管理的需求。

2）及时优化信息系统安全风险。与其他组织机构相比，民政部门的档案管理工作主要跟群众挂钩，对于各类档案信息安全性和完善性有很高要求，为此，必须采取适当措施提高民政部门中档案管理安全效果。而且导致信息时代档案管理出现安全事故的原因也比较复杂，因此在对各项信息系统实施优化处理时，必须保证相关人员对各项安全事故诱因有所了解。民政部门要在考虑信息时代综合发展需求的基础上及时优化信息系统中各项安全风险，避免恶意病毒对计算机网络安全产生影响，同时提高相关系统在档案管理中的作用，以促使信息时代档案管理工作良性开展。而在开展档案管理时，必须要求专业技术人员及时优化信息系统潜藏的安全风险，控制各项安全风险对档案管理产生影响，促使工作人员可以在各项信息系统支持下顺利开展档案管理工作，确保信息管理可以满足本单位实际发展要求。

3）规划处理各项档案管理流程。降低民政部门各项档案信息泄露风险，保证各类档案信息准确完善是档案管理工作的重中之重。多数单位在日常发展过程中会通过计算机系统发表和管理各类档案资料，在获取档案浏览次数条件下，降低各类档案管理难度。一般来说，信息时代下档案管理流程表现为档案收集、档案执行和档案检查，这就应要求相关人员分模块对档案资料进行归类整理，保证各类档案资料规范性和准确性，在控制档案信息泄露问题条件下增强各类信息共享和回访力度，使得信息时代档案管理问题处理的及时有效。民政部门遵循标准化流程开展档案资料管理，对于保障档案管理安全有着重要意义。

4）加强档案管理人员技术培养。在信息时代下对档案资料展开有效管理，必须保证管理人员对各项信息技术作用效果和具体表现有所了解，从而避免档案管理因各类技术风险干扰而出现安全问题，逐步提升各类档案资料安全管理效果。加上不同档案资料对于管理模式的要求存在一定差异，这就应保证相关人员对各类档案资料实际管理要求以及各项基础因素有所了解，不断创新档案管理技术和相应模式，从而提高档案资料管理安全等级，确保信息时代各类档案管理安全问题可以得到有效防护。在相关人员开展档案管理之前，需要有关部门在考虑各项实际要求条件下对相关人员展开有效培训，加深档案管理人员对各项信息化技术掌握力度，促使相关人员可以在各项信息技术支持下有效规避档案资料管理风险。要针对性提高信息时代档案管理安全水平，以此落实档案管理安全问题综合防护目标。

3 结语

综上所述，在信息化时代档案管理中，民政部门在开展相应管理时很可能受到外在因素干扰，如果不能妥善处理各项问题，必然造成工作效率低下、档案管理水平下降，民政档案管理的工作也会面临严峻挑战。因此，民政部门应对档案管理人员进行专业管理和培训，降低信息时代档案管理过程中出现各项安全问题的概率，切实加强档案管理工作中的风险防范，抓实抓牢档案的管理工作，确保不发生安全事故。

参考文献

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