做好医院档案管理保密工作的途径

胡晓燕

摘 要：医院档案包含办公室文档、人事资料、病例档案等，在方式方面不仅包括纸质档案，还包括电子数据档案。档案保管存在一定的繁琐性，现存的档案管理体系大都存在不足，如此给档案数据的安全性带来较大威胁。医院有责任及义务对病人资料做好保密工作，医院本身的办公室文档、人事资料等也存在较大的机密性，确保档案的数据安全是医院档案保管工作的关键任务。文章对医院档案管理工作的重要意义进行简要阐述，并具体探讨强化医院档案管理环节中保密工作的途径，切实做好医院档案管理工作。

关键词：医院;档案管理;保密

1 医院档案数据保密的重要意义

在以往初始的医院档案保管方式中，档案通过文字的方式记录在纸质载体上，人们可以很容易根据笔迹、印章和字体等分析和判定信息的原始性。信息系统背景下，医院电子信息的原始要素越来越难以确认，内容作者很难保留原始的笔迹，很多档案通过电子模式存储在磁盘中，是虚拟形态的内容，并没有刻意判断的痕迹，所以影响到档案的准确性。医院档案内容根据种类划分具备一定的保密要求。信息保密系统的管理能够提升档案应用过程的保密效率，尤其是部分牵扯到医院学术探究成果和医疗处方等内容，信息保密方式能够提高档案管理的准确性。

在信息技术背景下，医院内电子档案都是以电子信息的方式存储于信息平台内，而这类信息容易因为人为原因、不法者的蓄意欺骗现象、软硬件问题的技术性错误与天然灾害等因素受到破坏与损失。而医院档案保管包含护患的保密性，因此信息保密方式在医院档案保管方面的使用可以有效防止档案因为丢失而产生泄密情况。比如，是医院机密性档案或包含学术论文和专利申请的发表，数据保密有效确保了其学术探究的私密性与先进性。所以能够避免医院出现舆论谴责和面临法律纠纷，有助于树立与塑造医疗机构档案数据保密典范的社会形象，提高病人对医疗机构的信任度。

此外，按照医院档案的属性差异，能分成办公室文档、人事资料、临床资料等;结合医院档案的各种形式，能将之分成纸质档案与电子文档。医院档案内容多样，属于医院对医疗活动、内部管理和人才资源等资料的记录，而且还可以为后续工作带来依据。医院资料大都存在保密性要求，像医学成果的各项档案，即医院机密性内容，关系着医院的专利申请;人力资源档案与医疗档案，涉及了医院职工与病人的私人资料，若保密工作不全面，不仅会使之个人权益遭到损害，并且还令医院受到法律打击，对医院社会形象产生不良影响。所以，医院要采取科学措施，尽量做好医院资料的信息保密措施。

2 做好医院档案管理环节中保密工作的途径

2.1 明确医院保密档案的范围

要贯彻落实档案保密工作，首先要针对医院所有档案资料进行系统的分析和整理，明确规定哪些档案资料属于保密性资料，并且要根据保密资料的重要程度划分保密等级。通过划分保密档案的范围以及保密等级，可以对这部分资料采取不同的管理措施，利用各种技术手段和管理措施确保这部分保密档案资料不被泄漏。

2.2 落实保密档案管理规定

档案工作人员都应该认真學习《保密法》和《档案法》，完善档案保密管理制度，并认真研究贯彻和落实。通过贯彻执行关于档案管理的相关法律法规以及本单位关于档案管理的制度，规范档案管理人员的工作行为，履行档案管理人员的职责，做好医院档案管理以及保密工作。

2.3 明确医院档案保密工作职责

医院管理者对于档案管理以及档案保密工作要给予充分重视，以医院档案管理部门分管领导为负责人，成立领导小组，负责指导医院档案保密工作的开展，确保医院档案保密工作的有效性。领导小组主要对档案保密工作部署和落实提出明确要求，研究解决档案保密工作中相关不足问题。此外，还需要将档案保密工作纳入医院年度管理工作计划和考核内容，为医院档案保密工作开展提供组织保障。

2.4 做好保密档案的归档以及保管

1）正确认识档案保管期限以及保密期限。档案管理人员要正确理解档案保管期限以及保密期限两个概念，正确鉴别每项档案资料的重要程度，确定档案保管期限以及保密期限。一般保密档案主要分为秘密、机密以及绝密三个保密等级，档案管理人员要按照规定分别进行保管，在上级管理部门做出明确指示之前不能自行更改保密期限、保管期限以及保密等级。我国的《国家秘密保密期限的规定》中明确规定各个保密等级的保密期限，秘密档案不超过10年，机密档案不超过20年，绝密档案不超过30年。医院档案管理人员在对保密档案进行归档时，要明确保密等级，同时在进行保管时既要满足保密文件的保管要求，同时也要满足档案利用的要求。2）强化保密档案的日常管理。医院档案管理人员在日常的管理工作过程中，要严格履行保密档案管理规定，对于借阅档案的相关人员，首先要明确其是否拥有调阅保密档案的权限。其次要严格执行签字程序，不能省略任何一个环节。此外，档案管理人员要定期对保密档案定期进行检查，清点保密资料的数量，查看档案保存环境是否符合要求，发现保密档案出现丢失、损坏以及档案保管室环境发生变化，要及时采取措施，避免造成不良影响。对于在计算机内存储的文件资料，要设置密码，计算机系统中设置防火墙，防止档案被盗，同时要明确规定存有保密档案的计算机不能联网。

2.5 强化档案利用过程中的保密工作

1）加强档案利用监管力度。医院医疗人员在借阅相关保密档案资料时，档案管理人员首先要确定借阅人员的身份，明确其是否具备权限，同时要了解其借阅的目的、用途等，同时档案管理人员有义务向借阅者阐述关于保密档案的相关规定，并且要加强借阅过程中的监督，若发现借阅者存在不当行为，要及时制止，并向有关部门报告。2）正确认识档案利用与保密之间的关系。对于保密档案资料的利用必须以保密为前提，尤其是对于一些绝密档案，必须要确保档案的保密性，不能随便供人参考和阅览。

2.6 完善档案管理设施

1）加强医院档案室的保密建设。为了有效确保医院保密档案可以得到妥善的保管，医院应注重档案室的保密设施建设。首先，档案室应该与档案管理人员的办公室分离，位置以楼层中间为宜。其次，借阅室和档案室要分开，避免档案室多人进入。再次，要安装防盗门窗、安装监控系统，确保可以实现24小时无死角监控。最后，要明确各个档案管理工作人员的职责，对于无关人员一律不允许进入档案室，避免发生泄密事件。2）加强信息化保密手段。现阶段，大部分医院在档案管理工作中基本采用的是计算机系统管理模式，大部分档案资料在计算机当中存有备份，所以信息安全也是档案管理工作的重要内容。首先，医院在采购硬件设施时要确保各项硬件设施的质量，避免由于硬件设施损坏，导致资料丢失。其次，关于计算机软件系统，医院要与品牌和口碑良好的企业进行合作，开发单独属于医院的档案管理系统，这对于保障档案资料的信息安全具有重要意义。

3 结束语

档案保密工作是档案管理中的重要内容，由于医院的档案资料涉及范围较广，不仅关系到医院的发展，也关系着医院医疗人员的切身利益，同时由于医院档案资料对于医院的发展以及医院管理者的决策具有极大的参考价值，相关档案资料调阅比较频繁，所以强化保密工作是医院档案管理的必然要求。

参考文献

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