加强行政审批档案管理利用的若干思考

张新宇

摘 要：随着时代的发展，行政审批档案的管理工作也要跟得上时代的进步，需要做到与时俱进，共同发展。那么，政府给出的加强管理工作的建议便是要完善工作的信息化以及规范化两方面，并且还要做到对信息整合利用、对数据仔细分析、对资源的合理利用以及多方面的信息检索探究。

关键词：行政审批档案;档案管理;档案利用

1 行政审批档案管理与利用的现状分析

1.1 档案管理观念落后

档案保存工作的存在意义便是为了以后有需要的时候，可以供需要的人或者是事，便于在很快的时间内查阅想要找到的相关信息资料，可供人们随时查找翻阅，但是对于当下的工作人员来说，并不在意工作的意义，只在于工作的形式，只要保存了资料和档案就是完成了工作的需要，所以想要更好地加强行政审批档案管理工作，需要从员工根本的工作职能培训入手，让其明白工作的重要意义。

1.2 档案利用现状分析

1.2.1 信息高度分散

档案保存存在一些现实问题。由于行政审批涉及的行业以及部门比较多，由不同的部门进行管理和支配，所以由此可见资料的存储过于分散，而且查阅起来又比较麻烦，需要各级领导的同意，给工作在一定程度上带来了麻烦，无法在很短的时间内查到需要的档案和资料。这样一来，资料分散保存的现象导致很难实现档案管理工作的效率最大化。

1.2.2 系统难以兼容

因为行政审批开始到工作结束有一个漫长的经过，需要经历多个繁琐的过程，但是经过一些机构的改革之后，将分散的档案进行了集中处理，所以经手行政审批的工作人员是否能够及时的完成行政审批的工作，取决于这些人的工作效率以及个人对工作的态度，这些工作的弊端都会在一定程度上出现客观问题，会导致审批档案相关的信息数据遗漏，甚至使档案信息内部数据割裂和过于分散。而且，由于工作不够谨慎，所以行政审批的电子文件以及相对应的纸质文件，不能够相对应的保存，会出现电子文件与纸质文件不同时在档的记录。

2 加强行政审批档案管理的策略

2.1 加强行政审批档案信息化

2.1.1 加快行政审批电子档案信息化建设

加强行政审批档案管理工作，首先要加快档案的信息化建设。就目前情况来看，加快行政审批的管理办法是当前政府进行的重点工作。电子档案信息化速度的加快，也在某种程度上降低了纸质文件保存的成本，同时在原来的基础之上，延长了纸质文件的使用率，提高了对档案的保存质量和完整性。

2.1.2 改善档案信息化基礎设施建设

加强档案管理工作也需要对档案信息化的基础设施进行改善。随着信息化社会的发展，电子档案信息化建设也是政府很重视的一项工作，会得到政府人员的高度关注。同时，电子信息档案的发展也是将来的必然趋势，所以现在就需要着手于档案事业工作的措施进行研讨。电子信息的内容主要包含了对网络安全环境的建设，还有计算机硬件的环境建设以及系统安全软件建设等方面。

2.2 行政审批档案规范化管理

加强行政审批档案管理工作，还需要对管理工作人员的工作守则进行规范化处理。具体改进措施实施如下：

2.2.1 管理人员的筛选、监督和评估

管理人员是管理部门工作的一把钥匙，管理部门的工作进展以及工作效果如何，都取决于这把锁的钥匙，如果钥匙保存的好，那么档案管理以及工作的进展就会很可观，但是一旦这把钥匙出现问题，那么管理工作也就会存在风险，给整体的工作带来了很大的麻烦和损失。所以，这就要求企业必须加强对工作人员的管理和规范化要求，以便达到整个管理体系的规范化管理。同时在人员选拔上还要谨慎挑选，没有责任心的人，还有工作不够仔细认真的人是不予任用，经过严格筛选以及培训之后才可以正式上岗工作。而且，对于已经上岗工作的人员，还要加强其日常工作的监督，确保他们养成专业的工作素养。

2.2.2 完善管理人员的奖惩制度

对工作人员的选拔问题解决之后，还要在日常生活中设立工作考评制度以及奖惩制度。制度的设立都是为了更好地保障管理工作的稳定正常进行，同时，这也是完善一个企业规范化制度的过程。制度的设立是用来约束工作人员的工作态度以及工作素养，奖励可以促进工作人员的工作积极性，相反，惩罚便是为了约束工作人员严格遵守工作守则，起到惩戒的作用，可以防止以后的工作中不再出现类似的错误情况，较少犯错的概率。政策则是对表现良好的员工进行表彰，这是一种激励也是一种树立榜样的做法。

3 加强行政审批类档案利用的策略

3.1 整合行政审批档案资源管理

加强行政审批档案的利用率，首先需要进行资料以及档案的整合管理。分批管理则会加大管理人员的工作量，所以将档案以及资料进行统一管理，不仅可以促进档案的以及资料的使用率，还在一定程度上减少了资料管理的工作，同时也有助于档案管理部门的工作人员的工作效率。并且，注定行政审批工作，还有档案信息的管理工作也是一种提高部门管理规范的一种具体表现。同时，还要对于借阅档案以及资料的工作人员要及时进行登记，以保障档案的安全性还可以明确的标记此档案是否被及时的归还。

3.2 统一行政审批档案数据系统

加强行政审批档案的利用还可以通过对数据兼容问题的解决。解决了审批业务系统的问题和档案管理之间的数据兼容问题，也是加强行政审批的档案管理工作。解决二者之间的问题也就是加快了信息传递的速度，加快了审批的节奏，审批人员以及档案管理人员能够及时地对接工作，还可以及时地转移审批人员的相关审批意见，便于审批工作的进行。在此同时，统一行政审批的管理系统，也是对管理部门的一种促进作用，在审批部门与档案管理部门之间进行数据交换以及信息共享的时候，可以满足各个部门对信息以及资料的利用需求。

4 结束语

综上所述，档案管理工作是人力资源管理中的基础工作，其的合理高效安全的管理具有重要的现实意义，因此，在档案管理工作中，要不断的与时俱进，及时对档案管理模式进行改进，优化，使档案管理工作与时俱进得以良好的额发展。

参考文献

[1]郭柳军.行政审批类档案利用研究[J].档案时空，2019（2）：16-17.

[2]郭柳军.行政审批档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019（6）：36-37.