职工工伤档案管理工作存在的主要问题及改进措施

秦怀志

摘 要：职工工伤保险是一项关乎国计民生的大事。职工工伤档案管理工作，是工伤保险事业极为重要的组织部分。近年来，随着科学技术的发展，职工工伤档案管理工作取得了长足的进步，保证了工伤保险事业的健康运行，但仍还存在一些不容忽视的问题，必须认真加以纠正和解决。为此，笔者立足市级社保经办机构的工作岗位和职业视野，对职工工伤档案管理工作存在的现实问题及主要原因做一些粗浅的剖析，并就进一步提升管理水平提出相应的对策和建议，以求对此项工作有所促进。

关键词：职工工伤档案管理;问题;原因;对策

1 当前职工工伤档案管理主要问题表现

职工工伤档案是指职工因工受到伤害后，由用人单位、社保经办机构为其建立的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档及图表、音像等不同载体的历史记录。按属性，分为职工个人档案和单位业务档案;按质地，分为纸质档案和电子档案。

档案管理包括填表建档、编目造册，录入系统、存放保管、补充完善、信息查询和资料应用等行为。调查发现，当前职工工伤档案管理工作存在的问题，主要有以下四种表现：

1）档案建立不规范。以吕梁为例，截至2019年底，全市共有5541户用人单位的380592名职工参加了工伤保险，其中因工受到伤害并享受相关待遇的有2733名。用人单位和社保经办机构为每位工伤职工建立了独立的工伤档案。建档是档案管理工作的起始环节，是最基础的工作，任务艰巨，责任重大，要求甚高。但在现实中，基础档案填制不认真，内容不全面，信息不准确，情况不真实，字迹不清晰，表述不明了等问题，在一些单位不同程度存在，直接影响着后续材料的形成、档案管理的质量乃至职工工伤保障的项目构成和待遇核定。

2）存放条件不达标。部分基层经办机构、参保用人单位和定点医疗机构没有专门的存储场地，职工工伤档案要么直接存放在单位办公室，要么与其它物品混杂存放，档案管理成了借台唱戏、搭灶蹭饭。有的单位档案材料混堆存放，没有分类、整理和装订，查找非常困难。

3）层级职责不明确。任务明确，职责明晰，是做好各项工作的重要前提。然而，部分业务人员对自己的职责不清楚，对工作内容、工作标准不明白，一问三不知，本来是份内的事，能推则推，能躲即躲。一些業务和职能交叉的结合部，出现了“三个和尚没水吃”，工作“挂空档”的现象。

4）信息跟进不及时。职工工伤信息是一个动态化概念，初始建档后，随着医疗救治、工伤认定、劳动能力鉴定、确定保障等级、计算待遇标准，调整待遇水平，以及终止享受待遇等一系列程序推进，要求职工工伤档案的后续材料随之进行相应的充实和完善。

2 职工工伤档案管理问题主要原因分析

直面上述问题，经认真分析，主要原因有以下四个方面：

1）管理意识淡薄。认识决定决策，观念支配行动。在职工工伤档案管理中之所以存在上述问题，首先是一些单位主要领导不重视。认为档案管理只是收集、保管一些无关紧要的资料，为单位创造不了直接的经济效益，所以，不研究、不部署、不顾问、不检查、不投入。

2）运行手段落后。科学技术的飞速发展，为档案管理提供了极为先进的技术支持，管理水平得到大幅度提升。然而，还有部分单位硬件设施陈旧老化，档案的收集、整理、编目、查询等工序，仍采用传统的手工操作模式，跟不上时代节拍，管理质量较差，信息查找困难。

3）业务素质低下。有的单位没有依据档案管理的特点和要求选配合适的人员，所配备的业务人员很大一部分文化层次较低，多数同志未经过专业技能培训，缺乏相应的理论知识和操作技能，根本不具备专业化的业务素质。

4）规章制度缺失。没有规矩不成方圆。职工工伤档案管理工作，同样必须有一套完整、科学的管理制度作保障。然而，一些单位把档案管理看作是可有可无、无足轻重的事，要么根本没有相应的管理制度，要么制度形同虚设，执行打折扣，落实不到位，平时不检查，年终不考核，干好干坏一个样，严重撞伤了工作人员的积极性。

3 职工工伤档案管理质量提升工作建议

针对上述问题及主要原因，就进一步提升职工工伤档案管理工作的质量效能，提出如下建议：

1）建一种分门别类的职工工伤档案  切实打牢系列化保障基础。（1）根据《社会保险法》关于不同风险行业实行差别费率和国家人社部将行业工伤风险划分为八个级别，缴费费率对应确定为八个档次的实际，分级立户载入。（2）根据职工工伤包括意外伤害、交通事故、突发疾病和职业病四大种类的实际，分门建档承接。（3）根据职工工伤分为工亡和十个伤害级别，保障项目主要包括医疗费、交通费、住宿费、生活护理费、伙食补助、伤残津贴、一次性伤残补助金、一次性医疗补助金、一次性就业补助金、停工期间工资福利以及丧葬费、一次性工亡补助金和供养亲属生活补助的实际，分项设科核待。

2）建一组市级统筹的信息管理系统  全面实行数字化模块管理。一是与县级经办机构建立缴费信息、工伤报告、待遇批复、资金拨付等业务操作系统。二是与参保用人单位建立缴费情况、工伤认定、待遇标准、待遇发放等信息共享系统。三是与工伤鉴定机构建立工伤人员、工伤认定、组织鉴定、鉴定结果等信息传递系统。四是与定点医疗机构建立工伤人员、伤残等级、工伤救治、费用结算等医疗管理系统。

3）建一套完整严密的档案管理制度  逐步形成科学化管理体制。（1）层级管理制度。一是划分各个层级的具体责任。明确总体目标，分解具体任务，细化工作标准，定期组织考核，严格实施奖惩。二是夯实用人单位的主体责任。职工一旦受到意外伤害，要视情况立即采取相应措施，及时送达医疗机构救治，并按规定程序报告，建立职工工伤初始档案。（2）岗位职责制度。针对参保用人单位和社保经办机构工作人员的工作岗位，从参保登记缴费与入账、职工工伤报告与受理、工伤档案建立与存放、基本信息录入与跟进、工伤医疗救治与康复到劳动能力鉴定与核待，逐项明确标准和要求，靠制度来规范工作人员的业务行为，确保管理工作环环相扣，严谨有序，严密顺畅。（3）奖惩激励制度。细化业务流程，量化工作标准，定期组织检查、考核、评比，干部的考核使用同工作业绩紧密挂钩，靠公平、公正的考核结果和积极、正确的用人导向，来调动、激发干部钻研业务的积极性和勤奋敬业的主动性。（4）经费保障制度。管理经费列入市县两级财政和参保用人单位年度预算，社保经办机构要设专门的工伤保险业务档案管理存储场地，配备必须的档案存放密集柜，为开发、更新应用软件和购置专用设备提供必须的经费支持，始终保证职工工伤档案管理工作正常运行，高效运转。

4）建一支素质优良的档案管理队伍  着力培养专业化业务人才。（1）配齐配强工作人员。按照档案管理工作的特点和要求，把思想素质好、文化层次高、责任意识强、勤奋敬业、乐于奉献的干部选配到档案管理岗位上，为不断提升工作质量，推动工伤保险事业健康运行、科学发展提供强有力的干部保障。（2）切实强化责任意识。参保单位和工伤保险管理机构领导层要提高职工工伤档案管理工作重要性的认识，把档案管理作为单位整体建设的重要组成部分，列入议事日程，强化组织领导。（3）努力抓好业务培训。为了确保档案管理人员胜任本职，精通业务，市级社保经办机构要有计划地组织业务培训，使他们既要有扎实的专业理论知识，又要有运用现代化科技手段管理的基本技能。同时，要定期开展档案管理经验交流会，让工作人员通过交流取长补短，共同进步。（4）注重岗位锻炼提高。岗位锻炼是提高业务技能最直接、最有效的途径和办法。要有意识地给工作人员交任务、压担子，让他们在本职岗位上接受磨练。

参考文献

[1]杨燕绥.社会保险法[M].中国人民大学出版社，2000.

[2]中华人民共和国国务院.工伤保险条例[J].职业卫生与应急救援（4期）：192-196.