大数据背景下档案的管理与利用探究

王晨晨

摘 要：随着大数据时代的到来，传统档案管理的弊端正在不断凸显，为更好地适应大数据背景下档案管理与利用的需要，需要在管理和利用方面切实转变思路，以确保档案的安全性，发挥电子档案的优势。因此，本文首先分析了大数据在档案管理与利用中的优势，其次论述了大数据背景下档案管理工作存在的不足;再次就如何在大数据背景下加强档案管理和利用提出了几点对策。

关键词：大数据背景;档案管理;利用

1 引言

在大数据背景下的档案管理工作中，加强大数据的应用，能更好地促进管理水平的提升，这主要大数据在体量、形式、价值和速度方面有着较多的优势，而档案管理又具有原始性、凭证性和价值性的特点，所以在档案管理中应用大数据具有较多的优势，但是大数据属于新生代技术，在应用中具有较多的要求，使得传统的档案管理工作的诸多不足正在不断体现出来，因此需要我们切实发挥大数据的优势，切实强化档案管理与利用成效的提升，彰显档案自身的价值。

2 大数据在档案管理与利用中的优势分析

1）提升管理水平，优化利用效率。大数据时代下的档案管理以电子档案为主，这对于档案管理水平的提升有着十分重要的意义。加上计算机系统在档案管理中的应用，使得档案管理的工作量减少的同时提升工作效率，促进档案管理与利用率的提升。

2）文档管理严谨，审阅方便快捷。档案的管理工作具有较强的严谨性，采取电子文档的方式强化档案管理，使得整个管理工作变得更加严谨。在查看存档和审阅时，不用从整卷中提取，只要利用智能化搜索工具就能搜索到相关文件，使得审阅过程变得更加方便快捷，并避免档案资料的丢失和随意变更，确保档案的安全性得到提升，有效地将文档严谨性提升。

3）提升工作效率，便于查漏补缺。采用大数据进行档案管理，能更好地对档案管理工作中存在的问题进行大数据分析，并能结合大数据分析的结果，对档案管理工作进行查漏补缺，并采取针对性的方式将其完善，使得工作效率得以提升的同时，优化档案管理成效。尤其是在档案标准化管理方面，有助于档案的智能化管理，使得档案工作更加标准和规范地进行，在促进工作质量提升的同时将档案管理负担降低。

3 大数据背景下档案管理工作存在的不足

1）管理的规范性有待提升，系统统一管理难度较大。大数据背景下的档案管理以电子档案管理方式为主，但是电子档案管理发展的速度较快，不同的部门之间都建立相应的电子档案管理體系，但是不同部门采用的电子档案管理系统与计算机模型难以统一，导致其难以在政务一体化电子系统、办公自动化系统相统一，使得档案管理的规范性还有待提升，系统统一管理的难度较大，这样就极大地影响了电子档案信息难以跨地区与组织进行实时共享，使得电子档案的管理规范性较差，影响电子档案管理的发展。这主要是由于档案管理人员在档案信息资源规范意识上较为缺乏，所采用的标准不同，缺乏高度规范，加上档案信息资源的建设与共享机制具有较强的稳定性，使得其受到的制约较大。

2）档案管理的保密性不足，影响档案利用的安全性。大数据背景下的档案管理更加注重无纸化的数据信息建设，虽然能有效地减少档案被破坏的情况，但是随着互联网环境的不断开放，在数据流形成速度上较快，数据的连接较为紧凑，容易出现被数据载体攻击的情况，加上档案系统存在一定的漏洞，容易遭受恶意网站的攻击，虽然很多时候都有防火墙与防病毒软件，然而黑客所采用的技术往往难以抵御，使得软件系统的维护难度较大，档案管理的保密性不足，尤其是在档案利用时的安全性受到影响。

3）档案管理的专业性不足，亟待加强管理标准建设。大数据时代下，信息的获取和流动与发布变得更加便捷，受到经济利益的驱动，在信息挖掘和分析技术上得到了长足的发展，使得档案信息的公开变得更加紧迫，因此需要在大数据时代加强电子档案管理内部完善的建设，而目前在管理标准建设方面较为滞后，所采用的内部网站存在的漏洞较多，使得档案管理的专业性严重不足，不仅会影响档案的利用，而且还会影响档案管理工作的主动积极性。

4 大数据背景下档案管理与利用的对策分析

1）以信息技术为载体，致力于档案信息化建设水平的提升。电子化建设是整个电子化档案管理的重要前提，所以需要在信息化建设步伐方面加快，注重大数据优势的发挥，尽可能地达到档案资源的共享，而在档案整合方面，需要利用可视化分析技术、云计算技术和语义分析等方面的数据挖掘技术来强化档案信息资源整合，从而更好地在应对挑战的同时弥补自身的不足，以更好地为档案的利用提供服务，切实注重档案信息资源价值的彰显。

2）以安全建设为核心，致力于档案管理与利用的安全保障。为确保档案管理水平的提升，切实提升利用的安全率，需要在安全建设方面加大对其的投入。一是在准入安全建设方面，需要切实做好访问控制，这样才能更好地达到档案信息资源共享、受控的目的。这就需要加强访问控制体系的完善，在访问控制技术上优化，对用户访问权限进行合理地认证与控制，保证资源的安全性，避免被非法窃取。常见的访问控制技术主要是进行身份认证和密码加密以及文件权限与网络设备权限的控制。二是在接入安全建设方面，在保证电子档案信息资源得到受控共享的基础上，为确保其存储安全，需要把电子档案信息首先上传在综合共享平台时，就必须做好对其的扫描，预防数据被恶意入侵，并在此基础上做好数据的加密存储，采取科学的档案加密存储技术，以更好地保证档案用户隐私和档案信息的安全。比如采用基于HDFS的云存储系统，该系统采取改进后的基于DES算法的明文数据加密技术，并利用MD5算法，就加密文件名的生成信息摘要，同时在信息摘要索引中保存，同时把加密数据上传到云服务器之中，再借助信息摘要检索加密数据，用户利用一定的下载功能，就能将所检索的数据往本地下载，按照信息摘要索引，就能得到文件名，当加密文件被解密之后，就能得到源数据的明文信息。

3）以数据质量为目标，致力于档案管理规范专业性的彰显。为了更好地提升档案管理的专业性，需要在大数据时代切实注重数据质量的控制，以大数据技术为载体，切实加强电子文档信息资源的分析，才能更好地在管理决策上提供支持，从而更好地确保管理的专业性。

4）以科学利用为前提，致力于档案利用效率与维护的投入。为了更好地实现对档案的科学利用，就必须在日常工作中切实加强档案维护工作的开展，尤其是要做好对其的安全投入。比如为确保密文安全，就必须确保密钥安全，在算法密钥应用过程中，其主要取决于明文，密钥会随着明文改变而改变，而密钥序列随机生成，所以是一次一密钥，因此其具有不可破解的特点。

5 结语

综上所述，为了更好地提升档案信息化建设水平，以适应大数据下的档案管理的需要，应切实注重信息技术优势的发挥，以信息技术为载体，切实加快档案的信息化建设步伐。尤其是在大数据的影响下，档案信息资源发生了诸多新变化，使得我们日益意识到档案信息的重要性，在档案信息资源应用需求上较大。为满足实际需要，应构建集成式的电子文档信息管理系统，从传统的信息孤岛模式中突破出来，利用云计算和射频技术等强化档案信息资源的整合，切实发挥大数据技术的作用，才能促进管理与利用水平的提升

参考文献

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