智慧校园背景下益阳市高校教师人事档案信息化管理研究

李煜

摘 要：在智慧校园背景下，本文以湖南城市学院教师人事档案信息化管理为例，分析高校教师人事档案信息化管理的意义、存在的问题和解决策略，希望更快促进智慧校园建设，更好体现教师人事档案的价值，使教师人事档案为教书育人、新时期教育事业的发展服务。

关键词：智慧校园;高校教师人事档案;档案信息化

基金项目：益阳市社科课题：“智慧校园”背景下益阳市高校教师人事档案信息化管理研究（项目编号：2019YS060）。

根据国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010～2020年）《教育信息化十年发展规划（2011～2020年）》，高等教育信息化建设的核心任务之一是建设面向服务的以数字化校园建设为基础的智慧校园。智慧校园主要指高校为了给教职员工和学生们提供工作和生活便利，在日常教学、管理工作中科学地运用信息化手段，普及信息化服务。虽然我国高校智慧校园在很多方面取得了一定成绩，但是存在的问题也不容忽视。高校教师人事档案信息化管理是智慧校园建设的一个重要部分，但进度缓慢，面临着各种冲击与挑战。

1 智慧校园建设与高校教师人事档案信息化管理之间的关系

1.1 高校教师人事档案信息化管理的意义

高校教师人事档案记载了教职员工身份、学历、工作经历等多方面信息，跟个人工资待遇、组织关系等密切相关，具有法律效用，起着重要的凭证、依据和参考作用。传统的人事档案管理方式存在易损坏丢失、易涂改等问题，已经不再适应信息化时代发展的需要，高校教师人事档案信息化管理顺应时代潮流，具有重要意义。第一，高校教師人事档案作为人事工作最基础、最重要的内容，其信息化管理可以促进高校人事工作的快速发展，高校教师人事档案详细、真实的记载了教职工的信息，从人事档案中可以了解不同教职工的详细背景及经历，根据他们档案记载的情况进行合理的岗位调配和人才优化配置，有利于建立一个人尽其才、才尽其用、用尽其能的用人机制和氛围;第二，科技与社会的发展丰富了档案的载体形式，高校教师人事档案信息化管理能极大提升工作效率，推动高校信息化建设步伐，促进高校尽快实现现代化管理。

1.2 智慧校园建设与高校教师人事档案信息化管相辅相成

教育部于2018年4月印发了《教育信息化2.0行动计划》，其中指出教育信息化要紧密围绕立德树人，广泛运用智能技术来推进“互联网+教育”，构建网络化、数字化、智能化、个性化、终身化的教育格局，着重强调开展数字资源建设和智慧教育创新发展行动。智慧校园建设需要紧密服务于高等教育立德树人这个根本任务，精准服务于学校人才培养的目标，高校教师人事档案信息化建设有利于优化教师配置，推动人才培养。信息资源服务的支撑及学校各个部门的通力合作是建设智慧校园的必备条件，档案部门责无旁贷。高校教师人事档案记录了教职员工的成长过程，是建设智慧校园的重要信息支撑。为更好开发利用人事档案信息数据，促进智慧校园发展，高校教师人事档案工作应以智慧校园建设为契机，着力提升其信息化管理程度。

2 益阳市高校教师人事档案信息化管理现状分析——以湖南城市学院为例

2010年，中组部率先实现中管干部人事档案信息化管理。由国家档案局制定的《干部人事档案信息化技术规范》于2017年7月作为国家标准正式颁布实施，这是全国干部人事档案信息化工作国家层面的指导，也是高校教师人事档案信息化管理的全国标准。目前益阳市高校教师人事档案信息化管理存在如下几个方面的问题：

2.1 信息化管理水平不够高、标准不规范

许多高校忽略了对教师人事档案进行信息化管理，工作仍停留在传统的手工操作阶段。已经实施教师人事档案信息化管理的部分高校采用的软件系统、管理模式及信息化标准各不相同，以至于高校教师人事档案信息化缺乏规范的标准，不可能实现信息化资源共享及真正意义上的信息化管理。尽管湖南城市学院安装了干部人事档案管理系统，但该系统主要用于人事档案目录及基本花名册录入，无法进行具体信息查询和检索。花名册信息共享程度不高，部门及学院对非本部门和学院的人才了解不够全面，教师人事档案没有很好地发挥作用。

2.2 信息化建设任务重、相关从业人员能力有限

因为高校教师学历层次高、职称评定次数多等原因，纸质人事档案材料极其丰富，需要投入巨大的人力、物力和财力开展信息化建设，但目前很多高校从事人事档案管理工作的人手不足，有些非档案相关专业，计算机、网络等现代管理技术水平不够高，一定程度上阻碍了人事档案信息化发展。湖南城市学院档案库房有1千余本教师档案，1名人事档案管理员，尽管配备了电脑、扫描仪及复印机，教师人事档案数据化处理任务艰巨。

3 高校教师人事档案信息化管理策略

3.1 加强对教师人事档案信息化管理的重视

在智慧校园建设过程中，校领导应加强对教师人事档案信息化建设的投入。首先是要加大资金投入，配齐基础设施，制定相应的管理制度;其次培养高素质、复合型的人事档案管理人员，不仅要求管理人员加强业务知识、学习计算机及相关管理系统的运用，而且要求具备较高的政治素养和职业道德，在掌握过硬工作技能的同时严格保守档案机密，通过宣传、培训等方式提高档案从业人员的业务能力，从而提高人事档案信息化管理的质量;最后转变档案管理理念，加强各类档案信息化管理意识，增强教职工对收集并及时提交个人人事档案的意识。

3.2 完善教师人事档案信息化管理基本内容建设

教师纸质人事档案材料包含十类材料，信息覆盖面广。科学合理的高校教师人事档案信息管理系统应包含档案在线查阅、零散材料提交审核、业务管理、纸质档案数字化及个人信息补充采集这几个部分。建议请专业的第三方机构根据学校发展及人事档案工作需求，建立一个便于操作、能为不同的学院、部门和人群提供信息服务的教师人事档案信息化管理系统。

3.3 确保教师人事档案信息化管理的安全保密性

档案工作必须做好安全保密工作。第一建立严格的信息化管理制度，严格设置和授予操作权限，比如院系相关人员仅能查询本院系教师信息，对其他院系和部门教师的信息没有查询权限;第二加强网络安全，请专业人员对网络、文件等进行安全保密设置，筑牢防火墙，安装有效的杀毒软件，杜绝泄密、数据丢失等不良情况的发生。

4 结语

高校教师人事档案是重要的信息资源，在智慧校园环境下，教师人事档案信息化管理是必然趋势，也是一个循序渐进的过程。作为一项长期且复杂的工作，高校教师人事档案信息化建设应获得更加广泛的重视，档案管理人员必须转变管理理念、主动学习先进技术手段、创新档案服务方式、积极融入到智慧校园建设中，才能推动教师人事档案信息化的早日实现，让教师人事档案对学校各项发展发挥最大的作用。

参考文献

[1]教育部关于印发《教育信息化2.0行动计划》的通知.[2018-04-18].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A16/s3342/201804/t20180425_334188.html.

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[4]明文梅.高校人事档案信息化管理的现状分析及策略[J].城建档案，2014（10）.