加强机关档案信息化管理建设 培养员工公共服务能力

葛凯

摘 要：伴随知识经济的快速发展，信息化管理已经渗透到社会各领域当中，机关档案信息化管理建设也早已成为我国信息化管理建设进程中最主要的组成内容。基于此，提出加强机关档案信息化管理建设，培养员工公共服务能力。对机关档案信息化管理建设与员工公共服务能力之间的内在关系进行分析，对机关档案信息化管理建设进程中遇见的种种困境，提出相应的解决策略。

关键词：机关档案信息化;管理;培养;员工公共服务能力

自从改革开放以来，由于我国社会主义市场经济的快速发展，民主政治的进一步完善，居民生活水平的不断提升，对机关档案信息的需要也呈现多样化。怎样加强机关档案信息化的管理水平，怎样培养员工公共服务能力，更好地为我国社会经济的发展服务早已成为目前国内机关档案信息化管理建设进程中面对的重要研究。尤其是2000年以后，我国档案局明确提出促进国内机关档案信息化管理建设的战略目标，地方各级档案部门为此在实践与探索中进行不断地创新。

1 机关档案信息化管理与员工公共服务能力之间存在内在逻辑关系

1.1 做好机关档案信息化管理是提高员工公共服务能力的基本条件

档案的信息化指的是有效利用计算机技术对档案信息进行搜索、整理、储存、上传以及开发等等。档案作为档案馆极其重要的信息资源，是我国信息资源的关键部分。机关档案管理部门及其工作人员的重要职责之一便是服务大众，服务社会，机关档案人员作为档案信息资源的直接管理者，也是为居民提供档案信息的有效服务者。由于中国社会主义市场经济的快速发展，某种程度上也随之加大了对机关档案管理人才的需求，同时，企业和人才的双向选择又导致人才的快速流动。因而，对于机关档案管理工作人才的认证工作也就显得极其关键。早年档案使用者都需要及时回到档案资料管理单位所在地进行认证，也正是由于这种认证的手段才导致业界假文凭的出现。由此可知，强化机关档案信息化管理的建设，是促进机关档案员工服务能力提高的基础，也是机关档案信息化管理工作的改革条件之一。

1.2 提高员工公共服务能力是机关档案信息化管理的目的

计算机信息技术的高速发展，为社会带来了科学技术的进步，特备是计算机和互联网技术的双向配合，为我们的生活、学习、日常工作都带来了重大的影响。现今，社会各行各业都在努力尝试把计算机和互联网这些信息化手段使用到日常生产、学习和工作之中，以便有效提升员工的服务意识和工作效率，强化员工的工作质量。从已知的工作经验来看，通过计算机信息化技术去辅助机关档案管理工作，的确可以起到如此的效果。所以，进行强化机关档案信息化管理建设的最大目标，同样也是提高机关档案管理工作者的服务意识与服务质量，最关键的就是利用计算机和互联网技术的双重优势，进行快速的资源分析和信息传输，进一步提高对机关档案资源的应用效率，最大程度地发挥出机关档案信息资源的利用价值，使机关档案信息管理工作可以更好的服务于大众。

2 机关档案信息化管理建设进程中制约因素分析

2.1 机关档案信息化管理建设的重要性没有得到普及性认识，员工研究热情较低

机关档案长时间被边缘化处理， 机關档案管理工作中遇见的问题和困境很难得到充分的解决， 机关档案信息化管理工作也很难得到有效改善， 机关档案工作管理单位的员工也很难得到上层领导的提拔和信任，严重影响到部分机关档案管理工作人员的工作积极性、责任心与热情， 严重妨碍到机关档案信息化管理工作的顺利展开。有部分专家指出，机关档案信息的有效价值即传播，并不在于储存。可是如今，有部分机关档案管理单位并没有充分认识到机关档案信息化管理建设的重要程度，认知结构和服务意识比较落后，没有展开机关档案信息化管理建设的有关训练。因为目前我国机关档案管理组织的扁平化，大规模裁减管理人员，档案组织与机关档案管理工作人员已经成为部门率先裁员的对象，甚至还会导致有相当一部分的单位缺少专门性的档案管理人才。

2.2 机关档案信息化管理建设标准亟待规范

标准规范是机关档案工作进行信息化管理建设的重要前提工作之一，标准缺少规范，就不能够满足机关档案信息化管理高速、有序的展开。机关档案信息化管理工作的行业标准、工作流程标准从来没有从计算机信息处理手段特征和长远发展去考虑，与目前执行的机关档案整理、分类、录入标准以及相关规定严重脱轨，尤其是各项系统软件的移植性比较差，限制了机关档案信息化管理建设进程的发展。有些单位现今依然还是使用纸质机关档案管理信息资源，对机关档案信息资源的储存、整理、录入、查询和管理等工作流程还是采取人工操作手段，还没有制定出严格的、规范的机关档案标准。

3 机关档案信息化管理中提高员工公共服务能力的路径选择

3.1 夯实机关档案信息化基础工作

机关档案信息化管理工作的基础设施是实现机关档案信息化管理建设的基本工作，更是机关档案信息资源有效进行开发与应用的基础条件，所以，基础工作必须遭做到切实到位。首先，进一步优化信息管理硬件设备的配置。建构和谐、安全、稳定的局域应用网;改善计算机应用环境;落实扫描仪、打印机等设备的到位，完成机关档案信息化、网络化、自动化，强化机关档案信息资源的利用率，以便可以方便、有效地查询出群众需要的档案文件与有关资料。另外，注意软件配备的及时更新。

3.2 大力完善机关档案法规制度建设

20世纪90年代以后，我国颁布落实了一系列有关机关档案的法律法规，比方说《全国档案信息化建设纲要》、《关于强化档案信息资源开发利用工作的意见》等，可是其立法等级还是比较低的，尚不完善，迫切需要加强立法工作。对此，我们需要强化对机关档案信息化管理建设中知识产权的机关档案的保护，以防非法链接、恶意攻击等侵犯行为的发生，并严格确定机关档案信息资源的知识产权拥有者，规范化利用者获取到机关档案资源的条件，实现利用者与员工的有效沟通，最终双方实现共赢。

4 结语

本文对加强机关档案信息化管理建设以及培养员工公共服务能力进行分析，依托机关档案信息化管理建设与员工公共服务能力的内在逻辑关系，根据机关档案信息化管理建设的困境，对其进行调整，实现本文研究。希望本文的研究能够为加强机关档案信息化管理建设以及培养员工公共服务能力提供理论依据。

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