公共图书馆实现数字化策略

孙建伟

摘 要：以数字技术为基础的信息化建设快速发展，智能网络领域对城市地区的发展产生了巨大影响，传统公共图书馆的档案无法满足城市发展需要，因此需要进行数字化建设，但在公共生活中，在数字建设方面的档案馆也面临许多挑战。本文主要讲述公共图书馆档案馆数字化方面的相关问题，并就如何改进公共图书馆档案的数字化建设提出了一些建议，希望对相关研究者有参考价值。

关键词：公共图书馆;数字化;策略

档案作为个人和整体信息资料的来源，内容范围广泛，并且价值非常高。在公共图书馆档案馆的管理中经常出现下列问题，例如档案的积累量大、研究效率低下以及存储环境的差等问题。但是，随着计算机和信息产业的技术发展，它们强大的功能和作用受到了人们的欢迎。这就是为什么公共图书馆须适应信息时代潮流，根据其管理需要逐步实施数字档案管理，从而提高公共图书馆档案管理的效率。

1 公共图书馆档案数字化管理的必要性

对档案管理进行数字化，能有效的解决由传统档案管理带来的缺陷，档案管理数字化有下列功能。

1）提升档案的利用率。在档案管理方面，我国大多数公共图书馆采取传统的管理办法，将档案存档，其中大部分是纸质形式。随着公共图书馆数量的增加，而且存放的难度也越来越大，因此，空间上必须能够容纳大量的纸张，而每个图书馆的公共空间也很有限，不能腾出大量空间并大量纸张。与此同时，大量的档案堆积一起查找难度增加，这需要更多的数字化追踪时间，但公共档案馆的管理则是一个开放的档案，只需输入关键词，我们就能把所有档案、大小的空间信息所需要的信息退回到一个网站，然后在档案中输入相关信息即可。

2）提高办公效率。档案管理的数字化可使信息能够及时和迅速地归档。根据传统的管理做法，只有在“档案”之后才能获得准确的统计数据和动态的信息。虽然数字档案管理准确地反映了当前的情况，但它也提供了获取信息的机会，使工作人员不必“移动”以了解正在发生的情况。

3）提高经济效益。在社会主义市场经济的背景下，随着信息数量的增加，不发达的办事处不再能够满足其发展速度。与传统的管理模式相比，现代数字管理模式具有无可比拟的优势。数字档案管理将以前的纸质文件档案转换成机器可读档案，大大节省了行政费用和空间，大大提高了经济效益。

2 新时期公共图书馆档案数字化存在的主要问题

1）数字化信息代码载体有其自身的脆弱性。虽然公共图书馆档案馆的管理现在已经得到了高效作业，但这并不意味着它们没有缺陷。也就是说，它们的安全程度可能受到自然或人为因素的影响，这些影响可能具有消极性质，例如操作错误，导致重要档案的销毁或消失。它们的破坏性技术也在不断更新，导致黑客的出现、重要文件和数据的破坏等。正常桌面行动中的计算机渗透破坏了大量重要信息资源。

2）缺少数字化管理的高素质人才。档案管理数字化要求的操作性非常强，只有具备良好心理素质和技能的复合型人才，才能在复杂情况下迅速、迅速地解决问题。公共图书馆来说，档案管理存在三个方面的特征，时间长，而且数量很大，重要性强，而且那是单位的关系未来的发展，国家和人民的生命财产的安全，也可以说是有关。医院储蓄了患者的文件，文件和患者治疗后的病人，次的紧密联系，不能有一丝的疏忽，只具备了数字档案管理人员医学、文件、法律、计算机等多方面的知识和技能才能在医院的数字文件管理的真正的作用。但在一些公共图书馆，由于教育培训不足，许多文件管理员的计算机水平不高，对工作相关知识的掌握程度也较低，降低了文件数字化管理的效果和效率。

为了满足档案管理数字化的要求，不仅要熟练操作计算机，还要熟练掌握档案业务。但是，目前公共图书馆的档案管理缺乏具有较高学历和专业性的管理人才。

3）文件的数字化应用水平比较低。公共图书馆的档案主要是政府部门和社会大众服务，公共图书馆的档案数字化建设是档案的利用率大大提高，可以部分的部门大部分都是纸的文件使用习惯，数码化的文件使用很少。

4）技术不成熟数字化假设困难重重。目前公共图书馆的文件数字化技术还不成熟，键盘输入管理方法主要是手工操作，速度慢、效率低、成本高。公共图书馆的文件还需要将每年增加的传统纸质文件转化为电子化信息，其中应用的数字化技术还不完善。

5）数字化的对象很难确定。公共图书馆档案馆保存着各种开发时期不同的档案信息，是否有必要对各个档案信息进行数字化的选择由行政来决定。根据公共图书馆文件的特点，为建设数字公共图书馆文件提供条件。

3 公共图书馆文件数字化管理的建议

目前，许多公共图书馆的档案信息以纸质形式存在，这种传统的管理方式无法实现资源共享，跟不上社会发展，在时间和空间上造成了很大的浪费，数字化图书馆的建设将打破这传统的方式，以信息化的方式发展跟随时代步伐，将逐渐成为时代主流。

1）进一步加强服务功能。要提高公共图书馆的文件数字化，需要进一步强化服务功能，只有增加服务，文件事业才能得到长足发展。要强化服务功能，一要充分发挥国家开发战略经济区等区域文件资料的收集和整理，以党、政府和各部门、各部门为中心，充分发挥文件支撑作用。

2）打破“信息孤岛”现象。“信息孤岛”现象是存在于各机关内部、不同机关之间的信息分裂以及信息封闭的情况。每个组织都建立自己的信息系统，由自己的信息中心进行管理，长期以来的信息封闭无法实现信息共享，造成了一种与世隔绝的状态，我们只有将公共图书馆文件建设从孤立的文件信息库建设转变为数字化建设，才能找到公共图书馆文件信息化建设的定位，实现公共图书馆文件信息化的可持续发展。

3）提高简档信息安全性。由于网络自身不足，所以必须保证建档信息和重要文件数据的网络利用安全性，这样才能保证利用价值不受损害。因此，档案管理数字化的工作实际出发，而是应该不仅病毒检查软件安装，备份的文件制作，出现意外的情况不一样，制度、文件和重要的文献等必须的安全保障。

4）建立科学的管理体制和体系。公共图书馆在分析自身实际管理需求和数字化档案管理特点的基础上，制定了符合本单位工作需求的档案管理机制，有利于管理体制与时俱进和不断创新。

5）开发适合公共图书馆数字档案的硬件、软件。为了加快数字档案的管理工作，使档案管理得到真正意义上的有效工作，公共图书馆应配置适合本单位工作和管理的软、硬件设施。只有这样，才能有效地指导数字档案工作。

4 结束语

简而言之，在信息化时代背景下，计算机技术被广泛的运用在各个领域，公共图书馆应该顺应时代发展趋势，依靠信息化平台推动档案信息化建設发展，加强档案管理数字化，将以外的电子纸质档案载体档案改成机制档案，增加档案的使用时间与使用价值。新时期我们要加强公共图书馆的数字化建设，健全完善数据库建设，提高整个信息资源的利用价值和利用率。

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