北京安贞医院OA系统开发中的管理问题与对策

孟繁星　吴兴海

[摘要] 随着信息化的推广应用，在医院管理中，OA系统已得到普遍运用。该文以安贞医院OA 系统开发中的管理问题为例，介绍了OA系统实施的意义，系统结构、功能特点。结合OA 系统开发过程中系统分析等四个阶段遇到的管理问题，并提出解决方案，保证开发进度和实际工作需求，提升OA系统的工作使用效率、降低医院运营成本，促进医院管理水平的提高。

[关键词] OA系统;系统开发;管理

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）03（c）-0175-03

Management Problems and Countermeasures in the Development of OA System of Beijing Anzhen Hospital

MENG Fan-xing， WU Xing-hai

Beijing Anzhen Hospital， Beijing， 100029 China

[Abstract] With the popularization and application of information technology， OA systems have been widely used in hospital management. This article takes the management problems in the development of OA system in Anzhen Hospital as an example， and introduces the significance of OA system implementation， system structure and functional characteristics. Combining the management problems encountered in the four stages of system analysis during the OA system development process， and proposed solutions to ensure the development progress and actual work requirements， improve the working efficiency of the OA system， reduce hospital operating costs， and promote the improvement of hospital management.

[Key words] OA system; System development; Management

当前，信息网络化已成为政府机构、各类企事业管理水平的重要衡量标准。随着我国医药卫生体制改革的深化，信息化在医药卫生行业领域的作用愈加重要。特别是在大型三甲医院中，管理部门专业化分工明确，各项工作事务形成了制度化、流程化的模式，同时也对工作效率、沟通方式甚至工作成本等管理方法提出了更高的要求和问题。而办公自动化系统可以有效解决这些问题。利用计算机网络和信息技术可以优化办事流程、降低时间成本，更加有效地利用、探索和共享医院信息资源，不断提升医院管理水平。北京安贞医院于2018年进行新的OA系统开发，以满足医疗、行政、后勤、教学、科研等多方面的管理工作。而OA系统开发过程中的问题直接影响OA系统的功能以及使用效果。该文结合OA系统开发工作实际情况，对如何更加准确有效地进行需求调研，满足该院工作需要，进行系统设计，如何对全院职工进行培训，系统调试期间保障业务顺利开展而进行研究讨论。

1  OA系统概述

办公自动化系统（office automation，OA），采用互联网技术，将计算机网络功能和现代化办公有机结合起来，是一种全新的办公方式，也是社会经济发展和信息化的产物，相对传统的办公方式具有极大的优势，节省了人力、物力等各种成本[1]。

OA系统拥有功能特点有移动办公、审批事项、资源共享，它代替或简化已有的工作流程，作为提高医院管理能力的基本信息化技术方法，对于医院，可以获得经济效益和社會效益两方面的改善。

2  医院实施OA系统的意义

2.1  实施的必要性

大型三甲医院的管理工作涉及医疗、行政、后勤、教学、科研等多个方面。在医院日常管理工作中，由于科室众多、业务繁杂，传统医院管理模式的执行缓慢、责任不清的弊端越来越明显。利用现代化计算机技术和信息网络技术改善医院管理模式十分必要。OA系统在医院的实施可以保证管理工作的制度化、规范化，加速工作运转，有效提高管理水平。

2.2  实施的作用

医院的部门、科室分散在院区内不同的建筑之中，一项审批事务可能会通过本科室领导审批、不同职能部门审核，副院长、院长的审批。办事人员要往返于不同的办公地点。部分医务人员在承担自身临床、科研、教学工作的同时还会处理很多行政事项。这也加大了人力、时间成本。OA系统的实施，实现网络办公，打破时间、地点的界限，协同工作，办事人员在科室内通过联网一台电脑便可办理，通过移动终端软件，即使在外出期间也可处理工作事务，提高了工作效率。

OA系统实现对工作进程的跟踪、监督和提醒，能及时有效地监控日常工作、业务进度等并且根据业务流程进度，还增设了催办、督办和自动提醒的功能，防止工作遗忘、误办的情况发生[2]。

2.3  实施的目的

利用OA系统代替传统的办公模式，实现无纸化，可以降低了人力、物力成本以改善经济效益。系统使用者拥有自己的操作权限，了解各项工作的操作流程，操作体验透明、科学及规范，提高医务人员事务性工作的效率，为其本职的医疗工作节约时间。OA系统可以实现信息公开、资源共享，实现人与人之间、科室与科室之间的信息传递，增强了工作人员的积极性，提高了医院的整体凝聚力。

3  OA系统结构及功能分析

3.1  结构设计

医院OA系统是利用WEB技术、基于B/S架构设计，在internet上实现数据的交换与传递。易用性好，无需使用专门的客户端，直接使用操作系统自带的Web浏览器登录门户使用，易于系统集中维护管理。完善的移动手机端，便捷即时通讯，借助各种运营的无线网络，可以随时随地进行查询、浏览等业务处理。在安全性方面。采用用户/密码登录机制，且密码采用高强度加密措施。

3.2  系统功能

医院开发OA系统主要满足各职能部门、临床科室、职工之间的事务性工作、信息传递等需求，用户登录后进入个人工作台（主界面）可以在个人办公、信息管理、综合业务、协同办公4大模块中进行办公。

3.2.1 系统主界面  医院OA系统主界面为个人工作台，员工进入各功能模块的平台。在此页面上，该院OA系统设计了便捷、人性化的功能，可设有待办工作、待阅工作、信息、公告、日历等功能按钮。让使用者更加快速、方便地处理、阅读待办工作和重要信息。而通知公告、院务公开、医疗管理、办事指南经验知识等若干个功能栏让院内信息得到共享和传递。

3.2.2 个人办公模块  该模块主要为个人工作需要所设计。除了拥有个人工作台中待办工作、待阅工作、已办工作、已阅工作的功能，具有我的申请、个人群组、消息管理、工作委办日程安排。针对跨部门合作、涉及相同或不同地点多名人员的项目型工作，利用个人群组、消息管理的功能，将涉及的人员设置为群组，能够快速有效地发布信息、通知，代替了逐一打电话、发信息的低效率沟通方式。而工作委办能够系统、清晰地解决，员工因休假、外出工作交接的问题。

3.2.3 信息发布  该模块主要为知识、经验共享所设计。该院不仅具有医疗功能，同时具有科研、教学、国际交流元素。信息发布模块为医务人员、科研工作者提供了一个官方开放式的知识经验共享平台。OA不仅解决办公流程化问题，同时也可以为科研交流服务。

3.2.4 综合业务  该模块整合了综合办公业务。其中会议申请项，快速、公平有效地处理各部门、科室申请会议室的需求，代替了以往电话预约的方式。每个科室通过登录OA系统可以清晰地了解会议室预约资源情况，有效避免预约冲突、出现预约后不使用浪费资源的情况。而预约申请中加入会议主题、出席人员、设备需求等内容也是会议服务的工作效率有效提升。

3.2.5 协同办公  协同办公是OA系统最常用的核心功能。解决了医院职能部门通过网络工作流转、高效协同工作的问题。工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成，系统中提供了丰富的表单控件组成及流程分支、权限等控制[3]。管理员可根据医院实际自定义工作流程的功能。以该院职能部门分类，根据工作需求特点，包括护士请假、新闻宣传申请、中层请假、盖章申请、证件利用申请、员工因私因公出国、耗材应用、各类后勤服务申请等功能。有效地梳理了各项工作流程，更加规范、制度化地办公。

4  医院OA系统开发中面临的问题与对策

4.1  在系統分析阶段，如何更加准确有效地进行需求调研

在管理信息系统开发中，系统规划、系统分析、系统设计和系统实施，系统的维护与评价五个阶段里，系统分析最为重要，它是根据系统开发计划所确定的范围，对现行系统进行详细调查，描述现行系统的业务流程，指出现行系统的局限性和不足之处，确定新系统的基本目标和逻辑模型，其分析质量影响着系统开发的成败，系统设计、实施也是在其基础上开展[4]。该院OA系统开发的分析阶段，需求分析工作要调研收集医院各项管理工作的业务流程。每个职能部门都管理着若干医院的业务。这些业务流程的特点独立而相互联系，在流程上基本需要不同级别领导的审批，有的业务流程还需要流转两个以上的职能部门甚至需要回转、才可完成工作。以往很多组织在管理系统开发的需求调研中，由信息部门单独到其他职能部门去调研需求，出现调研结果不清，职能部门不配合，工作进展缓慢等经验问题。该院采取由院长办公室、信息中心根据自身只能优势联合进行需求分析。首先，院长办公室更熟悉各部门的工作流程、加之自身具有对职能部门统一组织协调的权力，进行收集、确认、整理各职能部门的工作业务流程，汇总至信息中心，再由信息中西进行下一步需求分析，与职能部门就业务流程如何在OA中运用进行系统分析。遇到流程出现职责矛盾或模糊时，及时召开协调会、依据相关医院工作制度梳理结局。这样有效地解决了调研需求不清晰，为下一步系统设计、系统实施打好了良好的基础。同时两个部门根据自身职能特点加快了系统分析阶段的工作效率。

4.2  在系统设计阶段，如何科学、合理地满足该院工作需要，进行设计

系统设计阶段是在系统分析阶段提出的逻辑模型的基础上设计系统的物理模型。解决“如何做”的问题。在设计时要遵循系统性、灵活性、实用性、经济性、可扩展性等原则。院办与信息中心就以上几个原则进行深入分析。首先，系统性要求OA系统要满足该院各项工作需求，要根据系统分析阶段梳理的工作流程进行设计，符合工作流程的正确逻辑。灵活性要求在设计OA系统时，要明确OA服务于医院的工作，不可为了实施OA系统而开发，需要对提交的需求进行梳理，对不能提高效率或者需要笔记、纸质办理的业务，不进入OA系统。对简单的事务性工作流程、以前不需要领导审批的工作，不可增加审批环节。在实用性方面，用户大多数为临床工作者，平日临床工作繁忙，可能还承担科研、教学任务，也面临一些业务考核等诸多工作，所以在设计上要尽可能地简捷、易懂，特别是人性化的操作界面。经济性原则，信息化建设需要长期投资，要求从硬件、软件购买，系统功能衍生的费用，如电子签章等，以及系统实施后维护，都需要大量投资。所以要结合系统设计科学、有选择地投入。扩展性要求，整个系统不但要适应目前业务、管理的发展需要，更要考虑到未来业务、管理需求发生变化情况下，后续新的信息系统的扩展以及后续调整性系统的扩展。高扩展性是一个应用系统生命力的重要保证，也是保护单位信息化投资的重要保证[5]。该院OA系统中业务流程方面设计了可由用户根据权限，对现有流程进行添加、缩减审批或者更改路径的功能。

4.3  在系统实施阶段，如何全面有效地进行培训

系统实施阶段的需要进行计算机等硬件设备的购置、安装和调试，应用程序的编制和调试，同时进行人员培训。针对该院职能部门、科室设置及人员构成的情况，如何针对该院部门、科室众多，人员数量大的特点进行全面、有效的OA系统培训。该院通过不同方式的信息沟通、召开培训会、制作发放培训手册对各科室进行有效培训。首先院办与信息中心首先通过医院短信平台通知全院为推广、培训职工使用新的OA系统，将召开OA系统培训会，请各科室设置一名OA联系人负责参会及科内培训。针对科室众多，临床人员时间不统一的特点，灵活召开了多场OA培训会，逐步对全院职工进行培训，并且为OA系统的有效使用建立了OA工作群，让大家方便提问交流。并且制作了详细的OA使用手册，印发给各位OA联系人参考学习。

4.4  在系统维护与评价阶段如何改正系统错误保障业务顺利进行

在系统维护与评价阶段需要对迎检、软件、数据进行维护。对系统的性能进行检查、测试。在医院OA系统投入使用的开始阶段，可能会发生系统错误，而其并未在测试工作中发現。工程师需要对系统进行修改、维护，甚至是一些优化改善性的修改，系统或者其中的某项功能会暂时停止使用。此时，为保证医院业务正常开展。院办与信息中心设立了相应应急机制，例如通过微信群提前通知、暂时改为人为操作等方式应对维护中带来的问题。同时。信息中心也设立了系统问题反馈机制，鼓励各科室提交意见、建议，不断完善系统，提高系统评价水平。

5  总结

该院开发OA系统是信息化建设的重要体现，OA系统的实施不仅可以提高医院管理的工作效率、降低管理成本，还可以有效减轻了临床医务工作者的工作量。OA系统如何能够满足医院的管理要求，有效应用于职能管理部门，被广大职工接受并熟练使用，就需要在系统开发工作中，明确建设OA系统的开发目标，设计新系统的总体方案。在分析阶段，采取行之有效的手段对各职能部门工作流程的调研要准确到位，遇到流程出现矛盾时，要及时沟通解决。在系统设计阶段，要遵循分析阶段的调研结果，设计模型，还要考虑系统运行后的经济成本问题，功能扩展问题。根据临床工作的特点，建立微信群等有效的沟通平台、分批组织培训，更有效地在全院推广系统的使用。在维护评价阶段，要通过反馈机制收集用户的使用意见建议，查找系统问题，不断完善系统，使其为医院的管理工作服务。

[参考文献]

[1]  黄青菁，徐虹.浅谈OA办公系统在医院信息化管理中的应用[J].办数字技术与应用公室业务，2018（4）：56-57.

[2]  李晓思.浅谈OA系统在医院中的应用[J].数字技术与应用，2017（8）：235-236.

[3]  李磊.安贞医院OA系统解决方案手册[K].2018，34-35.

[4]  张鹏.OA办公系统在医院的应用，医疗装备[J].2015（7）：79.

[5]  宿明，吕猛.医院OA办公自动化系统的总体架构[J].信息与电脑，2017（4）：103-107.

（收稿日期：2019-12-24）

[课题来源] 北京安贞医院院长基金项目（2015G02）

[作者简介] 孟繁星（1985-），男，北京人，本科，卫生管理研究实习员，研究方向：卫生信息管理研究、医院管理。

[通讯作者] 吴兴海（1979-），男，黑龙江哈尔滨人，研究生，助理研究员，研究方向：医政管理，E-mail：441653382@qq.com。