医药集团总部办公室在抗击疫情时期发挥中枢作用的思考

王渝生

【摘要】本文以疫情工作中联办作用的发挥为基础，结合抗“疫”过程中发现的问题短板，立足提供更好更快的服务，创新性地提出了办公室信息收集反馈流程化、办公室政策研究落实常态化和办公室物资台账管理可视化等思路对策，为更好提升办公室服务效率提供了新的思路。

【关键词】特殊时期;中枢作用;几点思考

集团总部办公室起着综合协调、沟通内外、上传下达的作用，是保障集团及各分子公司正常运转的大后方、数据综合分享的宽平台。面对新冠病毒疫情，医药企业除了要做好自身的防控措施以外，更要承担更多的社会责任。工作更艰难、任务更繁重，特别是集团大型医药企业，业务板块多、分子公司多，承担着多项抗疫职责。能否凝聚各方力量、提升工作效率、形成工作合力，是集团疫情防控工作成败的关键。集团总部办公室正处于这样的特殊位置，承担着特殊的职责和使命。因此自新冠病毒疫情防控抗疫工作开展以来，集团办公室认真落实集团董事局、党委的有关要求，发挥了积极的中枢作用。

一、建立职责明确的联合办公机制

面对新冠病毒蔓延的严峻形势，集团总部办公室与各分子公室负责人共同成立“抗疫联合办公室”。联合办公的工作内容包括收集各地抗击疫情最新情况、反馈各地公司抗疫过程中遇到的问题、做好媒体宣传等工作。通过联合办公机制的建立，由上到下理顺了汇报路径，畅通了信息反馈渠道，既能及时高效落实集团领导决策部署，又能增强防控工作信息的准确性、全面性、预判性。联合办公机制变“各自为战”为“协同作战”;变“信息孤岛”为“信息通衢”;充分体现了集团综合力量的叠加效果。在抗击疫情战役中充分发挥了中枢和纽带作用。

二、开拓快速响应问题的反馈路径

新冠病毒疫情属于突发事件，疫情的发展需要及时掌握各种变化情况，如何应对也没有可完全借鉴的方案。而在疫情期间，有关疫情的工作无小事，往往直接关系到疫情防控阻击战的胜负。办公室开拓快速响应问题的反馈路径，当地公司发现问题后第一时间就知道该向哪儿汇报;而办公室会将问题整理汇总后，及时反映给集团领导，进而作出明确指示要求，再传达给相关公司，这样就形成了问题反馈的快速响应机制，确保部署快、措施准，有力维护了集团形象。比如，分子公司如果抗疫过程中遇到什么问题，按常规的汇报路径，可能要3天才能反馈解决，但是通过疫情期间快速响应的反馈路径，第一时间呈报给集团相关领导，问题当天得到妥善处理。在抗击疫情的过程中，时间就是生命，效率就是担当。快速响应机制及时、高效反馈和解决各种问题，成为一线抗疫工作的强大后盾和有效保障。

三、及时谋划全面实用的媒体宣传策略

办公室坚持把疫情工作当作宣传企业形象的良好契机，采取了一系列宣传策略，打出了组合拳，提升了实效性。对内，及时发布相关抗疫信息，确保集团内不同板块的信息对称，让员工了解其他兄弟公司同事的抗疫行动，立典型，树榜样，以先进事迹引领、激励员工，大大提升了员工的向心力和凝聚力;对外，作为大型医药企业，在国家危难的时候，必须顾全大局，有社会责任感，把集团为疫情防控工作作出的努力和取得的成效，宣传好、推广好，彰显医药企业强烈的社会责任感，提振全行业士气。

四、紧抓抗疫政策研究及申报工作

新冠病毒疫情属于突发事件，疫情的发展很难把控，如何应对没有现成办法。作为医药企业，既要为抗击疫情竭尽全力，又要考虑企业的长远发展。为此，办公室根据集团统一部署，坚持在做好疫情防控的同时，全力抓住契机，尽快恢复生产，努力发展自我。为帮助企业有效应对新冠肺炎疫情带来的影响，加快复工复产，国家和地方出台了支持企业复工复产的各项政策。办公室持续关注疫情期间各地政府对疫情支持企业的相关政策措施，及时汇总更新、分类甄选，然后转达各板块，根据自身情况进行的研究和申报，并定期跟踪督办申报进度，对公司在特殊时期能够获得更多的优惠政策，发挥了积极有效的推动作用。

五、制定激励担当的表彰考核规则

2020年2月23日，习近平总书记在统筹推进新冠肺炎疫情防控和经济社会发展工作部署会议上指出，各级党组织要在斗争一线考察识别干部，对表现突出的干部要大力褒奖、大胆使用。办公室认真落实总书记要求，在集团领导的支持下，針对这次新冠病毒疫情情况，按照特事特办的原则，专门制定了表彰考核制度，对疫情防控工作中敢于担当、勇于冲锋，工作成效显著的，给荣誉、给奖励，并将表现情况记录在案，作为今后选贤任能的重要依据，真正让有为者有位，也给优秀者脱颖而出的机会。比如xx同志因为疫情防控中工作敢于担当、工作突出，党支部对其考核后，发展火线入党。通过这种办法，既鼓舞了士气，又带动了群众，上下一心、群防群控的良好局面迅速形成。

六、创建可溯可查的台账管理流程

疫情防控工作非常重要，其中涉及的人、物、资金、政策出台等非常繁杂，如果随意而为必然会出现大问题。因此，办公室结合实际工作，以集团现有制度为基础，创新思维、集思广益，推行了台账式管理，特别是对于重大资金使用、重要防疫物资领取等等，全部要明确谁同意、谁领取、谁使用等等，各项情况一目了然、规范有序，确保疫情后全程可追溯、经得起审计。回顾办公室的抗疫工作，全体同事秉持初心、坚守岗位、协调内外、沟通四方，确保了疫情防控、复工复产两不误。但深刻反思，特别是对照领导的更高要求，对照员工的更好期待，还存在着对各地出台的疫情防控政策了解不够全面、服务领导决策还不够有效等问题。对此，办公室将树牢“疫情不退我不退”的使命担当，再提站位、再鼓干劲、再创措施，力争在三个推进上实现新突破。

（一）推进办公室信息收集反馈流程化。要加大办公室的信息收集力度，特别是着手思考疫情后信息快速反馈的路径和有效的工作手段，进一步完善办公室信息收集反馈的机制，将其制度化、规范化，保证长效。

（二）推进办公室政策研究落实常态化。抗疫期间通过相关政策的研究，让集团受益匪浅，带来不少的发展机会。因此，疫情后应该把对政策的研究放在重要位置，多关注相关政策，符合企业情况的马上研究落实。

（三）推进办公室物资台账管理可视化。建议在物资台账管理上，加强现代科技手段的应用，通过对“互联网+”、多媒体等的运用，让物资台账可视化，更有利于物资的规范管理、科学使用。

【参考文献】

[1]田芳.工作流在办公室自动化的利用[J].青海大学学报：自然科学版，2000（4）：29-31.

[2]王立.现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].中外企业家，2013（7）：90.